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PROTOCOLLO E ARCHIVIO, D.Lgs 179/2016 179/2016 - Coggle Diagram

- - - - Capo III
        Gestion, Conservazione e accessibilità dei doc. e fascicoli
        40-44bis
        
        Capo IV
        trasmissione info dei documenti
        45-49
        
        Capo V
        Dati delle PA, identità digitali, istanze e servizi online
        50-66
        
        50 DISPONIBILITA' DEI DATI DELLE PA
        I dati delle PA sono formati, gestiti, racconti, conservati e resi accessibili con l'uso di sitemi informatici
        
        53 SITI INTERNET DELLE PA
        La pubblicazione sul sito istituzionale avvienenei principi di accessibilità, usabilità, reperibilità, completezza, chiarezza, affidabilità, semplicitiàqualità, omogeneità e interoperabilità.
        
        57 MODULI E FORMULARI
        Le PA provvedono rendono pubblici moduli e form precompilati e l'elenco della documentazione peri singoli procedimenti.
        
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        45 VALORE GIURIDICO DELLA TRASMISSIONE
        I Doc. trasmessi alla PA per via informatica di cui è accertata la provenienza soddisfano la forma scritta e non necessitano la trasmissione dell'originale
        
        47 TRASMISSIONE DI DOC TRA PA
        Le trasmissioni di doc tra PA avviene per posta elettronica o il cooperazione applicativa.la validità dei doc. è attestata da firma digitale, segnatura di protocollo o trasmissione via pec.
        
        48 PEC
        Le trasmissioni che necessitano ricevuta avvengono via PEC ed equivalgono a notificazione via posta.
        Data e ora di doc trasmesso via pec sono opponibili ai terzi.
        
        40 FORMAZIONE DI DOC INFORMATICI
        Formazione doc. amministrativi, prioritariamente con strumenti informatici.
        Alcuni doc, possono essere redatti in cartaceo per valore storico e archivistico che possono assumere.
        
        40bis PROTOCOLLO INFORMATIZZATO
        Sono soggette a protocollo informatico comunicazioni da e per domicili digitali eletti, istanze e dichiarazioni telematiche
        
        41 PROCEDIMENTO E FASCIOLO INFORMATICO
        Insieme di docuementi, atti e dati di un medesimo procedimento.
        Deve garantire corretta collocazione, reperibilità e collegabilità.
        Il fascicolo deve riportare un ID del fascicolo, l'oggetto, l'elenco documenti, la PA titolare del procedimento,l' RDP, le PA partecipanti.
        Può essere articolato con privilegi di amministrazione e possibilità di essere alimentato da varie PA coinvolte o consultato per il diritto di accesso.
        
        42 DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI
        Le PA valutano strategie di migrazione ad archivi digitali anche in funzione dell'obbligo di conservazione dei documenti
        
        43 CONSERVAZIONE ED ESIBIZIONE DEI DOCUMENTI
        se i Doc. sono conformi agli originali sono idonei agli obblighi di conservazione ed esibizione.
        Se i doc. sono conservati dalla PA. cessa obbligo di conservazione per il cittadino.
        I doc di archivio già conservati in analogico restano validi se soddisfano i requisiti di conformità agli originali
        
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      - 20-21 VALIDITA' ED EFFICACIA PROBABORIA DEI DOC. INFORMAT.
        Doc. Informatico stesso valore legale di dosc manoscritto se è firmato digitale FEA o FEQ o se creato in modo da garantire certezza e identificazione dell'autore.
        Doc con firma semplice valida salvo valutazione discrezionale del giudice.
        L'utilizzo di una firma digitale è riconducibile al proprietario, che ne è responsabile fino a prova contraria.
        Firma con certificato non valido equilave a doc non sottoscritto.
        Atti digitali della PA devono essere sottoscritti digitalmente da PU altrimenti nullità.
        
        22 COPIE INFORMATICHE DI DOC. ANALOGICI
        Copie digitali di doc analogici hanno efficacia giuridica se rispetto conteuto e forma originali e dichiarate copia conforme da notaio o PU con firma digitale o certificazione di processo.
        
        23 COPIE ANALOGICHE DI DOC. DIGITALI
        Copie analogiche come stampe di doc digitali firmati sono efficaci se originalità certificata da PU
        Contrassegno con accesso a doc originale che sostituisce sottoscrizione PU
        
        23bis DUPLICATI E COPIE DI DOC. INFORMATICI
        Duplicati stessa validità giuridica dell'originale e medesima sequenza di bit.
        Copia: equiparata all'originale salvo contestazione
        
        23ter DOC. AMMINISTRATIVI INFORMATICI
        Fatti con strumenti informatici e somo informazione primaria da cui si può estrarre copia o duplicare
        Copia digitale di analogico della PA valida per conservazione sostitutiva.
        
        24 FIRMA DIGITALE
        Si riferisce in maniera univoca ad un soggetto e ai documenti su cui è apposta e sostituisce sigilli, timbri, marchi e contrassegni.
        Firma con certificato sospeso, scaduto o non valido equivale a mancata sottoscrizione.
        
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    - - 3 DIRITTO ALL'USO TECNOLOGIE
        Diritto all'utilizzo nei rapporti con al PA
        Diritto ad essere identificati tramite Identità digitale
        
        3bis IDENTITA' DIGITALE E DOMICILIO DIGITALE
        Diritto accedere servizi online
        Diritto eleggere domicilio digitale
        Professionisti iscritti nel registro delle imprese, obbligo di domicilio digitale
        
        5 PAGAMENTI CON MODALITA' ELETTRONICHE
        Obbligo per PA accettare pagamenti attraverso piattaforme online
        
        5bis COMUNICAZIONI TRA IMPRESE E PA
        Istanze, dichiarazioni, dati e comunicazioni tra imprese e PA esclusivamente attraverso l'informatica
        
        6 UTILIZZO DOMICILIO DIGITALE
        Domicilio digitale stesso valore raccomandata A/R
        Indici domicili: Imprese, PA e gestori pubblici, persone fisiche e altri enti di diritto privato.
        
        8-9 ALFABETIZZAZIONE INFORMATICA DEI CITTADINI
        PA promuove accesso e diffusione competenze e servizi digitali anche per maggiore partecipazione democratica cittadini.
        
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- - - - CREAZIONE DOCUMENTI
        creazione da software o cloud, acquisizione da trasmissioni o digitalizzazione, report da formulari, report da database.
        Doc. univoco attraverso segnatura e cod. hash
        Immodificabile ed integrità certificate attraverso associazione metadati, apposizione di firma elettronica e memorizzazione su sistema gestione documentale o trasmissione via pec
      - COPIA PER IMMAGINE
        Contenuto e forma uguali ad originale.
        Conformità se firma digitale, attestazione di PU, certificazione di processo
      - COPIA PER IMMAGINE
        Contenuto e forma uguali ad originale.
        Conformità se firma digitale, attestazione di PU, certificazione di processo
      - DUPLICATI COPIE EDESTRATTI
        stesso valore se non disconosciuto
        copia: diversa sequenza di bit
        duplicato: stesso tipo di file
        estratto: porzione di originale
      - COPIE INFORMATICHE DI DOC ANALOGICO
        creazione digitale.
        protocollazione: associazione metadati che certifica unicità e integrità
    - - REGISTRAZIONE
        Identificazione univoca grazie a registrazione informatica e associazione dati
      - SEGNATURA
        Associazione permanente e non modificabile al documento di info riguardanti il doc. stesso.
        Effettuata contestualmente alla registrazione.
      - ANNULLAMENTO
        Annullamento delle informazioni inserite.
        Deve essere assicurato il tracciamento e la storicizzazione e le azioni di ciascun operatore.
      - SICUREZZA
        Eventualmente integrato a sistema di gestione
        Autenticazione e identificazione utenti
        Autorizzazione accesso in base a profili di privilegi
        Tracciamento modifiche e individuazione autore
      - Registro Giornaliero di protocollo: Immodificabile, inviato in conserevazione entro 24 ore.
    - - CLASSIFICAZIONE
        formazione archivio guidata da piano piano della classificazione su livelli gerarchici
      - FASCICOLI
        Flusso documentale gestito secondo piano delle aggregazioni documentali
      - AGGREGAZIONI
        Serie documentarie: singoli doc. accorpati per ragioni funzionali in base alla tipologia.
        Serie di fascicoli: fascicoli accorpati in base alla classe o tipologia
      - REGISTRI E REPERTORI
        generazione o raggruppamento di dati o registrazioni provenienti da banche dati
    - - RESPONSABILE
        Preposto al servizio
        Insieme ad altri responsabili redige il manuale della gestione documentale.
        Vigila su adozione di criteri uniformi ed eliminazione di protocolli multipli o cartacei.
      - MANUALE
        la descrizione dei flussi di gestione e prassi corrette per gestione di protocollo, flussi doc. e archivio.
        per le PA il piano di conservazione è allegato al piano di gestione documentale
        
        SISTEMA
        
        -indicazioni operative registrazione e archiviazione
        
        -regole per assegnazione e inoltro
        
        -criteri di rilascio accesso a sistema
        
        -le misure di sicurezza
        
        -la struttura dell'archivio interno al sistema di gestione
        
        DOCUMENTI
        
        -i formati di file
        
        -procedure per valutazione interoperabilità
        
        -modalità di registrazione, annullamento/modifica
        
        -elenco documenti esclusi da protocollazione
        
        -metadati da associare a registrazioni particolari
        
        -registri particolari
        
        CLASSIFICAZIONE E AGGREGAZIONE
        
        -piano di vlassificazione
        
        -modalità di aggregazione
      - GESTIONE DOCUMENTALE
        Formazione, gestione e conservazione per gestire il corso di vita del doc.
        Archivio corrente, deposito, storico
    - - FORMATI DI FILE
        Le PA garantiscono gestione formati classici e formati diversi valutatise rispettano interoperabilità
      - TRASFERIMENTO IN CONSERVAZIONE
        obbligatoria comunicazione ad autorità competente (Archivio di Stato) e se in affidamento esterno necessaria autorizzazione.
        Viene generato un pacchetta di versamento e generato un rapporto di versamento che viene firmato digitalmente dal resp. della conserv. e apposta marca temporale.
      - PACCHETTI INFORMATIVI
        pacchetti di versamento, conservazione, distribuzione
      - SELEZIONE E SCARTO
        I doc. possono essere soggetti a scarto.
        Il resp. della conservazione genera un pacchetto di scarto previa verifica dei termini di conservazione e lo comunica al resp. della gestione e lo trasmette alla soprintedenza che autorizza.
        (che può essere anche solo parziale)
        L'operazione deve rimanere tracciata sul sistema, con indicazione dei documenti scartati e gli estremi della richiesta di autorizzazione e del provvedimento autorizzatorio.
    - - SISTEMA
        Logicamente distinto da sistema di gestione.
        Deve garantire conservazione doc. per il periodo previsto.
        Il sistema trasferisce in conservazione: fascicoli e serie (chiusi e non) doc. informatici
      - RESPONSABILE
        -Definisce le politiche del sistema di conservazione e governa la gestione in responsabilità ed autonomia.
        -Genera e sottoscrive i pacchetti di versamento e di distribuzione.
        -Monitora il funzionamento del sistema.
        -Provvede a versare per conto delle amministrazioni.
        -Predispone il manuale di conservazione
        -Effettua verifica periodica di integrità e leggibilità di doc. e fascicoli (ogni 5 anni max)
        -
      - MANUALE
        Definisce organizzazione, soggetti, ruoli, processo, infrastrutture e sicurezza del siste. di conservazione.
        -la struttura organizzativa con funzioni, responsabilità e obblighi.
        -Descrive la tipologia di oggetti da conservare, i formati accettati e i metadati da allegare.
        -La descrizione delle modalità di presa in carico e di monitoraggio.
        -Le modalità di esibizione ed esportazione dei pacchetti di distribuzione nonchè di produzione di duplicati e copie.
        -I tempi di conservazione e le politiche di scarto.