Please enable JavaScript.

Coggle requires JavaScript to display documents.

ARXIUS CONVENCIONALS I INFORMATICS - Coggle Diagram

- - - - 1-Permet recuperar i consultar documents amb informacio
        2-S'ha d'adaptar a les carateristiques de l'empresa i s'ha de configurar per donar servei.
        3-La informació pot ser necessaria per a la presa de decisions
        4-La llei obliga a conservar certa documentació
        
        OBJECTIUS DE L'ARXIU
        
        1-Guardar i conservar correctament els documents
        
        2-Permetre treballar de manera facil i rapida tots els documents que hi ha guardats
        
        3-Controlar la documentació que entra i surt de l'empresa custodiant i protegint documents sensibles
        
        REGLES DE L'ARXIU
        
        1-L'arxiu ha de permetre que s'hi pugui trobar qualsevol document rapidament
        2-Cal deixar constancia de qualsevol entrada o sortida de documentació.
        3-No convé acomular excessiva documentació pendent d'arxivament
        4-La tasca d'arxivament ha de ser selectiva
        5-Cal evitar duplicatsen documents i expedients
        6-Es recomana utilitzar senyals visuals per tal de trobar la documentació.
        7-S'ha de procurar que els documents de l'arxiu que estinguin segurs
        8-Es important que la documentació de l'arxiu quedi visible per una cerca posterior.
        
        SISTEMES D'ARXIVAMENT
        
        Es el conjunt de mitjans materials que tenen es empreses organitzacions o institucions
        
        1-CONVENCIONALS:
        
        2 more items...
        
        FINALITAT DE L'ARXIU
        
        ·Tota la documentació que produeixi i rep una empresa té un valor per la informació que conté
        
        la necessitat d'ordenar respon a dues raons
        
        1 more item...
        
        L'ARXIVAMENT
        
        La regla de les tres R:Reduir,Reutilitzar i Reciclar
        
        2 more items...
        
        TIPUS D'ARXIU
        
        1-Segons la localització fisica:Sistema centralitzat,Sistema Descenalitzat o Sistema Mixt
        2-Segons la frequenca d'us:Actiu,Semiactiu o Inactiu
        3-Segons el suport utilitzat:Suport en paper o Suport Informatic
        
        1-Arxiu Centralitzat:
        1-Tots els documents es guarden en un sol lloc , des d'on es distribuieixen els departaments de l'empesa quan soliciten consultarlos
        2-Ocupa menys espai i evita duplicarr l'informació que implica diversos departaments
        3-Té un sistema de gestió borocatritzat i rigid
        4-La persona responsable de l'arxiu en controla l'acces i registra l'entrada i sortda de documents
        
        2-Arxiu Descentralitzat:
        1-Sorganitza en diferents llocs generalment en departaments de l'emrpesa
        2-L'arxiu i l'accés a la documentació són més rapidsi flexibles
        3-Acostuma a ocupar mes espaii i recursos materials
        
        1 more item...
      - SISTEMES D'ARXIU
        
        Les empreses produeixen i tenen una gran quantitat de documents diariament
        ·La tecnologia permet substituir el paper en les comunicacións per suports informatics
        ·Un sistema d'arxivament gestionat adequadament pot proporcionar a les empreses informació valida per incrementar l'eficacia i la competivitat.
  - - - 2-Lloc fisic
        
        3-Institució o organisme
        
        Es la institució o organisme encarregat de custoridar i conservar documents d'interes public o privat
        
        Es el lloc fisic on es dipositen els documents els documents que cal arxivar
      - Es el conjunt de documents classificats i ordeats que produeix i rep una empresa, un organisme public o una altre institució