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EVENTOS DEPORTIVOS - Coggle Diagram

- - - - Selección y contratación de equipo
        
        El proceso de selección de equipo implica identificar y reclutar a profesionales con las habilidades y la experiencia necesarias para cumplir con los requisitos del evento.
      - Capacitación y Desarrollo de Equipo
        
        Una vez que el equipo ha sido seleccionado, la capacitación y el desarrollo continuo son esenciales para garantizar que todos los miembros del equipo estén preparados para desempeñar sus funciones de manera eficiente.
      - Comunicación y Coordinación del Equipo
        
        La comunicación efectiva y la coordinación son fundamentales para el éxito de la producción de eventos deportivos. La falta de comunicación puede llevar a malentendidos y errores costosos.
      - Motivación y Liderazgo del Equipo
        
        Un equipo motivado y bien liderado es más probable que trabaje de manera eficiente y efectiva. El liderazgo y la motivación juegan un papel crucial en la producción de eventos deportivos.
      - Evaluación y Retroalimentación del Equipo
        
        La evaluación continua y la retroalimentación constructiva son esenciales para mejorar el desempeño del equipo y asegurar la calidad de futuros eventos.
  - - - Incremento de la Visibilidad y Popularidad del Evento
      - Atracción de Patrocinadores y Socios Comerciales
      - Generación de Ingresos Adicionales
      - Construcción de la Reputación y Prestigio del Evento
      - Comunicación y Relaciones Públicas
      - Fomento del Interés y la Participación
  - - - Aspectos en los que impacta
        
        Eficiencia Operativa
        
        Gestión de Calidad
        
        Seguridad y Cumplimiento
        
        Coordinación y Comunicación
        
        Experiencia del Usuario
        
        Evaluación y Mejora Continua
  - - - Planificación de las operaciones
        
        Elaboración de un plan detallado con objetivos claros, requisitos y recursos
        
        Cronograma
        
        Identificación y evaluación de ubicaciones, fechas, horarios, instalaciones y equipos
        
        Coordinación de proveedores y elementos clave
        
        Logística
        
        Gestión de recursos humanos
        
        Gestión de recursos tecnológicos
  - - - Puede ser en línea, en persona, a través de códigos de barra o QR o identificación electrónica.
        
        Es importante solicitar datos relevantes que formará parte del seguimiento a la comunicación
    - - Pueden ser encuestas en línea, impresas, personales o cuestionarios en línea o en persona.
        
        Las preguntas deben ser claras, concisas y centradas en objetivos de evaluación del evento.
    - - Se recopilan datos sobre el impacto en línea con monitoreo de menciones, análisis de sentimientos, seguimiento de interacciones, análisis de audiencia y la medición de dicha información
    - - Recopilan datos precisos sobre la asistencia al evento y obtienen información demográfica de los asistentes.
        
        Las estrategias comunes incluyen escaneo de boletos, identificación electrónica, sistemas de geolocalización, encuestas de salida, integración con sistemas de gestión de eventos.
    - - Proporciona información clave sobre los ingresos generados del evento y su rentabilidad.
        
        Se miden através de las ventas de boletos, ingresos por patrocinio, venta de merchandising, ingresos por alimentos y bebidas y demás ingresos.
    - - Se recopilan datos sobre el comportamiento del público y otros aspectos importantes.
        
        Se usan técnicas como monitoreo de asistencia, observación del comportamiento del público, evaluación de la organización y logística, análisis de la experiencia del usuario, monitoreo de la competencia y actividades paralelas.
    - - Son herramientas valiosas en la investigación cualitativa que se utilizan para obtener información detallada y profunda
        
        Las entrevistas son individuales, mientras que los grupos de enfoque involucran a varias personas simultáneamente.
    - - En algunas ocasiones se aprovecha la colaboración con otros proveedores como agencias de investigación de mercado, empresas de análisis de datos, instituciones académicas y asociaciones profesionales y federaciones deportivas.
  - - - Evaluar los resultados es importante porque permite medir el rendimiento e impacto del evento, al mismo tiempo que proporciona retroalimentación que se usa para futuras ediciones.
        
        Medición del éxito del evento
        
        Se proporciona una medida en torno al cumplimiento de los objetivos preestablecidos y determinar el impacto.
        
        Identificación de fortalezas y debilidades
        
        Permite comprender los aspectos que funcionaron y cuáles representan desafíos para los ajustes posteriores.
        
        Retroalimentación para la toma de decisiones
        
        Se usan para tomar decisiones informadas para futuros eventos
        
        Optimización de recursos
        
        Se identifican las áreas donde es posible reducir gastos innecesarios y maximizar el retorno de la inversión
        
        Comprensión del público y del mercado
        
        A través de estos datos es posible comprender mejor al público y al mercado para adaptar las estrategias para satisfacer sus necesidades y expectativas.
        
        Demostración de valor
        
        Los datos obtenidos pueden ayudar como respaldo para mantener y fortalecer las relaciones comerciales y financieras clave y garantizar el apoyo continuo en el futuro.
        
        ESTRATEGIAS DE EVALUACIÓN DE RESULTADOS
        
        Establecimiento de objetivos medibles y cuantificables
        
        Utilizar indicadores KPI
        
        Recopilación de datos cuantitativos y cualitativos
        
        Implementación de encuestas y entrevistas
        
        Análisis de redes sociales y medios digitales
        
        Evaluación comparativa y benchmarking
        
        Evaluación post evento y análisis de resultados
- - - - ETAPAS
        
        ETAPA 1: ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS SMART
        
        Específicos
        
        El objetivo debe ser claro y específico, evitando ambigüedades. Facilita la comunicación efectiva con el equipo, alineando los esfuerzos
        
        Medibles
        
        Debe ser posible medir el progreso y determinar si se ha alcanzado el objetivo, como ventas de entradas, recaudación de fondos, etc.
        
        Asignables
        
        Cada objetivo debe ser atribuido a un individuo o equipo específico delineando las responsablidades.
        
        Realistas
        
        Establecer metas alcanzables para garantizar un enfoque hacia resultados
        
        Relacionados con el tiempo
        
        El objetivo debe tener un marco temporal claro y definido para su logro.
        
        ETAPA 2: ANÁLISIS COMPARATIVO DEL EVENTO CON COMPETIDORES DEPORTIVOS
        
        Seleccionar eventos comparables para una evaluación significativa y evitar distorsiones en los resultados.
        
        Comparar eventos similares facilita la identificación de áreas de mejora y oportunidades de crecimiento.
        
        ETAPA 3: OBSERVACIÓN ACTIVA DURANTE EL EVENTO DEPORTIVO
        
        Atender factores como la satisfacción de los asistentes y el compromiso del equipo organizador contribuye a una evaluación integral y precisa.
        
        Registrar observaciones mediante dispositivos móviles o cuadernos permite recopilar datos en tiempo real para un análisis equilibrado y objetivo.
        
        ETAPA 4: OBTENCIÓN DE OPINIONES DE LOS ASISTENTES DURANTE EL EVENTO DEPORTIVO
        
        Recabar la opinión de los asistentes durante el evento es crucial.
        
        Mantener un canal abierto de comunicación para obtener retroalimentación directa sobre su experiencia.
        
        Métodos como la solicitud de comentarios directos o actividades interactivas pueden utilizarse para recopilar opiniones.
        
        Por ejemplo, colocar cestos de basura al salir y pedir a los asistentes que depositen los desechos según su satisfacción con el evento.
        
        Actividades que fomenten la participación activa y la expresión honesta de opiniones por parte de los asistentes, además de recopilar comentarios de manera lúdica.
        
        ETAPA 5: ENVÍO DE ENCUESTAS DE RETROALIMENTACIÓN POST EVENTO
        
        Las encuestas abarcan diversas áreas relevantes, desde la calificación general del evento hasta aspectos específicos como instalaciones, alimentos, oradores, entre otros
        
        Utilizar herramientas en línea como Survey Monkey o formularios personalizados.
        
        Se incluye espacio para comentarios adicionales, permitiendo una retroalimentación detallada por parte de los asistentes.
        
        ETAPA 6: MONITOREO DE RECORTES DE PRENSA Y MENCIONES DE MEDIOS Y REDES SOCIALES
        
        Se monitorea la cobertura mediática del evento mediante alertas de Google y seguimiento de menciones en redes sociales.
        
        Este análisis proporciona información valiosa sobre la percepción del evento y puede orientar futuras estrategias de promoción y mejora.
        
        ETAPA 7: EVALUACIÓN DEL COMPROMISO EN REDES SOCIALES
        
        Emplear herramientas de monitoreo de redes sociales como Hootsuite para centralizar y consolidar los datos de diversas plataformas de manera holística
        
        Además de analizar los números, ges relevante observar las conversaciones y comentarios específicos con herramientas como spezify
        
        ETAPA 8: REGISTRO Y SEGUIMIENTO DE ASISTENTES
        
        Implementar un sistema de venta de entradas eficaz para contar con precisión la asistencia y obtener información detallada sobre la fuente de conocimiento del evento, preferencias de pago y momento de registro.
        
        Registrar a aquellos que se inscribieron pero no asistieron para un seguimiento individualizado y una evaluación más precisa de la asistencia real.
        
        ETAPA 9: ANÁLISIS DEL PRESUPUESTO DEL EVENTO
        
        Comparar los gastos con los ingresos generados a través de la venta de entradas y posibles acuerdos con patrocinadores.
        
        Calcular el retorno de la inversión (ROI) restando los gastos totales de los ingresos obtenidos para evaluar la rentabilidad del evento.
        
        Identificar y documentar acuerdos especiales con proveedores para futuras referencias y negociaciones.
        
        ETAPA 10: RETROALIMENTACIÓN DEL EQUIPO DE ORGANIZACIÓN
        
        Organizar una reunión informativa después del evento para que cada miembro del equipo exprese sus opiniones y reflexiones sobre lo que funcionó bien y las áreas de mejora.
        
        Solicitar comentarios a los oradores y artistas del evento para futuras promociones y mejorar la experiencia del público.
  - - - El clipping se refiere al monitoreo y recopilación de menciones en medios de comunicación tradicionales, como periódicos y revistas, así como en medios digitales, como sitios web y redes sociales.
        
        Esto permite evaluar la cobertura mediática del evento y su impacto en la comunidad.
        
        NIVELES PARA MEDIR EL ROI
        
        NIVEL 0: PÚBLICO OBJETIVO
        
        Se lleva a cabo un análisis exhaustivo de las características demográficas de los participantes del evento deportivo
        
        NIVEL 1: SATISFACCIÓN
        
        Se aborda la satisfacción de los asistentes al evento considerando:
        
        Hospitalidad
        
        1 more item...
        
        Contenido del evento
        
        1 more item...
        
        NIVEL 2: APRENDIZAJE
        
        Se evalúa el grado de asimilación de conocimientos por parte de los asistentes al evento.
        
        NIVEL 3 APLICACIÓN
        
        Se profundiza en la medida en que los conocimientos y las ideas adquiridas se traducen en acciones concretas y cambios en el comportamiento de los participantes.
        
        NIVEL 4: IMPACTO
        
        Se analiza el impacto del evento deportivo en la empresa u organización con aspectos como la eficiencia, ventas y productividad.
        
        NIVEL 5: ROI
        
        Se calcula la eficacia y la rentabilidad en términos económicos
  - - - Estructura jerárquica y divisiones funcionales.
      - Responsabilidades distribuidas en áreas como marketing, logística, operaciones y finanzas.
      - Equipos especializados dirigidos por un líder o comité organizador.
      - Coordinación y supervisión cruciales bajo la dirección del director del evento o el comité organizador.
      - Colaboración estrecha entre los equipos funcionales para garantizar el desarrollo de actividades según lo planeado.
      - Establecimiento de canales de comunicación efectivos para facilitar la colaboración entre los equipos.
      - Delimitación clara de responsabilidades facilita la identificación de problemas y áreas de mejora.
      - Evita superposiciones de funciones y asegura una gestión eficiente de recursos y actividades.
      - Proporciona una base sólida para la planificación y ejecución de eventos deportivos.
      - Permite una distribución eficaz de tareas y recursos para alcanzar los objetivos del evento.
    - - Basado en los principios de gestión de proyectos, con objetivos específicos y plazos definidos.
      - Estructura estructurada y sistemática, identificando actividades clave, asignando recursos y supervisando hitos importantes.
      - Requiere una atención meticulosa a la planificación y organización del evento.
      - Define claramente los objetivos del evento, recursos necesarios y actividades requeridas.
      - Asigna responsabilidades específicas a diferentes equipos o individuos para una distribución equitativa de tareas y coordinación efectiva.
      - Requiere flexibilidad y adaptabilidad para abordar desafíos inesperados durante la organización del evento.
      - Establece mecanismos de seguimiento y control para monitorear el progreso del proyecto y tomar medidas correctivas según sea necesario.
    - - Implica la formación de asociaciones estratégicas con otras organizaciones o entidades para aprovechar los recursos compartidos
      - Permiten amplificar el impacto del evento al llegar a nuevas audiencias a través de las redes y plataformas de los colaboradores
    - - Adopta una visión global del evento donde se consideran todos los elementos priorizando la atención a los detalles y la excelencia en la ejecución.
      - Enfatiza la importancia de la coordinación estrecha entre todos los aspectos del evento
      - PErmite una gestión proactiva y anticipada de los desafíos y riesgos que puedan surgir durante el evento.
- - - - Para ello, se usa un PLAN DE TRABAJO
        
        Análisis preliminar
        
        Proporciona una visión general del material disponible y orienta las decisiones posteriores en cuanto a selección, edición y producción
        
        Recopilación del material audiovisual capturado en el evento
        
        Revisión de cada archivo , identificación de momentos destacados.
        
        Revisión de la calidad técnica de las grabaciones
        
        Determinación de las necesidades de edición y eliminación de tomas innecesarias, corrección de errores, etc.
        
        Organización de archivos
        
        Permite una gestión más eficiente de los diferentes tipos de contenido y facilita su acceso durante la edición
        
        Clasificación del material capturado por tipo de medio.
        
        Creación de carpetas para cada sesión de grabación
        
        Utilización de etiquetas y metadatos para la organización de dichas carpetas
        
        Creación de copias de seguridad periódicas
        
        Registro documentado de los archivos de medios organizados, sus ubicaciones, fechas, etc.
        
        Selección del material
        
        Se evalúa la calidad técnica de cada toma y su contenido y relevancia para la narrativa del evento.
        
        Revisión exhaustiva de todo el contenido capturado
        
        Identificación de momentos clave
        
        Creación de línea del tiempo con momentos clave
        
        Organización del material en secuencia narrativa
        
        Pruebas y revisiones para asegurar los estándares de calidad, se solicita retroalimentación.
        
        Lista de las tomas utilizadas, ubicación e información relevante.
        
        Edición de video y audio
        
        Es la parte del proceso donde se añaden elementos de dinamismo y emoción para la producción final.
        
        Adición de transiciones entre tomas, efectos visuales y audio
        
        Optimización y adaptación del contenido para diferentes plataformas y formatos.
        
        Exportación del proyecto final y distribución en plataformas.
        
        Creación de gráficos y animaciones
        
        Es donde se agregan elementos gráficos que añaden estilo y estética visual.
        
        Definición de estilo y estética
        
        Diseño de elementos gráficos
        
        Creación de animaciones e integración al material audiovisual.
        
        Revisión, retroalimentación y entrega final
        
        El equipo de postproducción revisa minuciosamente el proyecto para identificar posibles errores.
        
        Se verifica la precisión de los daros, coherencia del contenido, calidad técnica e integridad del mensaje
        
        Programación de sesión de prueba de producto final para proyectar el contenido en diferentes dispositivos.
        
        Se solicita al cliente la revisión del producto y proporcione retroalimentación
        
        Se evalúa cada sugerencia y se consideran las viabilidades técnicas y recursos disponibles
        
        Se hacen las correcciones y se entrega el producto final al cliente en el formato acordado dentro del plazo establecido, con copia del contenido en HD y las especificaciones adicionales.
    - - Patrocinio
        
        Colaboración comercial en la que una empresa (el patrocinador) proporciona recursos financieros, productos o servicios a un evento u organización, a cambio de beneficios promocionales y publicitarios.
        
        Su participación es limitada, aunque posea derechos de ciertas categorías de productos o servicios.
        
        Se enfoca en
        
        El aumento de visibilidad de marca
        
        Generación de reconocimiento
        
        En la mejora de la imagen corporativa
        
        CORTO O LARGO PLAZO
      - Sponsoreo
        
        Además de proporcionar financiamiento o recursos, en esta colaboración se involucra la gestión y desarrollo del evento a menudo contribuyendo con su experiencia
        
        Implica un compromiso mas profundo y genera un involucramiento más profundo en la toma de decisiones logísticas, de marketing, etc.
        
        Se enfoca en
        
        La visibilidad de marca
        
        Involucramiento con la comunidad
        
        Relaciones comerciales a largo plazo
        
        Creación de contenido de marketing específico
        
        LARGO PLAZO Y CONTINUO
      - Representan estrategias clave para las empresas y organizaciones que buscan aumentar su visibilidad, mejorar su imagen pública y contribuir a causas sociales.
        
        Claves para conseguir patrocinadores y sponsors
        
        Tener bien definidos los objetivos y la audiencia
        
        Haber realizado una investigación exhaustiva para identificar a las empresas posiblemente interesadas en apoyar al evento
        
        Diseñar un paquete de patrocinio que contemple varias opciones de inversión y sus beneficios correspondientes
        
        Creación de presentación profesional que incluya información detallada del evento y destaque los beneficios que obtendrá el patrocinador al respaldar el evento.
        
        Desarrollo de relaciones sólidas con varios canales de comunicación y buscar oportunidades de networking.
        
        Cumplimiento de promesas, compromisos y obligaciones acordadas.
        
        Evaluación y retroalimentación para mantener las relaciones a largo plazo y fortaleciéndolas.
        
        Otro tipo de colaboraciones
        
        Coorganización de eventos
        
        Alianzas estratégicas
        
        Programas de responsabilidad social
        
        Comercialización de derechos de transmisión
        
        Experiencias de cliente o empleado
        
        Patrocinio de atletas o equipos
        
        Investigación y desarrollo deportivo
  - - - Abarca aspectos técnicos, la satisfacción del cliente, el cumplimiento de los objetivos establecidos y la respuesta del público.
- - - - Planificación estratégica
      - Asociaciones de marca
      - Participación comunitaria
      - Marketing Digital
      - Sostenibilidad
      - Gestión de riesgos
      - Que logran el éxito a partir de la correcta comprensión del público objetivo
        
        Análisis demográfico
        
        Edad, género, ubicación, nivel de ingresos
        
        Perfiles psicográficos
        
        Valores, actitudes, estilos de vida
        
        Información sobre el comportamiento
        
        Patrones de asistencia y participación
        
        Métricas de participación
        
        Interacción de la audiencia con la marca en línea
        
        Bucles de retroalimentación
        
        Canales para recibir comentarios y monitorearlos
        
        Tendencias del mercado
        
        Estar al pendiente de la información relevante actual
      - Aprovechando las redes sociales
        
        Interactuando, generando el sentido de comunidad, generando entusiasmo, estimulando la venta a la par que se recopilan datos para perfeccionar las iniciativas de marketing siguientes.
        
        Aplicando
        
        Publicidad dirigida
        
        Promoción a demográficos específicos
        
        Asociaciones con influencias
        
        Generan mayor visibilidad y credibilidad
        
        Interacción en tiempo real
        
        Transmisiones en vivo, preguntas y respuestas, generan la interacción e inclusión
        
        Contenido generado por el usuario
        
        Contenido compartido por el usuario en las redes sociales que amplifica el alcance del evento
        
        Acceso detrás de escena
        
        Generación de contenido exclusivo para generar anticipación y una conexión más profunda con la audiencia
        
        Toma de decisiones basada en datos
        
        Análisis de las métricas para la optimización de campañas futuras
      - Realizando estrategias de patrocinio y asociación
        
        Implementarlas requiere un análisis cuidadoso, una planificación detallada y una ejecución meticulosa para asegurar que los objetivos comerciales sean alcanzados y que ambas partes obtengan beneficios significativos de la colaboración.
        
        Alineación de valores
        
        Los valores de la marca patrocinadora y la entidad deportiva deben de estar en sintonía
        
        Participación de la audiencia
        
        Interacciones significativas con la audiencia
        
        Integración digital
        
        Integración de los mensajes del patrocinador en las plataformas del evento
        
        Impacto en la comunidad
        
        Generan atractivos adicionales los patrocinios que contribuyen a la comunidad
        
        Exclusividad y derechos
        
        Tener la exclusividad de proveduría para tener una ventaja competitiva significativa
        
        Oportunidades de activación
        
        Utilizar el evento como oportunidad de presentación de productos
        
        Longevidad y legado
        
        Generar una relación duradera para convertirse en parte de la identidad del evento
      - Involucrando a la comunidad para generar entusiasmo
        
        Generando experiencias personalizadas
        
        Aprovechando las redes sociales
        
        Realizando iniciativas inclusivas
        
        Haciendo asociaciones colaborativas
        
        Participando en tiempo real
        
        Generando la interacción post evento
      - Técnicas innovadoras de marketing digital
        
        Publicidad hiperdirigida
        
        Generando campañas dirigidas al usuario que ha mostrado intereses específicos
        
        Contenido interactivo
        
        Mejorar la experiencia del usuario con tecnologías de realidad virtual o interacciones virtuales
        
        Asociaciones con influencers
        
        Ampliar el alcance con la presencia de personas de interés
        
        Marketing de contenidos
        
        Contenido valioso para la comunidad deportiva
        
        Gamificación
        
        Incorporar elementos de juego para aumentar la participación
        
        Historias en redes sociales
        
        Realizar marketing en tiempo real y actualizaciones instantáneas
        
        Personalización de correo electrónico
        
        Personalizar los correos electrónicos según las preferencias y comportamiento del usuario
        
        Aplicaciones móviles
        
        Canal directo para actualizaciones, venta y participación
    - - La facilidad y comodidad con la que los asistentes pueden participar y disfrutar del evento.
        
        Selección del lugar
        
        Es indispensable tomar en cuenta la ubicación, accesibilidad del transporte, las instalaciones y servicios disponibles y opciones de estacionamiento.
        
        Gestión del tráfico y transporte
        
        Desarrollar planes de transporte integrales con rutas de acceso claras, estacionamientos, transporte complementario y mejora de la movilidad en general
        
        Experiencia del espectador
        
        Ofrecer varios servicios y comodidades, implementar tecnología y facilitar la participación de los espectadores
        
        Planificación operativa
        
        Coordinar las actividades y recursos de manera efectiva, asignando al personal, comunicándose claramente y enfocándose en el servicio al cliente.
        
        Evaluación continua
        
        Recopilar información para identificar áreas de mejora y ajustar los procesos.
    - - Es una estimación detallada de todos los ingresos y gastos necesarios para planificar, organizar y ejecutar un evento.
        
        Este documento financiero es crucial para asegurar que el evento se lleve a cabo de manera efectiva y dentro de los límites financieros establecidos.
        
        Costos fijos
        
        Costos que permanecen constantes independientemente del número de asistentes del evento
        
        Alquiler de instalaciones
        
        Honorarios del personal
        
        Costos variables
        
        Son costos que fluctúan de acuerdo a la cantidad de participantes/ espectadores.
        
        Es indispensable realizar una estimación precisa del número esperado de asistentes para ajustar los recursos, siempre manteniendo una flexibilidad adecuada.
        
        TIPOS DE PRESUPUESTO
        
        Presupuestos adaptados al evento
        
        Diseñados de manera personalizada, considerando las características únicas del evento, adaptando los recursos disponibles para satisfacer demandas particulares.
        
        Eventos adaptados al presupuesto
        
        Se planifican y diseñan con base en un presupuesto preestablecido como limitación financiera.
        
        Estructurar organizadamente los datos de gastos e ingresos a través de una Plantilla de presupuesto en excel
        
        Dividida en secciones y categorías
        
        Gastos de alquiler de espacios
        
        Gastos de comida y bebida
        
        Gastos de alojamiento y transporte
        
        Gastos de decoración y señalización
        
        Costos fijos y variables
        
        Ingresos de patrocinadores
        
        Ingresos por publicidad
        
        Ingresos por venta de boletos
        
        Creando un apartado para reserva por imprevistos.
        
        Generalmente entre el 10% y el 20% del presupuesto total, generando seguridad ante posibles contratiempos y mitigar riesgos financieros.
    - - Establecer los cimientos estratégicos y logísticos del desarrollo del evento
        
        Definir objetivos y alcance
        
        Análisis de viabilidad
        
        Investigación del mercado y audiencia
        
        Establecimiento del presupuesto preliminar
        
        Identificación de socios y colaboradores potenciales
        
        Elaboración de cronograma tentativo
      - Fases del plan de trabajo
        
        Fase de preparación
        
        Establecer la base y los cimientos para el evento.
        
        Definición de objetivos y alcance del evento
        
        Análisis de viabilidad
        
        Investigación de mercado y audiencia
        
        Establecimiento de presupuesto preliminar
        
        Identificación de socios y colaboradores potenciales
        
        Elaboración de cronograma tentativo
        
        Fase de planificación
        
        Desarrollar un plan detallado para la ejecución del evento.
        
        Elaboración del plan de proyecto
        
        Asignación de responsabilidades
        
        Desarrollo del calendario de actividades
        
        Gestión de recursos
        
        Elaboración del plan de comunicación
        
        Establecimiento de estrategias de promoción y marketing
        
        Gestión de riesgos y contingencias
        
        Evaluación y ajuste continuo
        
        Fase de ejecución
        
        Implementar el plan y llevar a cabo el evento.
        
        Coordinación de equipos y recursos
        
        implementación del plan de proyecto
        
        Gestión de la logística
        
        Supervisión de la seguridad y el control de multitudes
        
        Coordinación de actividades deportivas
        
        Gestión de la experiencia del cliente
        
        Monitoreo del cumplimiento de normativas y regulaciones
        
        Comunicación y coordinación continuas
        
        Fase de evaluación
        
        Analizar el éxito del evento y aprender de la experiencia para futuras ediciones.
        
        Recopilación de datos y retroalimentación
        
        Análisis e resultados y desempeño
        
        Comparación de objetivos y expectativas
        
        Identificación de mejoras y recomendaciones
        
        Elaboración de informes y documentación
        
        Revisión de estrategias y planificación futura
        
        Celebración de logros y reconocimiento
- - - - ORGANIZACIÓN PASO A PASO
        
        Definición de un objetivo y estructura organizativa
        
        Elegir un nombre original
        
        Definir el cronograma
        
        Seleccionar el deporte y participantes
        
        Encontrar el lugar adecuado
        
        Gestionar las habilitaciones, licencias y seguros
        
        Solicitar presupuestos y buscar alianzas estratégicas
        
        Sanciona reglamentos y normativas
        
        Firmar convenios y acuerdos con socios estratégicos
        
        Plan de comunicación
        
        Estrategia de medios y redes sociales
        
        Información a participantes, invitados y prensa
        
        Selección de referis y jueces
        
        Aspectos logísticos
        
        Diseño de credenciales e identificaciones
        
        Contratación de proveedores de servicios
        
        Organización de aspectos protocolares
        
        Área de contacto con la prensa
        
        Destacar a los patrocinadores
        
        Plan alternativo de suspensión
        
        Medición del impacto
        
        Informe económico
      - FORMATOS MÁS COMUNES
        
        Ligas y torneos de liga
        
        Competiciones en las que varios equipos o individuos compiten entre sí a lo largo de una temporada para determinar un campeón basado en el rendimiento acumulado.
        
        Eliminatorias y torneos de knokout
        
        Competencias en las que los participantes se enfrentan en rondas sucesivas, y los perdedores de cada ronda son eliminados hasta que solo queda un campeón.
        
        Juegos olímpicos y eventos multideportivos
        
        Grandes eventos internacionales que incluyen una variedad de deportes y competencias, reuniendo a atletas de todo el mundo para competir en diferentes disciplinas.
        
        Maratones y carreras de resistencia
        
        Pruebas de larga distancia donde los participantes recorren un trayecto extenso, poniendo a prueba su resistencia y capacidad física.
        
        Eventos de exhibición y all star games
        
        Competencias o juegos organizados principalmente para el entretenimiento, destacando a los mejores atletas de una liga o deporte en partidos sin la presión de la competencia regular.
        
        Competiciones de deportes extremos
        
        Eventos que incluyen deportes de alto riesgo y adrenalina, a menudo realizados en entornos naturales desafiantes o en instalaciones especialmente diseñadas.
      - ELEMENTOS CLAVE
        
        Competidores
        
        Atletas o equipos que participan en el evento deportivo con el objetivo de ganar o lograr una posición destacada.
        
        Reglas y regulaciones
        
        Normas del juego y competencia.
        
        Árbitros y oficiales
        
        Aplican y supervisan las reglas.
        
        Público y espectadores
        
        Asisten para ver y apoyar.
        
        Instalaciones y equipamiento
        
        Espacios físicos y materiales necesarios para llevar a cabo el evento deportivo, como estadios, canchas, y equipos específicos del deporte.
        
        Premios y reconocimientos
        
        Recompensas otorgadas a los competidores por su desempeño, que pueden incluir trofeos, medallas, certificados y premios en efectivo.
        
        Patrocinadores y financiamiento
        
        Entidades que proporcionan apoyo financiero o recursos a cambio de publicidad y otras oportunidades de marketing durante el evento.
        
        Ceremonias de apertura y clausura
        
        Eventos formales que marcan el inicio y el fin de un evento deportivo, a menudo incluyen desfiles, discursos y presentaciones culturales.
    - - Es el documento que proporciona una estructura cronológica que guía la planificación del evento desde el inicio hasta su culminación y más allá.
        
        CRONOGRAMA
        
        El cronograma es un factor determinante para alcanzar el éxito y la ejecución de los eventos.
        
        Es una herramienta que proporciona una guía detallada de las actividades a llevar a cabo en un periodo de tiempo específico.
        
        Estructura de los cronogramas
        
        Eje de actividades
        
        Es el registro detallado de tareas a ejecutar durante la preparación del evento, incluye las actividades necesarias en una disposición verticalpara su comprensión.
        
        Eje temporal
        
        Determina la secuencia temporal de las actividades programadas, desglosando en meses, días semanas, etc. Se considera de manera clara la duración prevista para cada actividad del evento.
        
        Ventajas de los cronogramas
        
        Facilita la comprensión de las responsabilidades individuales y la claridad de las tareas
        
        Facilita la supervisión del progreso y ayuda a evitar retrasos
        
        Ayuda a organizar eficientemente los recursos disponibles
        
        Asigna objetivos de manera clara con sus fechas de realización, hoja de ruta y alinea los mismos con el plan de negocio
    - - Es la etapa en la cual se asegura la disponibilidad oportuna y adecuada de los recursos necesarios para la realización del evento. Identificando las necesidades y procediendo a la selección y adquisición de los recursos. Gestionando los inventarios y el almacenamiento.
        
        LOGÍSTICA
        
        Consiste en la preparación del espacio, trasladó de material, gestión de personal y adquisición de elementos necesarios.
        
        Planificación logística
        
        Gestión de materiales
        
        Gestión de Catering
        
        Gestión de Montaje
        
        Gestión de personal
        
        Previsión de gastos
        
        SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS
        
        Es importante el cuidado a las prácticas de logística, optimizando la organización y el almacenamiento, esto repercute en la percepción de la marca organizadora y su capacidad para destacar en el mercado
    - - La ubicación influye en la experiencia general del evento, su éxito y reputación.
        
        Aspectos a considerar
        
        Accesibilidad
        
        Ser suficiente en espacio y capacidad
        
        Instalaciones adecuadas de alta calidad
        
        Buen entorno y ambiente general
        
        Seguridad
        
        Disponibilidad de servicios
        
        Flexibilidad de adaptar espacios
        
        Relación calidad - Precio
        
        PASO A PASO
        
        Evaluar las necesidades
        
        Definir escala, tipo y propósito del evento. Perfil, preferencias y expectativas de los asistentes
        
        Investigación y comparación
        
        Realizar una comparativa después de una investigación exhaustiva para determinar el lugar más adecuado para el evento. Utilizar un análisis DAFO
        
        Visitas y evaluaciones en persona
        
        Verificar las instalaciones en diferentes momentos y días
        
        Flexibilidad y creatividad
        
        Explocar opciones para obtener condiciones favorables y personalizar el diseño del lugar para adaptarlo a lograr su mejor valor
        
        Consideración de riesgos y contingencias
        
        Considerar los posibles riesgos y desarrollar un plan de contingencia con alternativas en caso de contratiempos.
        
        Búsqueda de retroalimentación y mejora
        
        Recopilar comentarios y opiniones de los asistentes. Realizar un análisis DAFO para identificar áreas de mejora.
      - Ubicación Protocolar
        
        Son las pautas por las cuales se rige el evento para garantizar una disposición que contribuya a la visibilidad y reconocimiento de participantes destacados.
        
        El orden protocolar se usa para ubicar a las personalidades y autoridades por un orden de presedencia basado en importancia, asegurando la jerarquía.
        
        La decoración contribuye a la ubicación protocolar con banderas, pancartas, flores, etc.
    - - Se crean en función de los objetivos específicos buscados y del público objetivo.
        
        Campañas de promoción del evento
        
        Difunden información clave como fechas, ubicación, horarios y actividades destacadas. Su objetivo es atraer la atención del público objetivo.y aumentar la asistencia del evento
        
        Campañas de participación y compromiso
        
        Incluyen concursos, desafíos, sorteos, y actividades interactivas que buscan crear una experiencia estimulante para el público aumentando su compromiso y lealtad a la marca.
        
        Campañas de sensibilización y responsabilidad social
        
        Abordan temas importantes para la sociedad o medio ambiente y se usan para sensibilizar y generar un impacto positivo en la comunidad.
        
        Campañas de patrocinio y colaboración
        
        Se usan como estrategias de marketing con acciones de promoción específicas dirigidas y oportunidades de networking
        
        Campañas de comunicación interna
        
        Son usadas para comunicar información importante con el equipo interno y garantizar la ejecución exitosa del evento.
        
        MARKETING DEPORTIVO
        
        Son alianzas entre marcas y deportistas o equipos que se usan como oportunidad de negocio
        
        Se consideran aspectos particulares
        
        Identificar necesidades
        
        Investigación previa para identificar las necesidades a cubrir.
        
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        Elaboración de un buyer persona
        
        Elaboración de un mapa de stakeholders, establecer el target
        
        1 more item...
        
        Establecimiento de objetivos S.M.A.R.T.
        
        Objetivos S.M.A.R.T definidos y asignar acciones concretas para alcanzarlos
        
        1 more item...
        
        Cuidado de la identidad de marca
        
        Tener la identidad de la marca presente a lo largo de todo el plan, alineada con sus valores
        
        1 more item...
        
        Presupuestos
        
        Alinear el plan con el presupuesto disponible
        
        Timings
        
        Calendarizar las acciones y disponer de una hoja de ruta
        
        1 more item...
        
        Análisis de resultados
        
        Realizar un seguimiento y analizar resultados, evaluar si los objetivos se lograron
        
        1 more item...
        
        Beneficios de realizar un plan de marketing deportivo
        
        Ayuda a alcanzar objetivos financieros y comerciales, también fortalece la relación con los fans, mejora la imagen de la marca y asegura un crecimiento sostenible a largo plazo.