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Herramientas y técnicas para la gestión de proyectos - Coggle Diagram
Herramientas y técnicas para la gestión de proyectos
Tripe restricción
-Tiempo
-Costo
-Alcance
Si uno se altera, las demás tambien
Gestión del riesgo
Su finalidad es minimizar la probabilidad de que no se logren los objetivos, así como identificar y aprovechar las oportunidades que pudieran surgir durante su desarrollo. Ayuda a establecer prioridades, asignando recursos e implementado acciones y procesos que reduzcan el riesgo.
:check: Apoya mejores decisiones sobre decisiones de planificación y diseño para prevenir o evitar riesgos y explotar oportunidades.
:check: Se conduce a una mayor certeza y una reducción en la exposición general de la organización
:check: Existe más incertidumbre en un proyecto que en las operaciones regulares.
:check:Riesgo e incertidumbre van de la mano. Cuanto mayor sea el grado de incertidumbre, mayor será el riesgo.
:check: La exposición al riesgo decrece a medida que el tiempo avanza, pero el impacto de los riesgos se incrementa.
Proceso de gestión de riesgos
Desarrollar un plan de gestión de riesgos
: Define el cómo identificar, analizar, controlar y planificar la respuesta a los eventos. debe cubrir al menos los siguientes eventos.
:check:Herramientas y técnicas para identificar, analizar, planificar y controlar.
:check:Roles y responsabilidades de los equipos.
:check:Tolerancia y niveles de decisión de los equipos
:check: Definición de umbrales de riesgo para cada objetivo.
:check: Definición de probabilidad e impacto por objetivo.
:check: categorías de riesgo.
:check:Presupuesto de gestión de riesgos.
:check:Métodos y aproximaciones.
:check: Protocolos de contingencia.
:check: Frecuencia de las actividades de control y gestión de riesgos
identificar los riesgos
: Determinar todos los riesgos que pueden afectar a los objetivos establecidos.
Lo primero es la revisión a fondo de toda la documentación disponible y la identificación de todos los posibles riesgos que se puedan derivar de su análisis. Algunas técnicas: Tormenta de ideas, tecnicas delphi, análisis de causa-raíz o la revisión por pares
Análisis cualitativo
. Priorizar los riesgos y oportunidades, evaluando y combinando su impacto y probabilidad de ocurrencia. El impacto y la probabilidad se pueden describir segun escalas cualitativas donde se crean etiquetas a las que se asignan valores (matriz de probabilidad- impacto)
La zona roja se centra en la parte superior derecha de la matriz (alto impacto/alta probabilidad), mientras que la zona verde se centra en la esquina inferior izquierda (bajo impacto/baja probabilidad). El impacto es mas importante que la probabilidad
Análisis cuantitativo
. Al modelar cuantitativamente los escenarios de riesgo, se puede realizar una serie de análisis y simulaciones que permiten predecir cosas como el impacto en el cost, el cronograma, recursos, necesidades con la ocurrencia de un evento de riesgo en particular. Cada riesgo es analizado desde ambas dimensiones: probabilidad e ocurrencia e impacto. El riesgo de un proyecto se mide como la suma de probabilidad por el impacto de cada uno de los eventos identificados.
Planificar las respuestas
: Desarrolla opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas. Despues de priorizar los riesgos se deben asignar a un equipo que dé una respuesta apropiada..
Las estrategias a seguir para los riesgos negativos:
:check:Evitarlo: significa modificar nuestra planificación para eliminar la amenaza.
:check: Transferirlo: En esta caso tratamos de pasarle la responsabilidad a un tercero.
:check:Mitigarlo: Reducimos la probabilidad y/o impacto del riesgo para reducir la exposición.
:check: Aceptarlo: Significa que no va a hacerse nada, lo cual puede ser mas adecuado para riesgos de baja probabilidad e impacto.
La estrategia para riesgos positivos:
:check: Mejorarla: Aumenta la probabilidad e impacto
:check: Compartirla: trabajar con otras empresas que nos ayuden a maximizar la oportunidad:
:check:Aceptarla: No se hace nada.
Implementar las respuestas
: Pone en marcha las estrategias de gestión para maximizar las oportunidades y minimizar los riesgos.
Controlar los riesgos
Supervisar los riesgos prioritarios y monitorizar los residuales.
Método del camino crítico
:Es una técnica que sirve para calcular la duración mínima necesaria de un proyecto y el nivel de flexibilidad del cronograma.
El camino crrítico es la sucesión de actividades que dan lugar al proyecto de mínimo tiempo acumulativo. Cualquier retraso en actividades críticas supone un retraso en el proyecto.
La flexibilidad se mide en términos del tiempo que una actividad puede retrasarse o extenderse respecto a su fecha de inicio temprana sin retrasar la fecha de finalización del proyecto (holgura total)
¿Cuándo se utiliza?
Para priorizar actividades críticas del proyecto, su uso está muy extendido en proyectos donde el tiempo es una limitación importante.
Se calculan las fechas de inicio y fin tempranas y tardías para todas las actividades.
Se parte del final mas temprano de todas las tareas. Sí se puede terminar con anterioridad dependiendo de sus predecesoras.
Se recorre la fecha final al inicio de la siguiente y se calcula la fechas mas tardía de finalización.
La diferencia entre la fecha temprana y la fecha tadía de cada actividad determinará su holgura total.
El camino crítico se definirá como el conjunto de todas aquellas actividades que van entre sucesos cuyas fechas de terminación temprana (EF) y tardía (LF) son coincidentes.
Ventajas:
:check: Modelo visual que muestra las actividades más importantes desde una dimensión temporal para determinar el proyecto en plazo.
:check:Permite centarse en actividades que pueden generar un retraso.
:check: Muestra la dependencia entre actividades.
:check: Considera los requisitos con bastante anticipación para completar un proyecto de manera más eficiente.
Desventajas:
:check:La complejidad aumenta con el número de actividades.
:check:El tamaño de las barras no indica la cantidad de trabajo.
:check:Es casi imprescindible utilizar sotware específico para poder reprogramar con facilidad.
:check:Actualización constante
Método de Montecarlo
Es un modelo que permite calcular estadísticamente el valor final de una secuencia de sucesos no deterministra, plazo o costo de un proyecto, mediante el uso de simulaciones.
es un método muy utilizado cuando existe una excesiva intrerferencia en el desarrollo de un proyecto, reduciendo indiscriminadamente las holguras de ciertas actividades sin afectar el camino crítico.
es el análisis de que la probabilidad de que la fecha final del proyecto se cumpla con las holguras iniciales y la probabilidad de que la fecha se cumpla con las nuevas holguras. Las diferencias de probabilidades, es el plazo que debemos estimar para la finalización del proyecto. Se usa para el análisis cuantitativo de riesgos.
Valor ganado
: Es una herramienta que se basa en un conjunto de métricas para medir y evaluar el estado general de un proyecto que permite detectar oportunamente problemas o aprovechar oportunidades.
Es utilizada para medir y comunicar el progreos físico real de un proyecto e integrar las tres áreas críticas (alcance, tiempo y costo). Está ampliamente extendido en la industria de la construcción de grandes infraestructuras y los grandes proyectos.
¿En qué consiste?
Requiere de tres parámetros clave para medir el rendimiento del proyecto: valor planificado (PV), el costo real (AC) y el valor ganado (EV)
Valor planificado: Definimos este valor como el presupuesto que está aprobado para el trabajo planificado sin tener en cuanta la reserva de gestión
Costo real: Costo incurrido para ejecutar el trabajo realizado durante un tiempo determinado
Valor ganado: Valor que representa el trabajo realizado en términos económicos.
La determinación de los valors no siempre es sencilla. deben fijarse los criterios con los que van a medir el progreso en cada actividad y ser consistentes, fijando pasos razonables para poder obtener un porcentaje lo mas realista posible.
Desviaciones
:check:Variación del cronograma: Diferencia entre el valor ganado y planificado.
Mayor que cero está por delante de lo planificado.
Menor que cero: Por debajo de lo planificado.
:check: Variación del costo: esla suma del beneficio o pérdidad económica en un momento determinado evaluación, expresado como la diferencia entre el valor ganado y el costo real:
Mayor que cero: por debajo del presupuesto.
Menor que cero: Por encima del presupuesto-
:check:ïndice de desmpeño del cronograma: Mide la eficiencia del cronograma en un determinado momento de evaluación.
Se expresa como la razón en valor ganado y el nvalor planificado.
Menor que 1 la cantidad de trabajo es menor que la prevista.
Mayor que 1 indica que es mayor a la prevista.
:check: Indice de desempeño del costo: Mide la eficiencia del uso de recursos:
Menor a 1 costo superior a lo planiicado.
Mayor que 1 costo inferior a lo planificado.
Ventajas.
-sistema sensillo de implementación y muy visual.
-Control de áreas críticas en cuanto a avance, costo y tiempo.
-Se mide en tres niveles: estimado planificado, planificado a real y estimado real.
-los índices de desarrollo ayudan a medir el desfase
Desventajas.
-No apto para metodologías ágiles.
-No adaptable a cambios.
-dificualtad a cualquier reporte para sincronizar facturación, costo y avance.
Ingeniería de valor
Su objetivo es reducir costos, manteniendo o mejorando el valor del proyecto sin cambiar el alcance y satisfaciendo los requisitos de rendimiento del producto al menor costo posible.
Se utiliza en proyectos donde el diseño tiene un papel fundamental en el desarrollo final del producto. Se aplica en etapas tempranas del proyecto donde los beneficios pueden ser mayores.
¿En qué consiste?
resuelve problemas e identifica y elimina costos no deseados a través de la aplicación de actividades de diseño, a la vez que mejora la función y la calidad.
Se pretende reducir los costos a causa de:
:check:falta de información sobre las necesidades del cliente asi como los materiales, productos y procesos para dicho fin.
-Falta de ideas a la hora de desarrollar soluciones alternativas.
-Decisiones apresuradas por tener un cronograma justo
-Hábitos y actitudes creadas.
-Cambios en los requisitos del cliente.
_Falta de comunicación y coordinación.
-Estándares y especificativos desactualizadas que no incluyen avances tecnologivos
Permite optimizar el diseño para mejorar los resultados económicos siempre y cuando se realice en etapas tempranas.