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LAS REGLAS QUE DEBE POSEER UNA SECRETARIA EN LA ACTUALIDAD - Coggle Diagram
LAS REGLAS QUE DEBE POSEER UNA SECRETARIA EN LA ACTUALIDAD
ATENCIÓN A LAS VISTAS
Debe integrarlas en la compañía y ocuparse de que, si tienen que esperar, no se sientan abandonadas (ofrecerles una bebida, algo para leer).
EVITAR LA TELEFONITIS
Es fastidioso llegar a una empresa y encontrar a la secretaria en una larga conversación telefónica, y peor aún si el tema es personal.
ATIENDE CON RAPIDEZ
Será usted quien desempeñe las mayor a de esas funciones.
DIPLOMACIA
A la empresa llega todo tipo de gente (clientes, directivos, proveedores, familiares, etc): debe saber tratar con cada uno.
ATENDER LAS LLAMADAS
El correcto manejo del teléfono se ha convertido en toda una doctrina llena de tácticas
ORGANIZAR LOS VIAJES Y LA AGENDA DEL JEFE
Es imprescindible conocer sus gustos y prioridades.
HONESTIDAD Y ÉTICA
No es ético fisgonear estos informes.
ESPÍRITU DE SERVICIO
Como secretaria, como se dice se debe "echar una mano" y aliviar el trabajo de sus superiores.
Deberá intentar ser útil en todo momento..
CAPACIDAD DE ESCUCHA Y COMUNICACIÓN
Debe ser una especie de buzón de sugerencias que recoge las quejas del personal o de los clientes, para, con tiempo y tacto, transmitírselas a los superiores.
INICIATIVA
Se muestra activa frente a situaciones y busca obtener un resultado específico a partir de su acción.
TRANQUILIDAD Y PACIENCIA
Mantenga la calma.
SENTIDO DEL HUMOR
La tensión y las dificultades se arreglan rápidamente con un buen chiste.
DISCRECIÓN
Generalmente, la murmuración mata
DISPONIBILIDAD
El jefe puede necesitarla en cualquier momento del día.
Flexibilidad y capacidad de adaptación
CAPACIDAD DE AGUANTE
Suele ser común que la secretaria corra para realizar un trabajo extremadamente urgente, y luego, tras emplear horas extraordinarias
RAPIDEZ
Los informes se deben de entregar con rapidez ya que realmente son necesarios para una operación de última hora.
AMABILIDAD Y EMPATÍA
Atienda bien tanto al público interno como al externo.
IIMAGEN Y PRESENTACIÓN PERSONAL
La secretaria es la primera imagen de la empresa.
DISCRECIÓN Y TACTO
Si el jefe no quiere pasar al teléfono o recibir una visita, la secretaria debe buscar una disculpa diplomática.
TONO DE VOZ CÁLIDO
Facilita la comunicación.
REDACCIÓN CORRECTA
Releer el texto antes de pasárselo al jefe, para que éste no encuentre ningún error.
ORDENAR RÁPIDAMENTE EL ARCHIVO
No dejar que se amontonen los papeles, seleccionar lo que llega y archivar bien.
ORGANIZAR EL TRABAJO
Construir una agenda por orden de prioridades, siempre deberá prever un espacio diario para los frecuentes imprevistos.