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EVENTOS AL SERVICIO DEL CLIENTE, Ejemplos: - Coggle Diagram

- - - - ¿Cuál es su finalidad?
        
        Generar impacto, interacción y recuerdo con el público objetivo
        
        Objetivo
        
        Generar impacto
        
        Romper la rutina, sorprender, emocionar y dejar huella en el público.
        
        Los recursos que se utilizan son la creatividad, originalidad, humor, provocación o espectacularidad
        
        Crear interacción
        
        Establecer un contacto directo, cercano y personal con el público
        
        Utilizan la participación, colaboración, diálogo, juego, o invitación como recursos.
      - ¿Cuáles son los tipos de eventos callejeros?
        
        Flash mob
        
        Es una acción sorpresa en donde se realiza una coreografía o actividad sincronizada sin previo aviso y se dispersa como si nada hubiera pasado.
        
        Busca llamar la atención, generar vitalidad y crear una experiencia memorable.
        
        Street marketing
        
        Consiste en realizar acciones innovadoras en la calle para promocionar una marca, producto o servicio y generar un contacto directo con el consumidor.
        
        Busca captar la atención, diferenciarse de la competencia, generar notoriedad y fidelización y provocar una reacción positiva del público.
        
        Performance
        
        Es una expresión artística usada para transmitir un mensaje, idea o emoción.
        
        Su objetivo puede ser artístico, social, político o cultural, y busca generar impacto, reflexión o participación.
        
        Guerrilla gardening
        
        Es un tipo de activismo ecológico en donde se busca mejorar espacios públicos abandonados o descuidados para crear conciencia ambiental y fomentar la comunidad.
        
        Busca recuperar espacios verdes, cambio social y promover la sostenibilidad.
      - PRESUPUESTO DEL EVENTO CALLEJERO
        
        Funciones del presupuesto del evento callejero:
        
        Definir los objetivos del evento, asignar los recursos disponibles, seleccionar a los proveedores adecuados, controlar gastos e ingresos y calcular el retorno de inversión.
        
        ¿CÓMO SE ELABORA ADECUADAMENTE UN PRESUPUESTO PARA EL EVENTO CALLEJERO?
        
        Analizando el contexto y el público del evento
        
        Identificar el perfil, necesidades e intereses del público
        
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        Estableciendo los objetivos y el concepto del evento
        
        Definir la finalidad y metas del evento, el concepto y la idea que lo sustenta.
        
        Diseño del programa y formato del evento
        
        Planificar las actividades con tiempos, contenidos, espacios y recursos a utilizar en el evento.
        
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        Selección y negociación con los proveedores
        
        Identificar y contratar a los proveedores que cumplen con la calidad, precio y plazo.
        
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        Cálculo de los ingresos y gastos del evento
        
        Estimar los ingresos y gastos y equilibrarlos a la realidad.
        
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        Control y evaluación del presupuesto.
        
        Llevar seguimiento del presupuesto durante el desarrollo del evento y compararlo con el presupuesto inicial. Evaluar a la finalización y medir el grado de cumplimiento y retorno de la inversión.
      - PLAN DE TRABAJO PARA ORGANIZAR EVENTOS CALLEJEROS
        
        ¿QUÉ ELEMENTOS DEBE DE INCLUIR UN PLAN DE TRABAJO PARA ORGANIZAR EVENTOS CALLEJEROS?
        
        PLANIFICACIÓN
        
        Definición de objetivos, presupuesto, público, lugar, fecha, hora, equipo, permisos, proveedores.
        
        Se definen con base en un análisis previo del cliente, el contexto, la marca, el mercado, la competencia y las oportunidades.
        
        EJECUCIÓN
        
        Se desarrollan actividades, logística, seguridad y la comunicación del evento. Se detalla elcronograma, material, transporte, montaje y desmontaje.
        
        Aquí se coordina y supervisa el trabajo del equipo y los actores, resolviendo las incidencias o imprevistos surgidos.
        
        EVALUACIÓN
        
        Se mide el impacto y rendimiento del evento, se recogen los datos e indicadores.
        
        Se elabora un informe con los resultados, y recomendaciones para el futuro.
        
        SEGUIMIENTO
        
        Se crea y se mantiene una relación con el público los clientes potenciales y los prescriptores.
        
        Se realiza el feedback, los agradecimientos, los incentivos y la fidelización de los clientes.
    - - Es el proceso en donde se define el orden, la duración, la frecuencia de las acciones que se realizarán antes, durante y después del evento.
        
        Gracias a la calendarización sucede:
        
        Optimización de recursos disponibles
        
        Prevención de posibles contingencias, riesgos o imprevistos.
        
        Coordinación del trabajo de los diferentes actores involucrados.
        
        Control y monitoreo del cumplimiento de los objetivos, indicadoress, presupuestos y plazos.
        
        Evaluación y retroalimentación del desempeño y los resultados, identificando el FODA
        
        Permite cumplir con el servicio al cliente porque:
        
        Facilita la satisfacción de las expectativas y necesidades del cliente
        
        Fideliza al cliente, genera confianza, credibilidad, comunicación y atención personalizada.
        
        Permite al cliente diferenciarse de la competencia, superando sus expectativas y generando un valor agregado.
        
        Crea una imagen positiva y una reputación sólida ante el servicio prestado.
        
        Permite generar recomendaciones y referencias que amplían la cartera de clientes y el alcance del negocio.
        
        ¿Cuáles son las reccomendaciones para elaborar la calendarización de eventos callejeros?
        
        Definir el objetivo, concepto, público, lugar, fecha y hora, de acuerdo con el brief del cliente y el análisis de mercado
        
        LA UBICACIÓN DEL EVENTO CALLEJERO
        
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        Identificar las actividades y tiempos de cada fase.
        
        Elaborar un diagrama de Gantt que muestre ordenadamente la calendarización.
        
        Revisar y validar la calendarización con todos los actores involucrados.
        
        Comunicarla con los actores y asegurar su comprensión y compromiso.
        
        Implementarla y ejecutarla siguiendo los estándares de calidad.
        
        Controlar y supervisar la calendarización verificando el cumplimiento de las actividades y reportando los avances.
        
        Evaluar y retroalimentar la calendarización.
- - - - ¿CUÁLES SON SUS OBJETIVOS?
        
        La repercusión en medios
        
        La difusión de la obra para el conocimiento del público
        
        Promoción
        
        Situar la obra en el top of mind del público.
        
        Dinamización industrial
        
        Encuentros, eventos culturales, talleres, charlas, ferias.
        
        Competición
        
        Valorar las obras con jurados imparciales en relación con la competencia existente.
        
        DISEÑO CONCEPTUAL
        
        Es la fase fundamental en la planificación del evento de cine. Define la idea, el objetivo, público, formato, contenido e identidad del mismo.
        
        Busca crear experiencias inversivas y únicas para los asistentes, para que conecten con la temática y el mensaje de las películas proyectadas.
        
        FASES DEL DISEÑO CONCEPTUAL
        
        INVESTIGACIÓN
        
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        IDEACIÓN
        
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        VISUALIZACIÓN
        
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        VALIDACIÓN
        
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        Debe de contar con criterios
        
        Coherencia
        
        Originalidad
        
        Atractivo
        
        Factibilidad
    - - Es el conjunto de actividades, recursos y medios que se emplean para llevar a cabo el concepto del evento de cine, desde la planificación hasta la ejecución.
        
        PASOS Y CONSIDERACIONES
        
        Análisis del concepto del evento de cine
        
        Conocer el objetivo, público, temática, formato, duración, lugar para determinar las necesidades técnicas a cubrir y los recursos a utilizar
        
        Elaboración de un plan de producción técnica
        
        Diseño de un plan detallando las especificaciones con cantidades, costes, plazos, proveedores, responsables y elementos técnicos a emplear, ajustados al presupuesto y condiciones.
        
        Preparación de los materiales y equipos técnicos
        
        Selección, adquisición, transporte, almacenamiento, revisión, prueba de los materiales y equipos técnicos a utilizar.
        
        Montaje y desmontaje de los elementos técnicos
        
        Instalación, conexión, configuración, ajuste, etc de los elementos técnicos respetando las normas y previniendo riesgos, y su desinstalación y devolución a la finalización.
        
        Coordinación y supervisión de los aspectos técnicos
        
        Dirigir, controlar, resolver, comunicar los aspectos técnicos que se desarrollan durante el evento de cine, asegurando su correcto funcionamiento. Evaluar el rendimiento de los elementos una vez concluido el evento.
    - - Es la distribución temporal de las actividades y recursos necesarios para llevar a cabo el evento. Determina aspectos como la disponibilidad de las salas, aforo, programación, promoción, presupuesto, logística, seguridad y satisfacción de los asistentes.
        
        Los factores a considerar para realizar una correcta calendarización son:
        
        El tipo de evento
        
        Disponibilidad de las salas
        
        Programación
        
        Promoción
        
        Presupuesto
        
        Logística
  - - - Son el primer paso a una película, celebradas días antes del estreno al público y cuentan con la asistencia de los artistas participantes y prensa.
        
        FASES
        
        Proyección con el protocolo previo
        
        Evento final y de networking
        
        Prensa, entrevistas, sesión de fotos, etc.
        
        Busca la promoción que se traduce en beneficios en la taquilla.
    - - Consisten en proyectar películas con características en particulares haciendo un evento especial. Celebración a un director, movimientos, lugares, etc.
        
        Sus ingresos se dan por la venta de entradas al público, la membresía o cuotas de exhibición de las mismas películas.
    - - Son eventos que buscan dar visibilidad al servicio del público con el añadido de la competencia. Su estructura es con un jurado que emite un veredicto que indica las mejores película.
        
        Cannes, Venecia, Berlín
        
        Entregas de premios
        
        Oscar, Goya, Bafta, etc.
        
        Comienzan desde el anuncio de los nominados, generando contenidos para los medios y redes.
        
        Está presente la industria de la moda y la música
        
        Se pagan fees para participar en el festival, generan ingresos por parte de los asistentes, en hostelería, alimentación, transporte, etc, generando un ingreso local importante.
    - - Son celebraciones para eventos concretos como un aniversario, homenaje, etc.
        
        Por ejemplo proyecciones especiales de aniversario con orquesta sinfónica en vivo.
  - - - Son acciones de comunicación y marketing que tienen como objetivo promocionar y difundir un evento de cine.
        
        Se realizan para generar interés, atraer al público, crear imagen de marca y aumentar las ventas.
        
        Se siguen diversos pasos para diseñarse y ejecutarse.
        
        Análisis
        
        Se estudia el entorno, el mercado, la competencia, el público y el tipo de evento. Estableciendo los objetivos y presupuestos.
        
        Planificación
        
        Definir la estrategia, el público, calendario y seleccionar las acciones, recursos, canales y tiempos adecuados.
        
        Implementación
        
        Se ejecuta lo planificado, garantizando la eficiencia de la campaña
        
        Evaluación
        
        Se miden los resultados, el impacto y el retorno. Se analizan los datos y se obtiene información para mejora futura.
        
        Tipos de campañas
        
        CAMPAÑAS ONLINE
        
        Se realizan a través de internet mediante plataformas como redes sociales, páginas web, blogs, newsletters, podcasts, videos, etc.
        
        Tienen gran alcance, alta segmentación, baja inversión y fácil medición.
        
        CAMPAÑAS OFFLINE
        
        Se realizan a través de medios tradicionales como prensa, radio, televisión, folletos, vallas publicitarias, etc.
        
        Alta cobertura, larga duración, gran credibilidad
        
        CAMPAÑAS MIXTAS
        
        Se combinan los elementos online y offline, aprovechando las complementariedades entre ambos medios.
        
        Son las más efectivas, personalizables, con mayor interacción y mayor conversión.
- - - - TIPOS DE EVENTOS MUSICALES
        
        FESTIVALES
        
        Son diversos conciertos en el mismo recinto, agrupados en un segmento de días consecutivos, pueden tener como eje un género determinado.
        
        CONCIERTOS
        
        Actuaciones únicas en diferentes momentos o en un formato de gira en varios y diferentes fechas y ciudades.
        
        CICLOS
        
        Serie de conciertos aislados, normalmente en el mismo espacio. Pueden tener un hilo conductor como el género musical, autor, estacionalidad, etc.
      - ¿CÓMO SE PLANTEA UN EVENTO MUSICAL?
        
        Para organizar un evento musical se toman en cuenta diversos aspectos:
        
        EL CONCEPTO
        
        ¿Qué se quiere montar, un festival de día, de noche? ¿Qué estilo musical?
        
        EL DISEÑO CONCEPTUAL
        
        Es el proceso creativo y estratégico que permite definir la esencia, la identidad y el mensaje de un evento musical; los elementos visuales, sonoros, escenográficos y narrativos que lo componen.
        
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        LA UBICACIÓN Y FECHAS
        
        Elegir la localidad de acuerdo al público concordante con el estilo de la música o género.
        
        Elegir la fecha correcta tomando en cuenta factores climáticos y la oferta existente.
        
        CALENDARIZACIÓN
        
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        EL PÚBLICO OBJETIVO
        
        ¿A quién va dirigido el evento? ¿Cuáles son sus gustos y aficiones? ¿Qué estilo de vida tiene?
        
        Se usa la metodología de marketing del Valle persona.
        
        LA COMPETENCIA
        
        Analizar los géneros, espacios, aforos, fechas, y los eventos que se producen en nuestro entorno. Tomar en cuenta que el público elige mayoritariamente un solo festival en la temporada.
        
        EL PERSONAL
        
        Se desarrolla un organigrama para definir los diversos roles desempeñados y proceder a la contratación del personal
        
        EL PRESUPUESTO DE UN EVENTO MUSICAL
        
        Se debe tomar en cuenta todas las partidas que intervienen, ya que significan el ganar o perder dinero. Es indispensable el control financiero
        
        GASTOS
        
        PRODUCCIÓN
        
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        COMUNICACIÓN
        
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        ARTISTAS
        
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        INGRESOS
        
        VENTA DE ENTRADAS
        
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        ALQUILER DE ESPACIOS
        
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        PATROCINIOS PRIVADOS
        
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        AYUDAS PÚBLICAS
        
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        MERCHANDISING
        
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        FOOD AND DRINKS
        
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        Una vez definido el presupuesto, se comienzan a realizar las contrataciones y el booking.
        
        BOOKING Y CONTRATACIONES
        
        Se toman las decisiones sobre quien será el headliner, los grupos de acompañamiento, el Lineup, etc.
        
        Se define la duración y la cantidad de conciertos
        
        El booker es la persona que se encarga de la contratación y la gestión de los artistas.
        
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        SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN
        
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- - - - Los tipos de eventos tecnológicos son:
        
        CONGRESOS
        
        Duran varios días. En éstos se reúnen expertos, profesionales y estudiantes de un campo específico.
        
        Su objetivo es presentar avances tecnológicos, retos y tendencias, así como establecer contactos con los participantes.
        
        FERIAS
        
        Son de corta o media duración. Se promocionan productos, servicios o proyectos tecnológicos
        
        Cuentan con stand, demostraciones, y buscan atraer clientes, inversores, medios, etc.
        
        HACKATHONES
        
        Son de corta duración. Reúnen perfiles de personas relacionadas con la tecnología para desarrollar soluciones a un problema o reto.
        
        Tienen carácter competitivo y se premian los proyectos.
        
        WEBINARS
        
        Son de corta duración. Se realizan de forma online. En estas sesiones se habla sobre un tema tecnológico. Suelen ser gratuitos o de bajo coste.
        
        Permiten la interacción a través de chat o videoconferencia.
        
        ¿CÓMO SE ORGANIZA UN EVENTO TECNOLÓGICO?
        
        Se define el formato, los objetivos, el contenido, el público y el presupuesto.
        
        Se elige la fecha, la hora, el lugar y plataforma.
        
        Se selecciona y contacta a los ponentes, expositores, patrocinadores y actores.
        
        SELECCIÓN DE PROVEEDORES
        
        Se deben de contratar personas y empresas que ofrezcan calidad, eficiencia e innovación.
        
        Los pasos para seleccionar los proveedores son:
        
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        Se diseña el programa, se diseña la imagen, web y los elementos promocionales.
        
        PROMOCIÓN DEL EVENTO
        
        En esta etapa se da a conocer el evento y sus objetivos, su programa, sus participantes y se genera la imagen a través de las expectativas.
        
        Acciones de promoción posibles:
        
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        Se gestionan las inscripciones, entradas y los ingresos de los pagos de los asistentes.
        
        Se coordina el montaje, el desarrollo y desmontaje del evento.
        
        Se realiza el seguimiento y evaluación, se analiza el feedback y un informe de resultados.
        
        ¿DÓNDE SE HACEN LOS EVENTOS TECNOLÓGICOS?
        
        Se consideran las ubicaciones con las condiciones e infraestructura ideal para garantizar el desarrollo de las actividades y comodidad de los asistentes.
        
        LA UBICACIÓN DEBE DE CONTAR CON
        
        ACCESIBILIDAD
        
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        CAPACIDAD
        
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        IMAGEN
        
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        FUNCIONALIDAD
        
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        COSTE
        
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        SEGURIDAD
        
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- - - - NETWORKING
        
        Proporcionan un entorno propicio para establecer contactos comerciales y profesionales de alto valor.
      - INNOVACIÓN
        
        Fomentan el intercambio de ideas y conocimientos, promoviendo la creatividad dentro de la organización.
      - FORTALECIMIENTO DE RELACIONES
        
        Permiten cultivar relaciones sólidas con clientes, socios y empleados, contribuyendo al éxito de la empresa a largo plazo.
      - GENERACIÓN DE NEGOCIO
        
        Facilitan oportunidades para cerrar acuerdos, generar leads y presentar productos de manera efectiva.
    - - REUNIONES CORPORATIVAS
        
        Encuentros de tamaño y formato variable, desde pequeñas reuniones hasta convenciones a grande escala. Jornada, seminario, talleres, etc.
      - VIAJES DE INCENTIVOS
        
        Son viajes enfocados a los trabajadores de una empresa con propósito motivaciones a manera de recompensa por rendimiento o fidelidad mostrada.
      - CONVENCIONES Y CONGRESOS
        
        Son organizadas por una entidad privada. Se presentan nuevos productos u otras tareas dirigidas a la compañía. Se ofrece una buena cobertura en comunicación y la herramienta fundamental es el social media. Duran 2 o 3 días y son combinadas con actividades de ocio o teambuilding consolidando el orgullo de pertenencia.
      - FERIAS
        
        Son eventos de varias empresas en un mismo recinto con un hilo temático conductor. Atraen a clientes e inversores. En éstas se entrega información sobre los productos y los servicios para su valoración y compra.
      - EXPOSICIONES
        
        Se muestran productos, obras de arte o comercial con una finalidad cultural o formativa, realizadas de forma pública.
    - - ESPACIOS
        
        Suceden en espacios externos a la compañía, en destinos diferentes, buscando que el evento sea memorable y apetecible para el asistente.
      - SOFTWARE INSCRIPCIONES
        
        Es importante crear un espacio con información importante y facilitar el proceso de inscripción con toda la información del participante.
      - PONENCIAS
        
        Al contar con ponencias externas se pueden aportar visiones externas a la compañía, dinamizando el evento y haciéndolo más atractivo. Pueden ser en directo o virtuales.
      - APPS
        
        Se puede usar la tecnología como una herramienta para aumentar las facilidades de contacto entre asistentes. También apoya a la consulta de sitios, desarrollo de contactos y recopilación de datos.
      - AR Y VR
        
        Con ellas se crea un evento ágil, usando recursos tecnológicos como la realidad virtual y la realidad aumentada, se mantiene la atención del asistente. Nos ayuda a sorprender y dinamizar.
    - - El objetivo de estos eventos es generar impacto, fidelización, aprendizaje y networking entre los asistentes.
        
        Requiere de un proceso creativo y metodológico en donde se definan los puntos más importantes.
        
        EVALUACIÓN POST EVENTO Y SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
        
        Al final del evento MICE, se realiza una evaluación que permite medir el cumplimiento de los objetivos y la calidad del servicio, así como el retorno de inversión y la satisfacción del cliente.
        
        Se miden las opiniones y comentarios de los participantes para evaluar el impacto del evento y proponer mejoras futuras.
        
        Los métodos que se usan son las encuestas, las entrevistas, llamadas, reuniones, valoraciones, cuestionarios, etc.
        
        Esta evaluación debe ocurrir lo más cercano después del evento para aprovechar la memoria fresca de la experiencia del participante.
        
        Se deben de hacer los agradecimientos correspondientes, ofreciendo incentivos u obsequios de partiipación.
      - ANÁLISIS
        
        Identificar los objetivos, el público objetivo, el mensaje, el tono del evento, las limitaciones y los recursos disponibles
      - PLANIFICACIÓN
        
        Elaborar un plan de acción a detalle del formato, contenido, presupuesto, lugar, fecha, duración, el equipo, los proveedores y la logística.
        
        ELEMENTOS QUE CONFORMAN EL EVENTO MICE
        
        FORMATO
        
        La forma estructural en la que se hará el evento: congreso, conferencia, feria, reunión, workshop, etc
        
        CONTENIDO
        
        El eje temático del evento
        
        PONENTES
        
        Personas que impartirán el contenido
        
        ASISTENTES
        
        Personas que asisten al evento, tanto internos como externos.
        
        LUGAR
        
        Espacio físico o virtual donde se lleva a cabo
        
        FECHA
        
        Momento temporal. Puede ser fija, variable o flexible.
        
        DURACIÓN
        
        Tiempo que dura el evento, desde horas hasta semanas, etc.
        
        EQUIPO
        
        Participantes de la organización y gestión.
        
        PROVEEDORES
        
        Los prestadores de servicios y productos.
        
        LOGÍSTICA
        
        Operaciones y procesos para garantizar el correcto funcionamiento del evento.
      - EJECUCIÓN
        
        Llevar a cabo el plan de acción con la supervisión de todas las actividades y resolviendo posibles imprevistos.
      - EVALUACIÓN
        
        Medición del grado de satisfacción, el impacto del evento y el retorno de la inversión.