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Instrumentos de Gestão: Plano de Classificação - Coggle Diagram
Instrumentos de Gestão: Plano de Classificação
Instrumentos de Gestão Arquivística
Plano ou Código de Classificação
Tabela de Temporalidade
Análise e identificação dos documentos podendo a eles atribuir
códigos
Objetivos
Assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente ao longo do
tempo;
Estabelecer a relação orgânica dos documentos arquivísticos
Auxiliar a recuperação de todos os documentos arquivísticos relacionados a determinada função ou atividade
Possibilitar a avaliação, a partir da tabela de temporalidade, de um grupo de documentos de forma que os documentos associados sejam transferidos, recolhidos ou eliminados em conjunto
É uma função matricial que é essencial para outras funções como a avaliação e a descrição
b) Por assunto:
Baseada nos assuntos dos documentos e depende da análise do conteúdo dos mesmos;
a) Estrutural (Organizacional)
Baseado na estrutura
administrativa do órgão
É aconselhável em organizações estáveis, cujas funções e processos sejam bem definidos.
pode ser facilitada
pela utilização de uma codificação numérica, o que agiliza:
a) a ordenação;
b) a escolha do método de arquivamento;
c) e a localização, física e lógica.
c) Funcional:
Baseado nas funções/atividades da instituição
Possui elevada complexidade
É o que melhor se adequa às exigências da classificação
Instrumento utilizado para a classificação de documentos visando à sua guarda e localização
Os órgãos/entidades do Poder Executivo Federal devem adotar
plano de classificação e tabela de temporalidade
referentes as suas atividades-meio
elaborados pelo Conarq
Estratégias para facilitar a classificação de documento
Uso de índice remissivo
Estrutura – Código de Classificação
.
Classe 000
Subclasse 020
Grupo 022 Provimento, Movimentação e Vacância
Subgrupos 022.2 Movimentação de Pessoal
022.21 Lotação, Exercício e Permuta
A Classe 000 – Administração Geral contempla documentos referentes às atividades
relacionadas à administração interna do órgão
subclasses:
• 010 – Organização e Funcionamento
• 020 – Gestão de Pessoas
• 030 – Gestão de Materiais
• 040 – Gestão de Bens Patrimoniais e de Serviços
• 050 – Gestão Orçamentária e Financeira
• 060 – Gestão da Documentação e da Informação
• 070 – Gestão dos Serviços Postais e de
Telecomunicações
• 080 – Pessoal Militar
• 090 – vaga
Rotinas de
Classificação
Receber o documento para classificação;
Ler o documento, identificando o conteúdo principal e o(s) secundário(s), de acordo com seu conteúdo;
Localizar o(s) conteúdos(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o índice, quando necessário;
Anotar o código na primeira folha do documento;
Preencher a(s) folha(s) de referência para os assuntos secundários.