Principales características, tipos, funciones, etapas del control y componentes del control.
Principales Características del Control
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Universalidad: El control es una función presente en todas las organizaciones, independientemente de su tamaño, sector o ubicación geográfica. Es un proceso esencial para asegurar que las actividades se realicen según lo planeado.
Continuidad: El control es un proceso continuo que no termina con la acción de corrección. Implica la revisión y ajuste constante para asegurar el cumplimiento de los objetivos.
Relación con la planificación: El control está estrechamente relacionado con la planificación. Los estándares de control se derivan de los objetivos y planes establecidos en la etapa de planificación. Sin una planificación adecuada, el control carecería de base.
Orientación hacia los resultados: El control se centra en los resultados. Su objetivo principal es asegurar que se alcancen los objetivos organizacionales, identificando y corrigiendo desviaciones cuando sea necesario.
Adaptabilidad: El control debe ser flexible para adaptarse a cambios en el entorno y en la organización. Los sistemas de control que no se ajustan a las nuevas circunstancias pueden volverse ineficaces.
Componentes del Control
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• Establecimiento de estándares: Los estándares son los criterios o niveles de desempeño que se consideran aceptables. Estos se basan en los objetivos organizacionales y sirven como referencia para medir el desempeño. Ejemplos: Presupuestos, cronogramas, cuotas de ventas, niveles de calidad.
• Medición del desempeño: Consiste en recopilar información sobre el desempeño real de las actividades y compararla con los estándares establecidos. Herramientas: Informes financieros, auditorías, encuestas de satisfacción del cliente, indicadores de desempeño.
• Comparación del desempeño con los estándares: Implica analizar la información recopilada para identificar cualquier desviación entre el desempeño real y los estándares. Resultado: Determinación de si las actividades se están realizando según lo planeado o si se requieren ajustes.
• Acción correctiva: Se refiere a las medidas tomadas para corregir cualquier desviación identificada y asegurar que se alcancen los objetivos. Puede incluir ajustes en los procesos, recursos, o estrategias. Tipos: Acciones inmediatas para resolver problemas urgentes y acciones preventivas para evitar que los problemas ocurran en el futuro.
Tipos de control
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Control previo (preventivo): Se realiza antes de que la actividad comience. Su objetivo es prevenir errores o problemas mediante la planificación y la correcta asignación de recursos.
Control concurrente: Ocurre durante la ejecución de las actividades. Permite realizar ajustes en tiempo real para asegurar que los resultados se alineen con los objetivos.
Control de retroalimentación: Se lleva a cabo después de que las actividades se han completado. Evalúa los resultados obtenidos y su comparación con los objetivos establecidos, permitiendo la toma de decisiones futuras basadas en el desempeño pasado.
Funciones del control
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Medición del desempeño: Se compara el desempeño real con los estándares establecidos para determinar cualquier desviación.
Corrección de desviaciones: Una vez identificadas las desviaciones, se toman medidas correctivas para alinear los resultados con los objetivos.
Mejora continua: El control no solo busca corregir errores, sino también identificar oportunidades de mejora en los procesos.
Adaptación al cambio: Ayuda a las organizaciones a adaptarse a cambios en el entorno, ajustando sus planes y operaciones según sea necesario.
Etapas del control
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Establecimiento de estándares: Se definen los criterios y objetivos contra los cuales se medirá el desempeño.
Medición del desempeño: Se recopila y analiza información sobre el desempeño real, comparándolo con los estándares.
Comparación del desempeño con los estándares: Se identifican las desviaciones entre el desempeño real y los objetivos establecidos.
Acción correctiva: Se implementan medidas para corregir las desviaciones y mejorar los procesos.
Conclusiones
El control es fundamental para la eficiencia y eficacia de una organización. Sus características como la universalidad, continuidad, y orientación hacia los resultados lo hacen indispensable para asegurar que los objetivos organizacionales se cumplan. Los componentes del control, desde el establecimiento de estándares hasta la acción correctiva, permiten a las organizaciones mantener el rumbo y adaptarse a cambios en su entorno.
El control es una función esencial en la gestión organizacional, ya que permite asegurar que las actividades se realicen conforme a lo planificado, y que se alcancen los objetivos deseados. Los diferentes tipos de control, junto con sus funciones y etapas, permiten a las organizaciones no solo corregir errores, sino también mejorar de manera continua y adaptarse a los cambios en su entorno.
Bibliografía
Chiavenato, I. (2011). Introducción a la Teoría General de la Administración (7ª ed.). McGraw-Hill.
Robbins, S. P., Coulter, M., & De Cenzo, D. A. (2020). Fundamentos de Administración: Conceptos Esenciales y Aplicaciones (9ª ed.). Pearson Educación.