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Teoria das Três Idades – Características dos Arquivos Permanentes -…
Teoria das Três Idades – Características dos Arquivos Permanentes - Operações de Destinação
Procedimentos de Destinação
✓ Transferência: passagem de documentos para o arquivo intermediário;
✓ Recolhimento: passagem de documentos para o arquivo permanente;
✓ Descarte: exclusão de documentos de um arquivo
Transferência
✓ Ocorre após o cumprimento do prazo na fase corrente
✓ Implica na transferência de custódia;
✓ Não implica na transferência de propriedade
cabe ao arquivo setorial:
✓ selecionar os documentos a serem transferidos conforme prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade;
✓ acondicionar os documentos a serem transferidos em caixas de arquivo;
✓ observar se o volume de documentos acondicionados na caixa não excede sua capacidade de armazenamento, mantendo-se, preferencialmente,espaço para manipulação dos documentos;
✓ entrar em contato como a arquivo central para solicitar orientação técnica
Deve ser formalizada por meio de guia de transferência
Transferência de Documento Eletrônicos e Digitais
I)Armazenados em mídias
II) Provenientes de sistemas informatizados
b1) Com funcionalidades arquivísticas
b2)Sem funcionalidades arquivísticas
Recolhimento
passagem de documentos para o arquivo permanente;
implica na transferência de custódia;
cessa o vínculo com a unidade produtora;
não há mais restrições de acesso aos
documentos recolhidos
são vedados seu empréstimo e/ou desarquivamento, ou seja, os documentos históricos não são retirados do Arquivo Permanente
Procedimentos
os documentos devem estar minimamente acondicionados em material adequado;
✓ a documentação deve estar sem grampos, clipes ou outras interferências físicas;
✓ os documentos também deverão estar devidamente higienizados, para evitar contaminação do acervo que já se encontra. Pelo mesmo motivo, o ambiente e os equipamentos que receberão os documentos também deverão ser higienizados.
Elaborar a guia de recolhimento
Descarte
exclusão de documentos de um arquivo, poderá ser feito por
eliminação
destruição física ou lógica dos documentos,
podendo ser por fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização, reformatação ou qualquer outra forma em que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida
cessão
em atendimento à solicitação externa