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EVENTOS GASTRONOMÍA - Coggle Diagram
EVENTOS GASTRONOMÍA
OBJETIVOS CORPORATIVOS
Los eventos gastronómicos como cenas, degustaciones, catas y ferias tienen objetivos diversos tales como
Objetivos financieros
Referentes a la rentabilidad del evento y generación de valor como aumentar las ventas, captar inversores, etc.
Objetivos Comerciales
Posicionar el evento en el mercado
Imagen
Son referentes a la reputación del evento y a reforzar la identidad corporativa
Responsabilidad social
Van relacionados al impacto hacia el medio ambiente, cultura, economía y sociedad.
Estos objetivos se evalúan com métricas que analizan su cumplimiento.
KPI's
SMART
KPI's de Proceso
Referentes a acciones.y recursos empleados para llevar a cabo el evento.
KPIs de Resultado
Efectos y beneficios que se obtienen del evento
Para definir estos objetivos es importante tomar en cuenta
El mercado
Son los agentes de oferta y demanda qu determinan su dinámica y las tendencias.
Se segmenta con base en el tipo de evento, el tipo de cliente, el tipo de gastronomía, tipo de ubicación, tipo de temporada, etc.
EJEMPLOS
Eventos corporativos, eventos sociales, eventos culturales, eventos deportivos, eventos educativos.
El Alcance
conjunto de actividades, tareas y responsabilidades que se realizan para realizar un evento gastronómico de acuerdo con los objetivos y expectativas puestas.
Se divide en fases
Iniciación
Se definen los objetivos, el público, presupuesto y el cronograma del evento. Se identifican los riesgos y oportunidades
Planificación
Se diseña el concepto, el contenido, el formato, el programa, menú, el equipo, los proveedores, la comunicación, la logística y se establecen los criterios de calidad y KPIs
Ejecución
Se implementa el plan del evento, se coordinan las actividades, recursos, proveedores, y patrocinadores, los medios de comunicación y se resuelven los imprevistos.
Seguimiento
Se monitora el desarrollo del evento para asegurar el cumplimiento de los objetivos, los criterios de calidad, el presupuesto y cronograma. Se recoge la retroalimentación de los participantes.
Cierre
Se finaliza el evento, se entregan los productos y servicios, informes y facturas y se realizan los balances del resultados y los análisis de mejora.
COMUNICACIÓN
Objetivos de comunicación
Persuadir
Se trata de convencer a los potenciales colaboradores y patrocinadores que el evento será una plataforma rentable para promocionar sus productos o empresas.
Relacionar
Se establecen canales de comunicación que permitan escuchar, atender y resolver todos los comentarios, dudas, etc, que surjan antes, durante y después del evento.
Fidelizar
Se busca que los actores involucrados se conviertan en clientes, aliados, embajadores o seguidores y repitan su participación.
Informar
Dar a conocer el evento sus características, Se informan los objetivos, patrocinadores y colaboradores.
Definición de audiencias
Son los públicos objetivos del evento.
Varían según el tipo, tema, público y propósito del evento gastronómico. Se agrupan en 4 categorías
Interna
Son los que forman parte del organizador o directamente relacionadas con él.
El objetivo de la comunicación es informar, motivar, involucrar y reconocer a estas personas o entidades y crear un sentido de pertenencia.
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Externa
Son las personas o entidades que NO forman parte del organizador, pero que tienen interés, influencia o poder sobre él.
La comunicación informa, persuade, relaciona, y fideliza a estas entidades para crear una imagen positiva y prestigiosa del organizador.
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Primaria
Entidades que son el foco principal de la comunicación del evento gastronómico y lo asisten, patrocinan, colaboran y cubren. Alta posibilidad de asistir.
La comunicación busca captar, convencer, satisfacer y retener a estas personas, ofreciéndoles valor añadido.
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Secundaria
Son las entidades que NO son el foco principal de la comunicación del evento, con una baja o media posibilidad de asistir.
La comunicación informa, sensibiliza, difunde y amplia el impacto del evento gastronómico, generando reputación y visibilidad.
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PRESUPUESTO
El presupuesto es la estimación de los ingresos y gastos que se generarán por las acciones de comunicación.
PRESUPUESTO ONGOING
Ingresos y gastos que se producen continua o periódicamente por las acciones de comunicación realizadas a lo largo del año, independientemente del evento gastronómico.
Suele ser menor.
PRESUPUESTO EVENTUAL
Son los ingresos y gastos producidos de forma puntual por las acciones de comunicación realizadas específicamente para el evento gastronómico.
Suele ser mayor
Para estimarlo se establecen pasos.
Definir los objetivos de la comunicación
Identificar las audiencias de la comunicación
Diseñar las estrategias de comunicación
Seleccionar las herramientas de comunicación
Estimar los ingresos y fastos de cada herramienta de comunicación
Sumar los ingresos y gastos de todas las herramientas de comunicación para obtener el presupuesto total y compararlo con el presupuesto general del evento.
Ajustar el presupuesto de comunicación
Controlar y revisar el presupuesto de comunicación para detectar y corregir posibles desviaciones o imprevistos.
PLANNING DE ACTIVACIÓN
La activación consiste en el conjunto de acciones y actividades realizadas durante el desarrollo del evento con el fin de generar una experiencia positiva y memorable y alcanzar los objetivos definidos.
Concepto creativo
Es la idea central que guía la activación del evento gastronómico.
Acciones y actividades
Interacciones realizadas durante el evento gastronómicas relacionadas con el concepto creativo
Recursos
Medios materiales, humanos, técnicos y financieros que se utilizarán para la activación del evento gastronómico.
Responsables
Personas o entidades a cargo de las tareas y funciones de activación del evento gastronómico.
Plazos
Fechas límite establecidas para la realización delas acciones de activación
Se gestionan planificando, organizando, ejecutando y evaluando todas las actividades relacionadas con la realización de un evento con la gastronomía como tema principal o secundario.
PRODUCCIÓN DE UN EVENTO GASTRONÓMICO
La organización de eventos gastronómicos requiere de una planificación cuidadosa que garanticen los resultados buscados.
Para producir un evento gastronómico se realizan un conjunto de actividades para materializar el concepto y el objetivo.
CALENDARIO
El calendario es la herramienta para organizar las tareas, los plazos y los responsables de cada fase del evento.
El calendario se divide en cuatro etapas.
PREPRODUCCIÓN
EQUIPO
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Se define el concepto, objetivo, formato, público y presupuesto
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PRODUCCIÓN
Se prepara el material, el personal y el espacio para el evento
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EQUIPO
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IMPLANTACIÓN
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POSICIONAMIENTO
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EJECUCIÓN
Se lleva a cabo el evento
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POST PRODUCCIÓN
Se realiza el balance y el seguimiento del evento
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Se siguen una serie de pasos
Definir el tipo, formato, público y presupuesto del evento
Elección del lugar adecuado
Diseño del menú en función con el concepto
Contratación del equipamiento, mobiliario, vajilla, mantelería, decoración y material audiovisual
Seleccionar los proveedores y servicios auxiliares.
Elaborar un plan de producción con tiempos, tareas y recursos.
Coordinación de proveedores, personal, cliente
Supervisión del montaje. controlando la calidad, higiene y demás elementos.
Evaluación del evento, análisis de la retroalimentación de los participantes.
MEDIOS
Son canales de comunicación utilizados para difundir y promocionar los eventos de gastronomía.
Medios Tradicionales
De comunicación de masas. Prensa, radio, televisión, etc.
Llegan a un público más diverso pero tienen un coste elevado y competencia amplia
Medios digitales
Son basados en internet. Páginas web, redes sociales, blogs, podcast, etc.
Permiten segmentar y personalizar el público. Requieren de una actualización constante y gestión profesional.
Medios alternativos
Medios no convencionales. Boca a boca, merchandising, eventos paralelos, etc.
Permiten generar un impacto y sorpresa al público y crean una experiencia memorable, pero implican innovación y riesgo.
SEGUIMIENTO- OPERACIONES
Es el proceso de controlar y supervisar el desarrollo del evento, desde su inicio hasta su finalización. Se asegura de que se lleve a cabo según lo previsto, cumpliendo los objetivos y resolviendo posibles imprevistos.
Coordinar al equipo humano
Asignar las funciones y responsabilidades a cada persona.
Establecer comunicación fluida entre los miembros del equipo
Comprobar los recursos materiales
Verificar que se dispone de todos los elementos necesarios para el evento.
Revisar que todo esté en buen funcionamiento y buen estado.
Controlar el presupuesto
Registrar los ingresos y gastos del evento. Ajustarse al presupuesto.
Apartar fondo de reserva para afrontar los contratiempos.
Evaluar la Calidad
Medir el grado de satisfacción de los asistentes al evento.
Regocer sugerencias y quejas y tomar medidas correctivas de mejora.
Elaborar un informe final
Hacer un balance del evento, recopilar la información relevante.
Evaluar el rendimiento del evento, hacer propuestas a futuro.
RECOGIDA DE DATOS
Es el conjunto de actividades que consisten en obtener, registrar, organizar y analizar la información relevante para la gestión del evento de gastronomía.
DATOS
Cualitativos
Cuantitativos
FINALIDADES
Conocer las necesidades y características del público objetivo
Identificar los recursos materiales y humanos para el evento
Controlan el cumplimiento del presupuesto, cronograma y plan de acción.
Detectan posibles problemas
Miden el impacto y resultados del evento. Evalúan la rentabilidad y su contribución a los objetivos generales.
Obtener feedback de los participantes y conocer el grado de satisfacción ver las oportunidades para mejora futura.
METODOS PARA RECOGIDA DE DATOS
Observación
Registrar sistemática y objetivamente el comportamiento, acciones, reacciones de los asistentes y participantes del evento.
Encuesta
Aplicar cuestionarios a una muestra de las personas de interés del evento, para obtener respuestas sobre diferentes aspectos del evento.
Entrevista
Mantener una conversación con una o varias personas relacionadas con el evento para obtener información profunda y detallada sobre el evento.
Focus Group
Reunir un grupo de personas relacionadas con el evento para generar debate o discusión, permite obtener información diversa e identificar las percepciones de los participantes.
Análisis documental
Analizar y revisar documentos que contengan información relevante para el evento. Contrasta la información obtenida por otros métodos.