Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
SISTEMES D'ARXIU - Coggle Diagram
SISTEMES D'ARXIU
SISTEMES DE CLASSIFICACIÓ
requisits
1-Facils de Comprendre
2-Inequívocs
3-Ampliable
4-Senzills d'aplicar
5-Eficients
SISTEMA ALFABETIC
·Ordena la documentació seguint l'ordre de l'alfabet en sentit ascendent o descendent.
·Perme trobar de manera ràpida o senzilla la documentació perque sigui facil d'aplicar
·Aquests sistema se sol fer servir en la correspondiancia diaria rebuda
SISTEMA NUMERIC
·Segueix l'ordre natural dels numeros en sentit ascendent o descendent
·Evita duplicats, permet l'arxivament d'un nombre limitat de documents i facilita la detecció d'extraviaments
·Dificulta la possibilitat d'intercalar documents per a la qual cosa cal crear un index auxiliar
·Se sol fer servir en pressupostos, factures i comandes de clients
SISTEMA ALFANUMERIC
·Combina el sistema alfabetic amb el numeric
·Ordena els documents , si la paraula ordenatriu comenza amb lletres es criteri alfabetic i si comenza amb numeros criteri numeric
SISTEMA CRONOLOGIC
·S'organitza en funció d'una data que es consideri representativa del document
·Es un sistema senzill i rapid , ja que sol ordenar des de la data més recent per ants o menos
·Es fa servir per arxivar pressupostos , actes,memories,venciments etc...
SISTEMA GEOGRAFIC
·Ordena els documents en funció d'un lloc o adreça significatius
·En establir un sistema de classificaci´geografic , l'ordenació se sol fer de manera descendent
·Es un sistema molt flexible perque permet intercalar subdivisions
SISTEMA TEMATIC
·Organitza per temes o materies els documents i requereix un quadre de classificació que estableixi els temes i les subcategories
·Es un sistema molt senzill i flexible, perque permter intercalar els documents
·Es fa servir per classificar per categories de productes,materies, generes etc...
ARXIVAMENT DE DOCUMENTS EN PAPER
El proces d'arxivament s'ha de regir per criteris i procediments fixos, per aconseguir-ho cal fixar una serie de criterir de:
1-SELECCIÓ
2-CONSERVACIÓ
3-LOCALITZACIÓ
4-DESTRUCCIÓ DE DOCUMENTS
1-Increment de costos de manteniment i funcionament a mesura que augmenta el volum de documents
2-Complexitat a l'hra de troar un document escrit concret
3-Increment de costos de manteniment i funcionament a mesura que augmenta el volum de documents
4-Poca sostenibilitat al medi ambient per l'us del paper
ENTRADA DOCUMENTACIÓ A L'ARXIU
1-Determinar el valor dels documents susceptibles de ser arxivats per al present i el futut de l'organització
2-Fer copies de seguretat,fotocopies o digilitzacions amb els documents que el responsable de l'arxiu determini segons l'importancia
3-Referenciar els documents perque l'arxiu sigui tan operatiu com sigui possible i es faciliti l'accés a la informació
4-Prearxivar els documents mes endevamt arxivar-los definitivament
ARXIVAMENT INFORMATIC DE DADES
En el tractament infòrmatic ,és important distinguir entre el suport en que es conserven i el métode amb què es gestionen i s'analitzen les dades
1-Arxiu informatic de documents:
Espai eletronic on es reté la infromació emmagatzemada en un dispositiu en que es conserven arxius i carpetes
2-Sistema de gestió de dades:
Programa informatic de tractament de dades que permet a l'usuri crear, definir , mantenir i controlar l'accés a una base de dades
ESTRUCTURA D'UN ARXIU INFORMATIC
·Qualsevol arxiu informatic té una ruta i un nom identificatiu ·A l'hora d'organitzar i ordenar els arxius,se solen utilitzar carpetes
·El sistema de carpetes i directoris segueixs una ordenació jerarquica en format d'arbre
1 more item...
SISTEMES DE GESTIÓ
Es un programa informatic o aplicació que gestiona l'acces, la consulta i l'eliminació de les dades allotjades i organitzades en una abase dde dades
·Estableixen relacions segons les condicions fixades previamnet per l'usuari
·Aixi aconsegueixen gestionar una gran quantitat de dades o obtenen informació util
AVANTATGES SISTEMES DE GESTIÓ
1-Estableix diversos niells de restriccions
·Qualsevol modificació s'actualitza en tota la base de dades
·Les copies de seguretat en milloren l'us i l'emmagatzematge
·Possibles usuaris consultin dades
·Repetició de dades al sistema es redueix notablement ·Organitza de manera flexible la informació
Una base de dades esta formada per un conjunt de registres o fitxers relacionats
(cada fitxer es divideix en camps i registres)
BASE DE DADES:
Taules:Objecte elemental per organitzar la informació
Fitxers:Conjunt ordenar de dades emmagatzemades
·Camps
·Registres
Son les unitats més senzilles d'informació recollides en cada columna de la taula.
La classificació i l'ordenació documental
CONSERVACIÓ I UTILITZACIO DE LA DOCUMENTACIÓ
La documentació escrita d'un arxiu s'ha de conservar fins que no sigui util per l'empresa
1-TERMINIS LEGALS D'ARXIVAMENT
·6 anys
Llibres de matrìcula
Correspondencia i document
Contingut laboral
·De forma indefinida
Documentació justificativa
Originals
·Normes d'un arxiu
Incloure l'entrada i sortida de documents en un registre auxiliar on sempre tindra constancia
Treure de l'arxiu expedients complets
Retornar la documentació a l'arxiu com mes aviat possible