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Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD – E -…
Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD – E - Arq Brasil - Instrumentos Utilizados na Gestão de Documentos - Procedimentos e Operações Técnicas do Sistema de Gestão Arquivística de Documentos Digitais e Não Digitais - Parte 1: Captura
1) Captura
Consiste em declarar um documento como um documento arquivístico, incorporando-o ao sistema de gestão arquivística por meio de:
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Tem por objetivo:
• identificar o documento como documento arquivístico;
• demonstrar a relação orgânica dos documentos
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1.2 Classificação
- Consiste em analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e de
selecionar a classe sob a qual serão recuperados;
- Faz uso do plano de classificação e envolve o seguintes passos:
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• comparar a atividade com a estrutura organizacional para verificar se é apropriada à unidade que gerou o documento;
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1.3 Indexação
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- Consiste na atribuição de termos à descrição do documento, utilizando por, exemplo, o tesauro e o próprio plano de classificação.
- Tem como objetivo ampliar as possibilidades de busca e facilitar a recuperação dos documentos
- A seleção dos termos para indexação pode ser feita com base em:
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• assunto do documento: palavras-chave ou termos compostos que representem corretamente o conteúdo do documento;
Registro
(formalizar a captura do doc no SIGAD por meio da atribuição de um
identificador + descrição informativa)
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1.5 Arquivamento
Consiste em colocar e conservar numa mesma ordem, documentos devidamente classificados de acordo com o plano de classificação, de forma que eles fiquem protegidos e sejam facilmente localizados e manuseados.
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