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英语电子邮件｜O2 - Coggle Diagram
英语电子邮件｜O2
- 明确说明你希望收件人接下来做什么。这样可以确保你的邮件具有可操作性，并让收件人知道如何回应。
- 使用直接的短语，如"Please arrange a meeting of all department heads by tomorrow at the latest,"（请最迟在明天安排所有部门负责人开会）或"As a matter of urgency, you need to contact all affected clients."（紧急情况下，你需要联系所有受影响的客户。）
- Less Urgent Requests（不太紧急的请求）:
- 可以使用较为温和的表达方式，如"Could you please talk to Matt in HR about this?"（你能和人力资源部的Matt谈谈这件事吗？）或"I would like you to design a poster for the new policies."（我希望你为新政策设计一张海报。）
- Consider the Relationship（考虑关系）:
- 直接程度应与收件人的关系相匹配。例如，对经理来说，通常最好使用不那么直接的短语："Can I ask you to review the budget adjustments?"（我能请你审核一下预算调整吗？）
- 如果不需要立即采取行动，请明确说明："This doesn’t require any immediate response, but please keep an eye on the situation."（这不需要立即回复，但请关注情况。）
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- Formal/Neutral Sign Offs（正式/中性结尾）:
- 常见的选择包括"Best regards,"（此致敬礼，）、"Kind regards,"（诚挚问候，）或简单的"Regards,"（问候，），这些在大多数商务场合都是适用的。
- Informal Sign Offs（非正式结尾）:
- 在更为随意的邮件中，你可以使用"Cheers,"（谢谢，）、"Take care,"（保重，）或者直接用你的名字签名。
- 在非常非正式的场合，尤其是收件人很熟悉你的情况下，如果邮件线程仍在继续，你可以完全省略结尾语。
- 在需要正式语气的情况下，如写给不太熟悉的人或在职业场合中，使用"Dear [Name]"（例如："Dear Mr. Hill"）。
- 如果不知道收件人的名字，可以使用"Dear Sir or Madam"。
- Less Formal Emails（较不正式的邮件）:
- 使用"Hello [Name]"或"Hi [Name]"来保持友好但专业的语气。这适用于大多数日常商务邮件。
- 如果你与收件人已经建立了关系，可以简单地使用"Hi"、"Hello"，或者直接用对方的名字（例如："Ryan,"）。
- 在非常非正式或持续的对话中，尤其是在快速发送多封邮件时，你可以省略问候语。
- 在问候语之后的第一句中清晰简洁地说明你写这封邮件的目的。这有助于收件人立即了解你的意图。
- 保持引言简短，以尊重收件人的时间，特别是当他们可能收到大量邮件时。
- "I’m writing regarding the issues we’ve been having with our database system."（我写这封邮件是关于我们数据库系统的问题。）
- "I wanted to follow up on our meeting last week."（我想跟进一下我们上周的会议。）
- 对于更为非正式的语气，可以直接了当："Do you know when the database issues will be fixed?"（你知道数据库问题什么时候能解决吗？）
- 在介绍完主要观点后，在新段落中添加更多细节。这样可以清楚地将引言与支持信息分开。
- 重要的是要简洁，通常将这一部分限制在2-3句话，重点关注最关键的细节。
- "Both clients and staff have been experiencing severe problems for several days now. We are unable to update records or access customer interaction information, which is causing significant delays."（客户和员工已经遇到严重问题好几天了。我们无法更新记录或访问客户互动信息，这导致了显著的延误。）
- "Staff in the IT department have taken a total of 44 sick days so far this month, which is double the number from last month."（IT部门的员工本月到目前为止已经请了44天病假，是上个月的两倍。）
- Transitions Between Points（要点之间的过渡）:
- 如果你的邮件涉及多个要点，使用过渡短语来引导读者顺利地从一个话题过渡到另一个话题。
- "There’s one more thing I’d like to discuss with you: the increasing number of customer complaints."（我还想和你讨论一件事：客户投诉数量的增加。）
- "I’d also like to ask about the impact of the new budget on our department."（我还想问一下新预算对我们部门的影响。）
- 将每个新话题单独成段可以提高邮件的清晰度，帮助收件人更容易地处理你的信息。