Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Види документів - Coggle Diagram
Види документів
Документи класифікують за такими ознаками:
спосіб фіксації інформації;
зміст;
назва;
вид;
складність;
місце складання;
термін виконання;
походження;
гласність;
юридична сила
стадія виготовлення;
термін зберігання;
рід діяльності та ін.
За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:
письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;
графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;
фото- й кінодокументи - такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;
фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).
За змістом документи поділяють на:
організаційно-розпорядчі;
фінансово-розрахункові;
постачально-збутові та ін.
За видами документи поділяють на:
типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих і організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;
трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;
індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. За складністю документи бувають:
прості, що містять інформацію з одного питання;
складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань. Слід ураховувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.
За місцем складання розрізняють такі документи:
внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) і не виходять за його межі;
зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.
За терміном виконання документи бувають:
термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою "Терміново";
нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).
За походженням документи поділяють на:
службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);
офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).
За гласністю документи бувають:
звичайні,
таємні;
конфіденційні
За юридичною силою бувають такі документи:
справжні
(істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами.
фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.
нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;
чинні;
За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:
оригінали
- перші або єдині примірники офіційних документів;
копії
- документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені.
відпуск
(повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір);
витяг
(копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена);
дублікат
(повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).
За терміном зберігання розрізняють:
документи постійного зберігання;
документи тривалого (понад 10 років) зберігання;
документи тимчасового (до 10 років) зберігання.
За родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують таким чином:
організаційно-розпорядча;
стандартів та технічних умов;
планова;
звітно-статистична;
конструкторська;
технологічна;
розрахунково-грошова;
з ціноутворення.
За назвою розрізняють:
накази;
положення;
протоколи;
розпорядження;
вказівки;
інструкції;
правила;
статути;
звіти;
ордери;
плани;
службові листи;
заяви тощо.
