Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
UP5 A) Minit Mesyuarat (Part analisis), positif atau negatif, meluluskan…
UP5 A) Minit Mesyuarat
(Part analisis)
Ciri-ciri Minit mesyuarat berkualiti
Lengkap
Padat, lengkap, tiada bahan yang tertinggal
Memudahkan pemahaman apabila dibaca
Ringkas & Tepat
Butir-butir perbincangan dicatat dengan repat dan jelas
Tulen
Fakta benar dan tepat
Tidak direka-reka
Bebas daripada Keraguan
Nombor
Nama
Tarikh
Fakta
Struktur Minit Mesyuarat
Kehadiran
Hadir bersama
(Senarai nama orang yang bukan ahli tetapi turut hadir
Tidak hadir
Hadir
Perbincangan
Perbincangan berdasarkan agenda yang disediankan
Sebelum perbincangan dimulakan
Kata alu-aluan diadakan utk mengalu-alukan ahli yang baharu
Terdapat juga ucapan tahniah
Contoh agenda mesyuarat
Perkara-perkara berbangkit
Perbincangan hal-hal berkaitan
Pengesahan minit mesyuarat terdahulu
Hal-hal lain
Kata alu-aluan perutusan pengerusi
Keterangan tajuk
Memasukkan hari, tarikh
Waktu, tempat mesyuarat diadakan
Tajuk
Nama mesyuarat yang berkenaan
Perkataan dan Ungkapan
B)Perbincangan
Cadangan nama/perkara
-Membuat cadangan, syor atau saranan
Mengesyorkan, disyorkan
Mengusulkan, diusulkan
Mencadangkan, dicadangkan (Paling kerap digunakan)
Menyarankan, disarankan
Menyatakan pendapat
Berpendapat
Suasana tidak formal:
-fikir
-rasa
-kira
Perbincangan
Membahaskan, dibahaskan
Membincangkan, dibincangkan
Menghujahkan, dihujahkan
Mempertimbangkan dipertimbangkan
Imbuhan "Ber-" tidak blh pakai dlm bahasa minit mesyuarat
Reaksi
Positif/negatif
Sokongan, disokong
Bangkangan, dibangkang
C)Ketetapan
bermaksud tindakan yang diambil oleh mesyuarat setelah perbincangan,
sama ada bersetuju “menerima”, “memperakukan”, “meluluskan” dan “memutuskan”.
bersetuju/memutuskan
menerima/menolak
memperakukan
tidak memperakukan
meluluskan/tidak meluluskan
bersetuju/memutuskan menerima/menolak
perakuan
rancangan
cadangan
bersetuju/memutuskan (untuk) memperakukan
cadangan
permohonan
bersetuju/memutuskan (untuk) meluluskan
Pelantikan
Belanjawan dan sebagainya
bersetuju/memutuskan
apa-apa tindakan yang telah
dipersetujui
ungkapan “tidak bersetuju’
tidak timbul.
mesyuarat yang tidak ada tindakan yang
menyusulnya
Mengambil perhatian, mengambil maklum
A) Tindakan terhadap Minit Mesyuarat
mengesahkan
ungkapan yang digunakan bagi tindakan pengesahan
Mengesahkan
Disahkan
Contoh
:
Jawatankuasa telah mengesahkan minit yang diadakan pada 18
April 2022 tanpa sebarang pindaan
menunjukkan penerimaan minit dengan sepenuhnya
meminda atau membetulkan
Pindaan dan pembetulan bertukar ganti dengan bebas.
Contoh
Minit mesyuarat yang diadakan pada 15 April 2022 telah
disahkan
dengan pindaan berikut:
i. Batalkan perenggan (5) yang berbunyi ahli mesyuarat bersetuju bahawa Prof. Jalal Ahmad akan menjual buku terbitannya semasa persidangan dan tiada gantian dilakukan.
Majlis telah
mengesahkan
minit mesyuarat yang diadakan pada 15 April 2022 dengan pindaan berikut:
i. Gantikan perkataan “tahunan” dengan “dwitahunan” dalam perenggan kedua, perkara 2.4.
ii. Batalkan ayat kedua dalam perenggan pertama, minit 3.2.
iii. Masukkan nama Datuk Siti Nurhaliza Binti Taruddin dalam senarai hadir
Kesantunan dlm Pengendalian Mesyuarat
(Semasa Mesyuarat Diadakan)
B. Menggunakan Rutin Bahasa yang Sesuai
ungkapan khas yang digunakan dalam keadaan tertentu
Rutin bahasa
mengemukakan cadangan/usul
-Tuan/Puan Pengerusi, saya
ingin
mencadangkan jumlah komputer di bilik sumber ditambah.
Rutin bahasa
apabila bersetuju atau menyokong sesuatu usul
-Tuan/puan Pengerusi, saya ingin menyokong/ bersetuju/ cadangan/dengan pendapat tersebut
Rutin bahasa
menunda atau menamatkan mesyuarat
-Tuan-tuan dan puan-puan, saya dengan ini menamatkan mesyuarat ini.
Rutin bahasa
membuka mesyuarat
-Tuan-tuan dan puan-puan, saya dengan ini memulakan mesyuarat ini...
Rutin bahasa apabila
tidak bersetuju atau tidak menyokong sesuatu usul
-Tuan/puan Pengerusi, saya tidak dapat menyokong/ kurang bersetuju cadangan/dengan pendapat tersebut
C. Menggunakan Bentuk Rujukan yang Hormat
cara yang sesuai menyapa pengerusi mesyuarat ialah
“Tuan
Pengerusi” bagi lelaki
dan “
Puan Pengerusi” bagi perempuan
mempunyai gelaran “Tan Sri” atau “Datuk/Dato’”, maka bolehlah menggunakan sapaan seperti
“Tan Sri Pengerusi” atau “Datuk Pengerusi”.
A. Bercakap Menunggu Giliran
Mereka harus menunggu giliran, dan giliran ini ditentukan oleh Pengerusi mesyuarat
positif atau negatif, meluluskan atau tidak meluluskan, menerima atau menolak,
mesyuarat mesti mencapai persetujuan sama ada
memperakukan atau tidak memperakukan dan memutuskan atau tidak memutuskan