Fases van een EVENT
Ontwikkelingsfase
Evaluatiefase
Uitvoeringsfase
Planningsfase
Algemeen
Voor het event
Creativiteit
Maken van een doelstelling
Beschrijven van doelpubliek
Maken van een organisatie team
Braintstormen
= met een groep op een gerichte manier nieuwe ideeën over een bepaald onderwerp bedenken.
Regels
Geen kritiek
aandacht op kwantiteit
Wilde ideeën zijn welkom
1 + 1 = 3 combineer ideeën
Nadelen
Minder assertieve deelnemers afgeremd
Eigen ideeën vergeten
Ideeën minder belangrijk vinden
Oplossingen
Schrijf alles op
Elk idee is een basis voor iets anders
4 fases:
Bapaling van probleem
Divergeren: zoveel mogelijk ideeën
Convergeren: ideeën selecteren
Plan van aanpak: realiseren
Soorten brainstorm
Omgekeerde brainstorm
Mindmapping
Verleg je grenzen ("wat als?")
Brainwriting: zo veel mogelijk
SMART doelstelling:
op 3 vlakken
Aantal deelnemers
Bepaalde doelgroep
Overbrengen van een boodschap
Geeft richting en focus
Doelpubliek:
Wie komt er? Wie betaalt? Wat weet je van je doelgroep?
Organisatie team
Ga voor het zelfde doel
Verantwoordelijkheid nemen
Taken verdelen
Goed communiceren
Planning maken
Tijdlijn maken
Logisitek
Veiligheid en vergunningen
Duurzaamheid
Parking
Leveranciers
Materiaal lijst
Contact lijst
Programma
Dag planning
Call sheets
Risico analyse
Caterering
Buffet
Walking dinner
Foodtrucks
Parkeerwachters
Gedetailleerde lijst met: welk soort, het aantal en wie er voor zorgt
Hoelaat waar wat?
Wie speelt waar?
Parking open
Deuren open
Tijd van aankomst
Timing van het event
Taakverdeling medewerkers
Kledij voorschrift
Afval aanpakken
Ga voor kraanwater
Ook vegetarisch voorzien
Mobiliteit
STOP principe
Stappen, trappen, openbaar vervoer + personenvervoer
Verlichte fietsstalling
promoot maatregelen over duurzaamheid
Beloon fiesers, autodelers met een gratis drankje
Leg bussen in (groot event)
Event opbouw
Event
Event afbraak
Interne evalutie
Externe evaluatie
Après - conversatie event
Afwikkeling
Fase afsluiting
Evaluatie in functie van de doelen
Evaluatie formulier
Interne
Externe
Aantal bezoekers
Bepaald doelpubliek
Boodschap overbrengen