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Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD –…
Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD – Conceitos. SIGAD x GED
d. GED (Gerenciamento eletrônico de documentos):
conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada (banco de dados, mensagens de correio eletrônico) de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.
e. Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD):
é uma solução informatizada que visa o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos. Pode compreender um software particular ou um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda.
Tem que ser capaz de manter a relação orgânica entre os documentos e de garantir
a confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, aos documentos arquivísticos (valor de prova das atividades).
Nos documentos não digitais
o SIGAD apenas apoia o registro dos metadados desses
documentos.
Requisitos arquivísticos que caracterizam um SIGAD:
• Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos;
• Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do documento arquivístico como uma unidade complexa. Por exemplo, um vídeo legendado e com fotos adicionadas são componentes digitais que devem ser guardados também;
• Gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos;
• Registro de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos documentos ( jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico);
• Estabelecimento de relacionamento entre documentos digitais e não digitais;
• Manutenção da autenticidade dos documentos;
.
• Aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos, permitindo a seleção dos documentos para eliminação ou para guarda permanente;
• Exportação de documentos para realizar a transferência ou recolhimento;
• Apoio à preservação dos documentos
O SIGAD inclui operações como:
• Captura de documentos;
• Aplicação do plano de classificação;
• Controle sobre os prazos de guarda e destinação;
• Armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservação a
médio e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais.
COMPARATIVO ENTRE SISTEMAS GED X SIGAD
Ged
Vimos que a tecnologia do GED é arcaica, não tem aplicação voltada para o documento que valorize as características arquivísticas
trata os documentos de maneira compartimentada; nem sempre incorpora o conceito arquivístico de ciclo de vida dos documentos. Possui funcionalidade de captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.
SIGAD:
Por outro lado, o SIGAD é mais completo
: parte de uma concepção orgânica, qual seja, a de que os documentos possuem uma inter-relação que reflete as atividades da instituição que os criou. Sua concepção tem que se dar a partir da implementação de uma política arquivística no órgão ou entidade. As funcionalidades de típicas são de gestão arquivística (classificação, avaliação, manutenção de autenticidade)
O e-ARQ Brasil é uma especificação de requisitos a serem cumpridos:
Organização produtora/recebedora de documentos;
• Sistema de gestão arquivística;
• Documentos a fim de garantir a sua confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.
Objetivos do e-Arq Brasil:
• Orientar a implantação da gestão arquivística de documentos arquivísticos digitais e não digitais;
• Fornecer especificações técnicas e funcionais, além de metadados, para orientar a aquisição e/ou a especificação e desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos;
• Desenvolver um sistema informatizado ou para avaliar um já existente destinado a gestão arquivística de documentos;
• Aplicável a sistemas que produzem documentos digitais, não digitais e híbridos