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PRODUCCIÓN DOCUMENTAL - Coggle Diagram
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Poder Judicial del Estado de México
Escuela Judicial del Estado de México
Programa Técnico Superior Universitario en Gestión Documental
Segunda Promoción
Segundo Cuatrimestre
Módulo VII Producción Documental
Actividad: Mapa mental
Tarea 2. Sesión 5.
Docente: Claudia López Iglesias.
Alumno: Leonardo Cerecero Enríquez
CREACIÓN
Fase en la que se genera el documento. ya sea manualmente o electrónicamente.
Definición del tipo de documento: Se establece el tipo de documento a generar, considerando su finalidad, contenido, estructura y formato.
Establecimiento de requisitos: Se determinan los requisitos que debe cumplir el documento en cuanto a contenido, estilo, formato, presentación y aspectos legales.
Asignación de responsabilidades: Se definen los roles y responsabilidades de las personas involucradas en la creación del documento.
Elaboración del documento: Se redacta el contenido del documento, siguiendo la estructura y formato definidos.
Revisión y ajustes: Se realiza una revisión exhaustiva del documento para verificar la precisión, coherencia, claridad y cumplimiento de los requisitos.
TRAMITE
Fase en la que se procesa el documento, es decir, se le da seguimiento y se toman las medidas necesarias.
Recepción del documento: Se recibe el documento en el área responsable del trámite, ya sea en formato físico o electrónico.
Verificación de la documentación: Se verifica que el documento recibido cumpla con los requisitos establecidos para su trámite, incluyendo la completitud de la información, la legibilidad y la autenticidad.
Registro del documento: Se registra el documento en el sistema de gestión documental de la organización, asignándole un número de trámite único y creando un expediente digital.
Asignación del expediente: Se identifica el área de la organización que tiene la competencia para atender el trámite del documento recibido. Se asigna el expediente digital al responsable del trámite en el área correspondiente.
Análisis del expediente: El responsable del trámite revisa la información contenida en el expediente para comprender el caso y determinar los pasos a seguir. Se identifican si se requieren documentos o información adicional para completar el trámite. En caso de requerir información
REGISTRO
Fase en la que se asigna un número de identificación al documento y se ingresa en un sistema de gestión documental.
Generación del número de registro: Se genera un número de registro único para el documento, siguiendo la normativa interna de la organización.
Asignación del número al documento: Se asigna el número de registro al documento, tanto en el formato físico como en el electrónico.
Recepción del documento: Se recibe el documento en el área responsable del registro, ya sea en formato físico o electrónico.
Verificación del estado del documento: Se verifica el estado físico o digital del documento para detectar posibles daños o alteraciones.
Validación de la información: Se comprueba la integridad y completitud de la información contenida en el documento.
Asignación de metadatos: Se identifican y capturan los metadatos relevantes para el documento, como título, autor, fecha de creación, tema, palabras clave, resumen, formato, ubicación física o electrónica, y otros aspectos descriptivos.
Clasificación del documento: Se analiza el contenido del documento para determinar su categoría temática y tipo documental.
Asignación de número de registro: Se genera un número de registro único para el documento, siguiendo la normativa interna de la organización.
Ingreso al sistema de gestión documental: Se crea un registro electrónico del documento en el sistema de gestión documental de la organización, vinculando los metadatos y el número de registro al documento digital.
Almacenamiento del documento: Se almacena el documento en el repositorio digital o físico de la organización, de acuerdo con las políticas establecidas.
DISTRIBUCIÓN
Fase en la que se hace llegar el documento a las personas que lo necesitan. Esto puede hacerse de forma física o electrónica
Se distribuye el documento a las personas o unidades destinatarias, utilizando los canales adecuados (físicos o electrónicos).
Selección de documentos a distribuir: Se identifican los documentos y las personas o unidades que requieren recibirlos.
Consideración del propósito de la distribución: Se define el propósito de la distribución, ya sea para consulta, información, toma de decisiones, u otro fin específico.
Selección de la cantidad de copias: Se determina la cantidad de copias necesarias del documento para atender a los destinatarios identificados.
Preparación de los documentos para su distribución: Se reproducen las copias necesarias del documento, utilizando el formato y medio adecuados (físico o electrónico). Se añaden elementos identificativos, como el número de registro, fecha de distribución y nombre del destinatario. Se empaquetan y rotulan adecuadamente los documentos para su envío o entrega.
Elección del canal de distribución: Se evalúan las opciones de distribución disponibles, considerando factores como la urgencia, el costo, la seguridad y la accesibilidad para los destinatarios. Se selecciona el canal de distribución más adecuado para cada caso, pudiendo ser correo físico, correo electrónico, mensajería, plataforma digital o entrega personal.
Ejecución de la distribución: Se envían o entregan los documentos a los destinatarios seleccionados, siguiendo el canal de distribución elegido.
Registro de la distribución: Se registra la distribución de los documentos, incluyendo la fecha, el canal utilizado, la cantidad de copias entregadas y los destinatarios.
¿QUE ES PRODUCCIÓN DOCUMENTAL?
Es el conjunto de actividades y procesos que se llevan a cabo para crear, registrar, distribuir y tramitar documentos en una organización. Estos documentos pueden ser de diversa índole, como informes, contratos, correos electrónicos, etc.