Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
UT 4. CONDUCCIÓ DE REUNIONS, 4.1 La reunió com a eina de treball, 4.2…
UT 4. CONDUCCIÓ DE REUNIONS
4.1 La reunió com a eina de treball
Una
reunió
és un instrument de comunicació que permet als membres del grup compartir coneixements, idees i opinions per tal de contribuir amb les seves aportacions a la tasca grupal.
4.1.1 Tipus de reunions
Reunions informatives
Reunions formatives
Reunions d'anàlisi de problemes
Reunions de presa de decisions
Reunions creatives
4.1.2 Rols que intervenen en una reunió
Rols funcionals
Són
rols funcionals
els que estan associats al compliment de les funcions pròpies d'una reunió.
Rol de líder o coordinador
Rol facilitador
Rol redactor
Rol participant
Rols comportamentals
Els
rols comportamentals
estan associats a la manera de procedir i actuar en el transcurs de la reunió.
Rols positius
Rols negatius
Rol obstruccionista
Rol rígid
Rol faceciós
Rol silenciós
Rol xerraire
1 more item...
Rol pràctic
Rol creatiu
Rol sistèmic
Rol empàtic
Rol conciliador
Rol actiu
1 more item...
4.2 Fases d'una reunió
4.2.1 La preparació de la reunió
Definir els objectius de la reunió.
Concretar els temes que es esenvoluparan.
Seleccionar les persones que han d'assisitir-hi.
Reservar la sala on es durà a terme la reunió.
Elaborar la convocatòria. És un document formal en què han de figurar les dades següents:
L'ordre del día o la relació dels temes que s'hi tractaran.
El lloc i l'hora de la reunió.
La persona o entitat que la convoca.
1 more item...
Enviar la convocatòria a totes les persones convocades.
Condicionar l'espai per a la reunió amb el mobiliari necessari.
Preparar tot el material necessari.
4.2.2 El desenvolupament de la reunió
Inici de la reunió
Fixació del tema
Conducció de la reunió
Guiar les intervencions
Gestionar el temps
Estimular la participació
Intervenir quan el grup es bloqueja
Gestionar els rols improductius o obstaculitzadors
4.2.3 El tancament de la reunió
Es recorda l'objectiu de la reunió
Se sintetitzen els temes de discussió i es revisen els assumptes més importants que s'hi hagin tractat.
Es formulen els acords assolits i les qüestions que queden per resoldre.
Finalment, s'agraeix l'assistència i es conclou la reunió.
És convenient, en finalitzar, redactar una
acta
en què quedi constància de:
Data, lloc i hora de la reunió
Assitents
Ordre del día
Acords
Temes pendents
Observacions
Finalització
4.3 Tècniques per a l'organització de reunions
4.3.1 Tècniques informatives o formatives
La conferència
El simposi
La taula rodona
El panel
El seminari
El congrés
4.3.2 Tècniques de discussió o presa de decisions
L'assemblea
La rotllana
El xiuxiueig
El Phillips 66
El debat
4.3.3 Tècniques creatives
La pluja d'idees o
brainstorming
L'estudi de casos
El pensament lateral
4.4 Parlar en públic
4.4.1 Conèixer i dominar l'escena
L'auditori
L'audiència
Disposar de la màxima infoprmació sobre aquest punt contribuirà a reduir la incertesa.
Important familiaritzar-se amb l'auditori.
4.4.2 Preparar l'exposició
Preparar el suport
Preparar el contingut
Assajar el llenguatge no verbal
Usar un to de veu alt i fort en començar.
Modular el to de veu, la velocitat i el volum per evitar avorrir i donar vivesa a les paraules.
Mantenir el contacte visual amb l'auditori.
El somriure és important.
Tenir cura de l'aparença amb una roba adequada en funció de l'audiència.
El contingut es cehicularà principalment a través del missatge verbal.
Preparar amb cura tot el material que presentarem a l'exposició i els mitjans.
4.4.3 La posada en escena.
Vèncer la por
Abans de començar sempre hi haurà un nivell d'ansietat.
No cal espantar-se per això, ja que, a més de ser normal, en petites dosis controlables l'ansietat és positiva perquè actua com a elemnt potenciador de la concentració i el rendiment.
Una acitud essencial per afrontar la situació i vèncer la por escènica és l'autoconfiança.
En els moments de més tensió, la pràctica d'exercicis de relaxació i respiració també ajuda a gestionar l'ansetat.