Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD – E - Arq Brasil - Instrumentos Utilizados na Gestão de Documentos - Procedimentos e Operações Técnicas do Sistema de Gestão Arquivística de Documentos Digitais e Não Digitais - Parte 1: Captura
1) Captura
Consiste em declarar um documento como um documento arquivístico, incorporando-o ao sistema de gestão arquivística por meio de:
registro;
• classificação;
• indexação;
• atribuição de restrição de acesso;
• arquivamento.
Tem por objetivo:
• identificar o documento como documento arquivístico;
• demonstrar a relação orgânica dos documentos
São exemplos de documentos que exigem captura aqueles que:
• responsabilizam uma organização ou indivíduo por uma ação;
• documentam uma obrigação ou responsabilidade;
• estão relacionados à prestação de contas do órgão ou entidade
1.2 Classificação
1.4 Atribuição de restrição de acesso
1.3 Indexação
Registro
(formalizar a captura do doc no SIGAD por meio da atribuição de um
identificador + descrição informativa)
- Inclui metadados:
• data/hora do registro
• autor
• título ou descrição abreviada
- Consiste em analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e de
selecionar a classe sob a qual serão recuperados;
- Faz uso do plano de classificação e envolve o seguintes passos:
• identificar a ação ou atividade registrada no/pelo documento;
• localizar a ação ou atividade no plano de classificação;
• comparar a atividade com a estrutura organizacional para verificar se é apropriada à unidade que gerou o documento;
• aplicar as normas/regras de classificação ao documento.
.
- Consiste na atribuição de termos à descrição do documento, utilizando por, exemplo, o tesauro e o próprio plano de classificação.
- Tem como objetivo ampliar as possibilidades de busca e facilitar a recuperação dos documentos
- A seleção dos termos para indexação pode ser feita com base em:
• tipo documental;
• título ou cabeçalho do documento;
• assunto do documento: palavras-chave ou termos compostos que representem corretamente o conteúdo do documento;
Consiste em analisar docs com relação às precauções de segurança, ou seja, se são
considerados ostensivos ou sigilosos
A atribuição de restrições de acesso deve ser feita no momento da captura no SIGAD, com base no
esquema de classificação de segurança
1.5 Arquivamento
Consiste em colocar e conservar numa mesma ordem, documentos devidamente classificados de acordo com o plano de classificação, de forma que eles fiquem protegidos e sejam facilmente localizados e manuseados.
É uma operação necessária para a contagem de prazos de guarda