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5 - Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD –…
5 - Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD – E - Arq Brasil - Procedimentos e Operações Técnicas do Sistema de Gestão Arquivística de Documentos Digitais e Não Digitais - Parte 2: Avaliação: Pesquisa e Segurança
2)Avaliação
- Permite racionalizar o acúmulo de documentos nas fases corrente e intermediária,
facilitando a constituição dos arquivos permanentes.
O SIGAD deve identificar a temporalidade e a destinação previstas para o documento no
momento da captura de acordo com a Tabela de Temporalidade
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✓ Transferência
- Passagem de documentos ao arquivo intermediário mediante listagem de
transferência;
✓ Eliminação
- Destruir os documentos e elaborar instrumentos (listagem, edital de ciência e termo de eliminação)
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✓ Recolhimento
.
- Passagem de documentos ao arquivo permanente mediante listagem de recolhimento;
- Não deverão ser encaminhados ao recolhimento documentos com classificação em grau de sigilo e/ou submetidos à criptografia;
3) Pesquisa, localização e apresentação dos documentos
- Funções de recuperação e acesso aos documentos e às informações neles contidas, de forma a facilitar a condução das atividades e satisfazer os requisitos relativos à transparência do órgão ou entidade
4) Segurança
- Controles de acesso e procedimentos de segurança que garantam a integridade dos
documentos;
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