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Organizzazione della festa WBS - Coggle Diagram
Organizzazione della festa WBS
1.festeggiamento
1.1 pianificazione
1.1.1 Definizione degli obiettivi e del budget
1.1.2 Identificazione degli spazi più adatti dove svolgere le attività
1.1.3 Raccolta delle idee per il tema della festa
1.2 Acquisizione delle Risorse
1.2.1 Selezione e prenotazione delle aule
1.2.2 Ricerca di fornitori e collaboratori
1.2.3 Acquisto di decorazioni e materiali necessari
1.3 Promozione e Inviti
1.3.1 Creazione e stampa degli inviti
1.3.2 Distribuzione degli inviti (cartacei e/o digitali)
1.3.3 Creazione di una volantini e striscioni
1.4 Logistica
1.4.1 Pianificazione del layout del luogo
1.4.2 Coordinamento dei tempi di consegna dei fornitori
1.4.3 Organizzazione del parcheggio e del trasporto per gli ospiti
1.5 Gestione del Giorno dell'Evento
1.5.1 Check-in degli ospiti
1.5.2 Coordinamento delle attività dell'evento
1.5.3 Gestione di eventuali imprevisti o emergenze
1.6 Valutazione Post-Evento
1.6.1 Raccolta di “recensioni” e dei feedback dagli ospiti
1.6.2 Confronto con il budget iniziale
1.6.3 Analisi delle performance e identificazione di aree di miglioramento
Comunicazione e Marketing
2.1 Creazione del Materiale “Promozionale”
2.1.1 Progettazione di locandine
2.1.2 Creazione di annunci sui social media
2.1.3 Sviluppo di contenuti per il sito web dell'evento
2.2 Gestione delle Piattaforme Social
2.2.1 Creazione di eventi online
2.2.2 Aggiornamento regolare dei profili social
2.2.3 Interazione con gli invitati e risposta alle domande
2.3 Relazioni con i Media
2.3.1 Comunicati stampa e inviti per i media locali
2.3.2 Gestione delle interviste
2.3.3 Monitoraggio della copertura mediatica dell'evento
Catering e Ristorazione
3.1 Selezione del menu
3.1.1 Collaborazione con la cucina o il catering per la creazione del menu
3.1.2 Considerazione di diete speciali e restrizioni alimentari
3.2 Pianificazione del Servizio
3.2.1 Coordinamento dei tempi di servizio
3.2.2 Organizzazione dello spazio per il buffet o il servizio a tavola
3.2.3 Assicurarsi che il personale di servizio sia preparato
3.3 Approvvigionamento
3.3.1 Ordine di cibo e bevande
3.3.2 Gestione delle allergie e delle esigenze dietetiche
3.3.3 Monitoraggio delle scorte
Intrattenimento e Attività
4.1 Selezione degli Artisti e Intrattenitori
4.1.1 Ricerca e selezione di band, DJ, o altri artisti
4.1.2 Organizzazione di attività interattive o giochi per gli ospiti
4.2 Pianificazione delle Attività
4.2.1 Creazione di un programma dettagliato per l'evento
4.2.2 Coordinamento delle attività di intrattenimento con i tempi dell'evento
4.2.3 Preparazione di eventuali materiali o attrezzature necessarie
4.3 Gestione delle Attività durante l'Evento
4.3.1 Supervisione delle esibizioni degli artisti
4.3.2 Coordinamento delle attività interattive
Post Festa
5.1 Feedback sull’evento
5.1.1 Fare domande agli invitati e chiedere feedback sull’evento
5.1.2 Riunione con tutti gli organizzatori per parlare del post evento
5.1.3 Condivisione dei feedback e appunti per migliorare le prossime esperienze