Sekretär peab tagama, et oleks olemas kõik vajalikud vahendid koosoleku sujuvaks pidamiseks. Nendeks võivad olla ekraanid, arvuti, projektorid, paber märkmete tegemiseks, kirjutusvahend, helitehnika, internetiühendus, mikrofonid. Enne ametikohtumise algust peab sekretär veenduma, et tehnilised vahendid ka töötavad, kui ei tööta, siis tuleb pöörduda hoone IT spetsialisti poole