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INTRODUCCIÓN AL ANÁLISIS ADMINISTRATIVO, PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS…
INTRODUCCIÓN AL ANÁLISIS ADMINISTRATIVO
Dimensiones de la organización
Al ser el análisis administrativo una disciplina enfocada en la eficiencia y eficacia de las
organizaciones, se debe comprender el rol que tienen las dimensiones de una organización
Contextuales, que describen las características del medio en que están operando como
organización
Estructurales, las cuales hacen una descripción de las características internas de la
organización
Contexto de análisis administrativo
Una organización debe analizar, diseñar, desarrollar, implementar y evaluar estrategias para lograr
los resultados propuestos según su razón de ser
Tecnología e innovación
Toma de decisiones informada
Gestión de recursos humanos
Adaptabilidad y resiliencia
Optimización de procesos:
Dimensiones contextuales
Entorno:
• Estrategia:
Tecnología organizacional
Cultura organizacional
Tamaño de empresa
Importancia del análisis administrativo
motivar a su equipo de trabajo y buscar lideres
Dimensiones estructurales
Según (Benjamín & Fincowsky, 2014), las dimensiones estructurales son:
•
Centralización
:
Especialización
Profesionalismo:
Formalización
Indicadores de recursos humanos
Objetivos del análisis administrativo
Uno de los objetivos del análisis administrativo es lograr la proyección de la organización en los
siguientes ámbitos:
Maximización de recursos mediante el uso eficiente de recursos
Desarrollando capacidades, conocimiento y experiencia.
Generación de ganancias mediante bienes y servicios de calidad
Análisis del proceso administrativo
Organización:
Dirección
Planeación
Control
El analista administrativo
El analista administrativo se considera miembro de un equipo especializado con capacidad de asesor,
y bajo la dirección de su superior
Prevenido
Constructivo
Constante y perseverante:
Objetivo:
Sociable:
Analítico
PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Procesos y procedimientos administrativos
Mejorar el flujo de información
identificar oportunidades
Identificar ineficiencias
Diagramación
Diagramar es representar gráficamente procesos
Procedimientos
Objetivo del procedimiento
Alcance del procedimiento
Páginas
Responsables: nombre del área, unidad administrativa o puesto responsable de realizar cada
operación
puestos responsables de su elaboración, revisión y autorización.
Políticas o normas de operación
Nombre y firma del responsable de elabora
Conceptos
Fecha: día, mes y año
Número de operación
Procedimiento
Descripción: expresión del contenido de cada operación del procedimiento
Denominación
Logotipo de la organización.
Ventajas que ofrece la técnica de diagramación
Facilita la identificación de cuellos de botella
Facilita la capacitación del personal al proporcionar un recurso visual
facilita la estandarización de procesos al representar de manera visua
Permite la coordinación de las actividades entre diferentes departamentos
Proporciona una representación gráfica clara y comprensible de los pasos y la secuencia de
actividades en un proceso
Permite la incorporación de cambios en los procesos, ya que se pueden ajustar o modificar
fácilmente los elementos del diagrama de flujo.
Permite al personal que interviene en los procedimientos identificar
Símbolos usados en los diagramas de flujo
Documento
Decisión o alternativa
Archivo.
Actividad
Conector Externo
Inicio o fin
Conector Interno
Flechas
Recomendaciones para el uso y aplicación de símbolos
El símbolo de decisión es el único que puede tener hasta tres líneas de salida.
El tamaño de los símbolos debe ser uniforme
No debe haber más de una línea de unión entre dos símbolos
El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma o reporte de que se
trate
No mezclar varias líneas de entrada y salida
Clasificación de los diagramas de flujo
Indican movimiento
Por su presentación (de bloque, de detalle)
Escala de tiempo
Por su formato (horizontal, vertical, tabular)
Sucesión de hechos
Por su propósito (de forma, de operaciones, de método, analítico, de representación gráfica
con ilustraciones, matricial o combinado)
METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE ESTUDIOS
ORGANIZACIONALES
Implementación y evaluación
• Integración de recursos
Ejecución del programa
Preparación del programa
Etapas de la metodología para desarrollar estudios organizacionales
Recopilación de datos
Técnicas de recopilación de datos
Investigación documental
Actitud del equipo responsable de la recopilación
Observación directa
Requisitos básicos que deben reunir los datos
Consulta a sistemas de información
Cuestionario
Entrevista
Integración de los datos
Análisis de los datos
Técnicas de recolección y análisis de datos
responde a 5 preguntas
Definición del objetivo del estudio
Elaboración del informe
Cuerpo o parte principal
Conclusiones y recomendaciones
Introducción
Apéndices o anexos
Dentro del cuerpo del informe es importante tomar en cuenta los siguientes puntos relevantes:
Propuesta de mejora
Diagnóstico de la situación actual
Estrategia de implementación:
Análisis de competitividad
Seguimiento, control y evaluación
Análisis de la estructura organizacional
Apéndices o anexos
Planeación del estudio
Fuentes de estudio
Determinación del factor de estudio
Definición del objetivo del estudio
Investigación preliminar
Contenidos de la investigación
Preparación del proyecto de estudio
Formulación de recomendaciones
Plantear soluciones factibles y que no requieran de complejos esquemas y cuyo logro sea
problemático.
Dar preferencia a las recomendaciones prácticas o viables, entendiendo por tales las que
sean más factibles de aplicar dentro de las condiciones que prevalecen en la organización
Tomar en cuenta las limitaciones que se derivan de cuestiones jurídicas y administrativas
que resulte difícil modificar.
Tomar en cuenta las sugerencias y puntos de vista del personal de la organización y otras
personas clave dentro del entorno interno y externo de la organización.
No perder de vista en ningún momento el objetivo del estudio
Visión del estudio
Metodología para el desarrollo de estudios organizacionales
Uso adecuado de palabras
Frases de transición
Adelanta nuevas ideas: EL ANÁLISIS SIGUIENTE muestra cómo el aumento
Ya expuesto: COMO SE HABÍA MENCIONADO, esta empresa adolece de
procedimientos documentados lo que ha provocado
Ambas formas: HASTA AQUÍ SE HA CONSIDERADO que la empresa
Definición y conceptos básicos de las normas ISO
Revisión de la familia de las normas ISO
Normas ISO 14000 sobre Medioambiente
Normas ISO 18000/45000 sobre Seguridad Laboral
Normas ISO 30400 sobre RRHH
Normas ISO 56000 sobre Innovación
Normas ISO 9000 sobre Calidad
Implementación de las normas ISO
Implantando un sistema de gestión
Formación y sensibilización:
Desarrollo de la documentación
•Auditoría interna
Diagnóstico inicial
Jerarquía de documentación
Política de calidad
Instrucciones técnicas
Procedimientos de calidad.
Registro de calidad
Manual de calidad
MANUALES ADMINISTRATIVOS
Manuales administrativos
Objetivos de manuales administrativos
Determinar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, grado de autoridad y
responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.
Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con los procesos de negocio
Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con los procesos de negocio
Presentar una visión de conjunto de la organización
ortalecer la cadena de valor de la organización.
Clasificación de los manuales administrativos
Por su naturaleza o área de aplicación:
Microadministrativos
,
Macroadministrativos
Por su contenido
Gestión de la calidad
Políticas
Procedimientos
Puestos
Técnicas
Organización
De producción
Por su ámbito
: generales y especificos
Concepto de manuales administrativos
Procedimiento para elaboración de manuales:
Como se amplió en el capítulo II: metodología para el desarrollo de estudios organizacionales y
normas ISO; para realizar una investigación que proporcione insumos para realizar un manual
administrativo, se debe seguir un método de trabajo para normar y auxiliar las tareas de estudio,
análisis, diagnóstico y mejoras en las organizaciones.
Estructura de los manuales administrativos según su clasificación
Estructura general de un manual de procedimientos
Estructura general de un manual de gestión de calidad
Estructura general de un manual de organización