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las siete actividades previas a la descripción documental - Coggle Diagram
las siete actividades previas a la descripción documental
Ordenación de los documentos de acuerdo con sistemas alfabéticos, numéricos o mixtos
Esto se puede hacer utilizando sistemas de ordenación alfabética, numérica o una combinación de ambos, según las necesidades y prácticas de la institución.
Después de clasificar los documentos, es necesario ordenarlos dentro de cada categoría
Clasificación de los documentos según el Cuadro de Clasificación Documental
El Cuadro de Clasificación Documental es una herramienta que proporciona una estructura jerárquica para organizar y clasificar los documentos de una organización o institución en función de su contenido y propósito
Esta actividad implica organizar los documentos en categorías específicas según un sistema de clasificación predefinido
Foliación de los documentos siguiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación
Siguiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación u otras normativas pertinentes, se establecen reglas específicas para numerar las páginas de manera uniforme y consistente.
La foliación es el proceso de numerar secuencialmente las páginas de un documento
Depuración de las unidades documentales, eliminando hojas en blanco u otros documentos no relevantes
Esta actividad implica revisar los documentos para eliminar cualquier material irrelevante o duplicado, como hojas en blanco, borradores o documentos que ya no tienen valor para la organización.
Acciones de conservación preventiva de los documentos
Esto puede incluir acciones como el control de la temperatura y la humedad en el área de almacenamiento, el uso de materiales de archivo adecuados y la protección contra el polvo, la luz solar directa y otros factores que puedan dañar los documentos.
Esta actividad se refiere a las medidas tomadas para preservar la integridad física y la calidad de los documentos a lo largo del tiempo
Almacenamiento de los documentos de acuerdo con su soporte y formato
Esto implica seleccionar el tipo adecuado de contenedor o estantería según el formato y el soporte de los documentos, como archivos de papel, fotografías, películas, discos compactos, etc.
Es importante almacenar los documentos de manera que se protejan de daños y sean fácilmente accesibles cuando sea necesario
Identificación de las unidades de almacenamiento
Cada contenedor o estantería donde se almacenan los documentos debe estar claramente identificado para facilitar la búsqueda y recuperación de la información
Esto puede incluir etiquetas con información como el número de estantería, el rango de números de folios contenidos, la categoría de documentos almacenados, entre otros detalles relevantes.