Please enable JavaScript.

Coggle requires JavaScript to display documents.

EVENTOS LIFESTYLE & MODA - Coggle Diagram

- - - - PASOS DEL PROCESO
        
        Identificación de los objetivos empresariales
        
        Ejemplos comunes
        
        Aumentar las ventas
        
        Demostraciones comerciales
        
        Construir la marca
        
        Eventos de networking y conferencias para fortalecer la reputación de marca y la interacción
        
        Reducir rotación de personal
        
        Actividades de integración, fomentar el compañerismo y compromiso de los empleados.
        
        Alineación de los objetivos empresariales con la estrategia del evento
        
        Seleccionar el tipo de evento que se ajuste a las prioridades comerciales
        
        Comprender los recursos
        
        Saber con qué contamos a disposición
        
        Dinero Disponible
        
        Tiempo disponible
        
        Personal disponible
        
        Apoyo proporcionado por la empresa para realizar el evento
        
        Conocimientos sobre la gestión de eventos
        
        Tecnologías disponibles para facilitar la planificación y ejecución
        
        Planificación del calendario de evento
        
        Selección adecuada de fechas, considerar días festivos o eventos importantes.
        
        Asignar plazos realistas para cada tarea y actividad para generar un cronograma que garantice los plazos establecidos
        
        Establecimiento de objetivos claros
        
        ¿Qué principios se deben tomar en cuenta?
        
        Establecer una fecha límite
        
        Objetivos medibles
        
        Eliminar la ambigüedad
        
        Objetivos realistas
        
        Comenzar con antelación
        
        Estrategia de comunicación
        
        Es el pilar fundamental en la materialización del éxito del evento.
        
        Aumentar la afluencia de asistentes
        
        Atraer el mayor número de patrocinadores
        
        Facilitar la gestión logística para los invitados
        
        Aumentar la visibilidad del evento
        
        Desafíos a considerar en la estrategia de comunicación
        
        Establecer canales de comunicación efectivos dentro de la organización
        
        ¿Cómo?
        
        Facilitando la comunicación entre los diversos equipos y departamentos
        
        Habilidad para expresar de manera adecuada las necesidades y requerimientos asociados a la organización del evento.
        
        ¿Cómo?
        
        Comunicando de manera adecuada las necesidades del evento con proveedores externos.
        
        Presentación efectiva de la identidad de marca y los eventos asociados
        
        ¿Cómo?
        
        Facilitando la comprensión y comunicación efectiva de los valores fundamentales de la marca a todas las partes interesadas.
        
        Fortalecimiento de la presencia en línea del evento
        
        ¿Cómo?
        
        Planificando cuidadosamente la comunicación digital
        
        Comunicación efectiva con el grupo objetivo y la promoción del evento
        
        ¿Cómo?
        
        Estableciendo la forma en que se comunica y promociona el evento a los públicos objetivo y los stakeholders.
        
        Etapas de elaboración del plan de comunicación
        
        Definición de metas y stakeholders
        
        Identificar el propósito del evento
        
        Identificación del mensaje clave y canales de comunicación
        
        Esbozo de actividades ejecutivas
        
        Enfoque en los comportamientos cambiantes
        
        Moldear lo que las audiencias conocen, sienten y hacen, entender al público objetivo y los factores de influencia
        
        Establecimiento de KPIs
        
        Evaluar el éxito de la estrategia con métricas que se analicen para determinar el éxito de la estrategia de comunicación
        
        PLAN DE TRABAJO DE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
        
        Es la estructura que garantiza que todas las actividades se implementen de manera eficiente, garantizando el éxito del evento.
        
        ¿CUÁLES SON LOS ASPECTOS CLAVES A ABORDAR?
        
        Asignar las responsabilidades
        
        Garantizar la definición clara de cada tarea y sus expectativas resultantes.
        
        Gestión de riesgo
        
        Generar estrategias que minimicen el impacto de los riesgos potenciales y dificultades.
        
        Monitoreo y evaluación.
        
        Revisar con regularidad el progreso del evento con relación a los objetivos y realizar los ajustes necesarios.
      - Aspectos a considerar para el evento
        
        CONVENIENCIA
        
        Priorizar la comodidad, accesibilidad y eficiencia en todos los aspectos del evento, asegurando una experiencia sin contratiempos.
        
        UBICACIÓN ESTRATÉGICA
        
        Accesibilidad de transporte, estacionamientos seguros, Disponibilidad de servicios de transporte
        
        Proximidad de servicios complementarios: Cercanía de hoteles, restaurantes, tiendas, etc.
        
        Infraestructura y facilidades. Un lugar con buenas instalaciones y suficiente capacidad, con las comodidades necesarias.
        
        Ambiente y atractivo: Espacios modernos, elegantes, vistas, etc.
        
        Seguridad y comodidad, garantizando la tranquilidad de los asistentes.
        
        HORARIO Y DURACIÓN ADECUADOS
        
        Las preferencias de horario del público objetivo.
        
        Evitar conflictos de agenda, investigar días feriados, festividades y eventos importantes.
        
        Adaptación al estilo de vida con el horario y considerar la duración óptima del evento.
        
        Aprovechamiento de momentos oportunos para atraer mayor audiencia.
        
        Flexibilidad y adaptabilidad. Monitorear las condiciones del mercado y los factores externos.
        
        PLANIFICACIÓN Y LOGÍSTICA EFICIENTE
        
        Gestión del flujo de asistentes
        
        Plano detallado del espacio, identificación de áreas clave, puntos de registro, áreas de descanso, salas de conferencias, etc.
        
        Coordinación de proveedores
        
        Catering, servicios audiovisuales, seguridad, limpieza, etc
        
        Gestión de la cadena de suministro
        
        Gestión de inventarios, entrega de materiales, supervisión de almacenamiento y distribución
        
        Planificación de transporte y estacionamiento
        
        Gestión de la tecnología y las comunicaciones
        
        PRESUPUESTO
        
        Es indispensable crear un enfoque integral para la comprensión de objetivos y la gestión de los recursos financieros.
        
        GASTOS DEL EVENTO
        
        GASTOS DE PROVEEDORES
        
        Catering
        
        Fotografía y ideografía
        
        Señalización y decoración
        
        GASTOS DE TECNOLOGÍA DE EVENTOS
        
        Herramientas de gestión de eventos
        
        Aplicación para eventos
        
        Integración de sistemas
        
        Transmisiones en vivo
        
        GASTOS DE MARKETING
        
        Optimización de motores de búsqueda SEO y marketing de motores de búsqueda SEM
        
        Campañas de relaciones públicas
        
        Publicidad en redes sociales
        
        GASTOS EN EL SITIO DEL EVENTO
        
        Costo del lugar donde se llevará a cabo el evento
        
        Honorarios de oradores y animadores
        
        Personal del evento
        
        INGRESOS POTENCIALES DEL EVENTO
        
        Patrocinios
        
        Venta de mercancía
        
        Donaciones
        
        Venta de alimentos y bebidas
        
        ESTRATEGIAS PARA ESTIRAR EL PRESUPUESTO
        
        Aprovechamiento de influencers
        
        Utilizar herramientas online gratuitas
        
        Contratar freelancers o voluntarios
        
        Reservar un fondo de emergencia
- - - - Equipo
        
        Seleccionar, capacitar y motivar al equipo crea mayores posibilidades de éxito y un rendimiento óptimo
        
        Definición de roles y responsabilidades
        
        Comunicación abierta y transparente
        
        Fomento del trabajo en equipo y colaboración
        
        Desarrollo de habilidades y capacitación continua
        
        Gestión efectiva del tiempo y los recursos
        
        Reconocimiento y motivación del equipo
        
        Selección de equipo multidisciplinario
      - Calendario
        
        Se utiliza como herramienta para la gestión de riesgos al identificar posibles puntos críticos y asignar tiempo adicional
        
        Coordinación de actividades
        
        Asignación de recursos
        
        Gestión del tiempo y plazos
        
        Adaptabilidad y flexibilidad
        
        Planificación estratégica
      - Aprovisionamiento
        
        Es el conjunto de procesos y estrategias que garantizan el suministro eficiente y oportuno de recursos
        
        ETAPAS
        
        Identificación de necesidades
        
        Planificación estratégica
        
        Selección de proveedores
        
        Negociación de términos y condiciones
        
        Adquisición de recursos
        
        Gestión de inventarios y logística
        
        Supervisión y control
      - Ubicación
        
        La ubicación transmite un mensaje y crea una atmósfera que refleja la visión de la marca
        
        ¿Cómo se elige el lugar adecuado?
        
        Adecuandose al tema y al estilo
        
        Asegurando la accesibilidad y el transporte
        
        Adecuando la capacidad y el espacio
        
        Proyectando la imagen y el prestigio
        
        Asegurando la disponibilidad de servicios y facilitando la logística
        
        Ofreciendo una experiencia memorable para el cliente
    - - Las campañas ayudan a establecer la identidad de la marca, atraen a la audiencia adecuada y generan participación, además de generar interés y expectación en torno al evento.
        
        ELEMENTOS IMPORTANTES PARA LA CREACIÓN DE CAMPAÑAS EXITOSAS
        
        Definición de objetivos claros
        
        Deben ser objetivos SMART: Medibles, alcanzables, relevantes y temporales.
        
        Deben de tener claras las metas específicas del evento
        
        Aumentar la asistencia
        
        Fortalecer la percepción de la marca
        
        Aumentar la venta de productos
        
        Promover la participación en redes sociales
        
        Conocimiento del público objetivo
        
        Consiste en comprender los comportamientos, las necesidades, los valores y las preferencias del público en relación con el evento y la marca.
        
        ¿CUÁLES SON LAS TÉCNICAS DE RECOGIDA DE DATOS?
        
        Con encuestas
        
        2 more items...
        
        Entrevistas
        
        1 more item...
        
        Historial de conversaciones
        
        1 more item...
        
        Observación
        
        1 more item...
        
        Focus Group
        
        1 more item...
        
        Formularios de contacto
        
        1 more item...
        
        Fuentes abiertas
        
        1 more item...
        
        Monitoreo de redes sociales
        
        1 more item...
        
        Análisis del sitio web
        
        1 more item...
        
        Creación de mensajes relevantes y atractivos
        
        Estos mensajes deben ser relevantes para las necesidades, intereses y valores de la audiencia.
        
        Deben ser creativos, únicos y memorables.
        
        Selección de canales de comunicación adecuados
        
        Seleccionar adecuadamente los canales garantizan la llegada efectiva del mensaje a la audiencia objetivo
        
        Integración de estrategias multicanal
        
        Se deben utilizar una combinación de canales de comunicación complementarios para amplificar el mensaje del evento y aumentar su alcance.
        
        Incorporación de elementos interactivos y experienciales
        
        Son elementos que generan la participación y generan mayor impacto
        
        ¿Como cuáles?
        
        Concursos
        
        Activaciones de marca en lugares clave
        
        Experiencias de realidad aumentada o realidad virtual
        
        Medición y análisis de resultados
        
        Evalúan la efectividad de la campaña, facilitando realizar ajustes si es necesario.
- - - - Es indispensable formar un equipo cohesionado y multidisciplinario
        
        AREAS PRINCIPALES DE GESTIÓN
        
        EQUIPO CREATIVO
        
        Ofrecen soluciones escenográficas, creación de espacios, aplicaciones gráficas y guión del evento.
        
        Responsabilidades
        
        Presentación de propuestas escenográficas alineadas con los objetivos del cliente y el evento.
        
        Ofrecer alternativas técnicas y constructivas viables, ajustados a los presupuestos.
        
        Generar soluciones imaginativas para los contenidos del evento.
        
        EQUIPO DE PRODUCCIÓN Y LOGÍSTICA
        
        Coordina y gestiona los aspectos operativos y logísticos, desde la conceptualización hasta el desmontaje y cierre.
        
        Responsabilidades
        
        Planificación de cada etapa
        
        Reserva de locaciones
        
        Coordinación de proveedores y contratistas
        
        Gestión de recursos
        
        Elaboración de cronogramas detallados
        
        Ejecución del evento
        
        Atender cambios e imprevistos de último minuto
        
        Entrega y almacenamiento de materiales
        
        Gestión del tráfico
        
        Seguridad
        
        Cierre
        
        EQUIPO AUDIOVISUAL
        
        Expertos en tecnología audiovisual, iluminación y producción de contenido visual
        
        Responsabilidades
        
        Creación de una atmósfera inversiva acorde a la estética y temática del evento
        
        Captura y producción de contenido multimedia durante el evento.
        
        Instala, configura y opera los equipos técnicos utilizados
        
        MATERIAL AUDIOVISUAL
        
        SONIDO
        
        1 more item...
        
        IMAGEN
        
        1 more item...
        
        ILUMINACIÓN
        
        1 more item...
        
        EQUIPO DE DESARROLLO
        
        Personalización del evento, adaptarlo a las solicitudes y necesidades del cliente.
        
        Responsabilidades
        
        Recibir y analizar el briefing proporcionado por el cliente
        
        Transmitir las necesidades y requisitos del cliente al equipo de producción
        
        Participar en la creación, desarrollo de contenidos y ejecución del evento
        
        Coordinar los equipos internos, los colaboradores y proovedores del evento.
        
        Comunicarse constantemente con el cliente
  - - - Es importante analizar a la audiencia para crear coherencia entre la identidad del evento y los medios seleccionados
        
        Es importante crear estrategias como
        
        Creación de hashtags
        
        Colaboración con influencias
        
        Publicación de contenido exclusivo
      - Ejemplos de medios
        
        Medios Tradicionales
        
        Radio
        
        Televisión
        
        Prensa
        
        Medios digitales
        
        Redes sociales
        
        Sitios web
        
        Blogs
  - - - Selección de proveedores
      - Gestión del transporte y montaje
      - Producción de elementos gráficos visuales
      - SEGUIMIENTO
        
        Abarca desde la concepción inicial hasta la evaluación post - evento.
        
        Se monitora y evalúa el progreso, el rendimiento y los resultados en relación con los objetivos y las expectativas previamente definidas.
        
        Durante la planificación y ejecución del evento
        
        Comunicación con el equipo de producción y stakeholders
        
        Recopilación y análisis de datos
        
        Es el método por el cual se mide la información que proviene de diversas fuentes
        
        1 more item...
        
        Después de que el evento concluyó
        
        Implementación de acciones correctivas
        
        Evaluación y análisis de los resultados obtenidos
      - OPERACIONES
        
        Garantizan la precisión del desarrollo del evento sin contratiempos, cumpliendo los estándares de calidad y las expectativas de los clientes.
        
        Componentes de las operaciones
        
        Planificación estratégica
        
        Selección de ubicaciones
        
        Gestión de proveedores y contratistas
        
        Logística del evento
        
        Gestión de personal
  - - - Aspectos del global branding
        
        Desarrollo de una Identidad de Marca Coherente
        
        Esto implica la creación de elementos visuales como logotipos, paletas de colores y tipografías que sean consistentes en todos los mercados.
        
        Adaptación Cultural
        
        Adaptar la marca a las sensibilidades culturales y preferencias locales de cada mercado.
        
        Coordinación de Mensajes de Marca
        
        Los mensajes de la marca deben ser consistentes en todos los mercados, pero también pueden necesitar adaptarse para reflejar diferentes necesidades y valores culturales.
        
        Gestión de la Reputación
        
        Las empresas deben mantener una imagen positiva de la marca globalmente
        
        Consistencia en la Experiencia del Cliente
        
        Desde la publicidad hasta la experiencia en tienda o en línea, es importante que la experiencia del cliente sea coherente en todos los mercados.
- - - - FACTORES CUANTITATIVOS
        
        Registro detallado de gastos, ingresos y egresos para obtener la visión de RENTABILIDAD
      - PERCEPCIÓN DE LOS ASISTENTES
      - INTERÉS POSTERIOR POR LA MARCA
      - IMPACTO EN REDES SOCIALES
      - MEDIOS DE COMUNICACIÓN