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Arquivamento: Conceitos e Operações - Coggle Diagram
Arquivamento: Conceitos e Operações
conjunto de procedimentos que visa ao acondicionamento ( embalagem
) e ao armazenamento (mobiliário ) de documentos
Operações (Rotinas de Arquivamento)
a) Inspeção
filtro onde define quais documentos devem ser guardados. É importante que esteja escrito a ordem de despacho, descrito: “para arquivamento” no documento.
b) Estudo
Rotina onde é chegado se existem documentos semelhantes ao documento que será guardado.
c) Classificação
Busca algum critério para poder agrupar o documento
d) Codificação
A inserção de códigos de acordo com a classificação escolhida pelo documento.
f) Guarda
Podem ser colocados em caixas, pastas ou mobiliário.
e)Ordenação
agrupar os documentos de acordo com a codificação aposta, separando-os por
guias de ordenação (fichas), em escaninhos ou classificadores.
ieccog
2.Métodos de Arquivamento
A escolha baseia-se:
✓na natureza dos documentos a serem arquivados,
✓nas características da estrutura organizacional.
Categorias
a) Métodos Padronizados
“variadex”
É feito uma combinação de letras e cores como mostra a tabela acima, em que cada
sequência de letra representa uma cor.
2 letra do nome
II) Básicos
a) Alfabético: utiliza o NOME como elemento principal de busca
b) Geográfico: utiliza A PROCEDÊNCIA OU O LOCAL de produção do documento como elemento principal de busca.
Por país
Quando se organiza por país, a capital deve vir primeiro e as demais cidades vêm em seguida, na ordem alfabética
Por cidade
Quando o principal elemento é a cidade e não o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabética por cidades, não havendo destaque para as capitais.
Por estado:
Quando se organiza por estado, as capitais devem vir primeiro e as demais cidades vêm em seguida, na ordem alfabética
c) Numérico
.
Simples: trabalha com a ordem de entrada ou registro do documento.
Cronológico: trabalha com a ideia do número. Pode ser usado a data ou combinação de número + data.
Dígito – terminal: trabalha com uma sequência numérica de seis dígitos onde é lido da direita para a esquerda
d) O método ideográfico trabalha com o assunto do documento, podem ser guardados em ordem alfabética ou em ordem numérica
Alfabética:
dicionária
Na ordem dicionária e organizado de acordo com a ordem rigorosa alfabética das letras.
indicado quando a o volume e a diversidade de assunto a ser arquivada é pequena e é possível organizar em ordem alfabética dicionária ou enciclopédica
Enciclopédico
Assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente.
ideográfico (assunto) Alfabético
D2)Numérico
Decimal
✓ EXPANSÃO LIMITADA de classes (10)
✓ As subdivisões são representadas por
“PONTOS”
Duplex
✓ EXPANSÃO ILIMITADA de classes,
✓ As subdivisões são representadas por
“TRAÇOS”.
Unitermo (Indexação Coordenada)
Criam-se FICHAS a partir de termos utilizados pela instituição. Cadastra, na ficha, os
números dos documentos que contêm a palavra nela registrada.
ideográfico (assunto) numérico
Sistemas de Busca
Direto
não adota índice
métodos alfabéticos/ geográfico
Indireto:
adota índice
métodos númericos
Semi-Indireto
alfa numérico