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Protocolo: Conceito e Rotinas - Coggle Diagram
Protocolo: Conceito e Rotinas
• O protocolo é uma atividade que ocorre na fase corrente
Definições
Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.
B) Registro
Ações:
✓ cadastro dos dados/metadados dos documentos em sistema
informatizado ou em formulário
a espécie/tipo do documento;
o número e a data de produção do documento
o número de anexo(s)/ volume(s);
o registro só é feito para documentos ostensivos
Não se registra o documento particular ou sigiloso
a) Recebimento
Ações para os documentos não digitais :
✓Receber os documentos e:
Verificar se eles se destinam a instituição ou a alguém que pertença a ela;
Verificar se o invólucro está integro;
Verificar se eles estão acompanhados dos seus anexos;
✓Separar os documentos oficiais dos particulares;
✓ Separar os oficiais ostensivos dos sigilosos;
✓Abrir os documentos ostensivos;
✓ Encaminhar os documentos particulares e sigilosos diretamente ao seu destinatário
Ações para documentos digitais
✓Recebê-los via sistema ou e-mail institucional
✓As mídias entregues pessoalmente deverão ser capturadas juntamente com os documentos que as acompanhar
✓As mídias devem ser salvas em ambiente estável e controlado
d) Autuação
é a formação de processo
Quando o protocolo pega documentos avulsos e cria um processo
c) Classificação
Realizada com o auxílio do plano de classificação
e) Movimentação
e1)Distribuição
Remessa do protocolo aos setores de trabalho
Deve ser registrada em sistema informatizado ou
excepcionalmente em formulário;
movimentação interna
e2)Expedição
Remessa externa de documentos
Os setores devem preparar os documentos por meio das seguintes
ações:
Classificar o documento;
Registrar o documento em sistema informatizado ou excepcionalmente em formulário;
Encaminhar o documento para ser expedido pela unidade de protocolo
Os documentos de caráter particular, digitais e não digitais, não serão expedidos pelo órgão ou entidade.
OBS. TRAMITAÇÃO
movimentação de um setor para outro
f)Controle da Tramitação
Formalização em sistema informatizado ou excepcionalmente em formulário
É vedada a tramitação de documento avulso ou processo
sem o respectivo registro no instrumento de encaminhamento e de controle da tramitação