Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD – E - Arq Brasil - Instrumentos Utilizados na Gestão de Documentos - Procedimentos e Operações Técnicas do Sistema de Gestão Arquivística de Documentos Digitais e Não Digitais - Parte 1: Captura

1) Captura

Consiste em declarar um documento como um documento arquivístico, incorporando-o ao sistema de gestão arquivística por meio de:

registro;

• classificação;

• indexação;

• atribuição de restrição de acesso;

• arquivamento.

Tem por objetivo:

• identificar o documento como documento arquivístico;
• demonstrar a relação orgânica dos documentos

São exemplos de documentos que exigem captura aqueles que:

• responsabilizam uma organização ou indivíduo por uma ação;

• documentam uma obrigação ou responsabilidade;

• estão relacionados à prestação de contas do órgão ou entidade

1.2 Classificação

1.4 Atribuição de restrição de acesso

1.3 Indexação

Registro

(formalizar a captura do doc no SIGAD por meio da atribuição de um
identificador + descrição informativa)

  • Inclui metadados:

• data/hora do registro

• autor

• título ou descrição abreviada

  • Consiste em analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e de
    selecionar a classe sob a qual serão recuperados;
  • Faz uso do plano de classificação e envolve o seguintes passos:

• identificar a ação ou atividade registrada no/pelo documento;

• localizar a ação ou atividade no plano de classificação;

• comparar a atividade com a estrutura organizacional para verificar se é apropriada à unidade que gerou o documento;

• aplicar as normas/regras de classificação ao documento.

.

  • Consiste na atribuição de termos à descrição do documento, utilizando por, exemplo, o tesauro e o próprio plano de classificação.
  • Tem como objetivo ampliar as possibilidades de busca e facilitar a recuperação dos documentos
  • A seleção dos termos para indexação pode ser feita com base em:

• tipo documental;

• título ou cabeçalho do documento;

• assunto do documento: palavras-chave ou termos compostos que representem corretamente o conteúdo do documento;

Consiste em analisar docs com relação às precauções de segurança, ou seja, se são
considerados ostensivos ou sigilosos

A atribuição de restrições de acesso deve ser feita no momento da captura no SIGAD, com base no
esquema de classificação de segurança

1.5 Arquivamento

Consiste em colocar e conservar numa mesma ordem, documentos devidamente classificados de acordo com o plano de classificação, de forma que eles fiquem protegidos e sejam facilmente localizados e manuseados.

É uma operação necessária para a contagem de prazos de guarda