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CORRISPONDENZA COMMERCIALE, Di Roberto Juryandrea - Coggle Diagram
CORRISPONDENZA
COMMERCIALE
DEFINIZIONE
Insieme delle comunicazioni scritte che intercorrono tra le aziende con lo scopo di avviare, incrementare, o concludere affari
NORMATIVA
art 2220
Conservazione delle scritture contabili
Le scritture devono essere per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. Per lo stesso periodo deveno conservarsi le fatture, le lettere, e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.( Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini , sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese legibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.)
art 2215 bis
Docmentazione informatica
I Libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici[...]
gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri,repertori e scritture sono assolti
art 2214
Libri obbligatori e altre scritture contabili
L'imprenditore che esercita un'attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari. deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa e conservcare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere , dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonche le copie delle lettere dei telelgrammi e delle fatture spedite. Le disposizioni di questo paragrafo non si applicano hai piccoli imprenditori
REGOLE
il testo deve essere
chiaro e preciso
la trasmissione dei messaggi non può tollerare errori o imprecisioni per evitare così malintesi in relazione a quanto si comunica
conciso
l'attenzione del destinatario sia posta essenzialmente sull'oggetto della questione
corretto
dal punto di vista grammaticale non sono ammessi errori d'ortografia, di battitura e di sintassi
forma educata e rispettosa
per conservare buoni rapporti, soprattutto quando si trattano questioni delicate la gentilezza non guasta mai
requisiti
cosa
QUALI sono gli argomenti della comunicazione
come
FORMA da utilizzare nella comunicazione
REGISTRO LINGUISTICO APPROPIATO
i termini con cui ci si rivolge al lettore devono essere appropiati evitare toni confidenziali
COERENZA
Per dare un significato unitario alle varie parti del testo, evitare inutili ripetizioni
COESIONE
Collegamento grammaticale e sintattico formalmente corretto e appropiato evitare espressionicomplicate e frasi contorte e lunghe
perchè
SCOPO della comunicazione
La presentazione grafica del documento deve essere chiara e le diverse parti che lo compongono devono essere ben leggibili e comprensibili.
ELEMENTI DI UNA LETTERA
ESSENZIALI
DATA
giorno in cui viene redata la comunicazione
Luogo, giorno mese anno (gg mm aa)
gg= numero giorno
mm= numero mesi
mmm= iniziale mesi
mmmm= mese intero
aa=24
aaaa= 2024
Luogo, gg mmm aaaa
Brunico, 09 feb 2024
DESTINATARIO
Appellativo
indirizzo( vedi intestazione)
Persone Giuridiche
Spett.le/li
Differenza
alla cortese attenzione del signor - alla c. att del (in assenza dell'interessato la corrispondenza potrà essere aperta da un'altra persona dell'ufficio
Persone fisiche
Egr
Gentile/smo/sma - Gentili/sme
Sig./ra - Sig./re
Dott/ssa - Dott.i
Proff7ssa - Prof.ri
INTESTAZIONE
Persone giuridiche
Società:
Logo
Ragione sociale
Indirizzo( tipo via nome via numero civico CAP città provincia)
Partita IVA
Telefono-cellulare
E-mail e PEC
altre info.
Numero registro imprese della CCIAA
Capitale sociale ( solo per società di capitale)
Persone Fisiche
Livello professionista:
Logo
Nome e cognome
Indirizzo( tipo via, nome via, numero civico, CAP, città, provincia)
Codice fiscale
Telefono cellulare
E-mail e PEC
Altre info.
CORPO LETTERA
testo vero e proprio cedi ramo regole - il testo deve essere
SALUTI E FIRMA
Forma di cortesia
distinti saluti
cordiali saluti
vogliate gradire i miei saluti
con l'occasione vogliate gradire i nostri cordiali saluti
Firma
autografa o digitalizzata
FACOLTATIVI
OGGETTO
Racchiude in poche parole il contenuto della lettera
SIGLE
Indicano le iniziali di chi ha ideato la lettera (in maiuscolo) / chi ha digitato la lettera ( in minuscolo)
PROTOCOLLO
Registro , in partenza e in arrivo sul quale le aziende annotano in ordine di progressione e di data i nominativi dei destinatari.
è rappresentato da una sigla alfa numerica progressiva.
ALLEGATI PS NB
Indicano eventuali documenti o materiali di altro genere
RIFERIMENTI
Consentono di collegare la lettera a precedenti comunicazioni (vs rif n. /ns rif n.)
ABBREVIAZIONI
c.m. Corrente mese
u.s. Ultimo scorso
p.v. Prossimo venturo
c.a. Corrente anno
Prot Protocollo
Rif riferimento
./. Continua su foglio seguente
./, Continua sulla contropagina
DISPOSIZIONE ESTETICA
BLOCCO ALL'AMERICANA
Disposizione poco usata simile al modello blocco tutti gli elementi sono a sinistra
SEMIBLOCCO
disposizione più usata simile al modello blocco ma contiene il rientro prima riga di 1,5 cm
BLOCCO
si sua per testi abbastanza lunghi
La data è allineata a destra ma tabulata a sinistra
L'indirizzo del destinatario è allineato a sinistra
C'è sempre l'oggetto
la firma è allineata a destra ma tabulata al centro
Elementi accessori allineati a sinistra
Le distanze interlineari devono riempire tutta la disposizione
Non è orevisto rientro prima riga
CLASSICO
Si utilizza per lettere brevi
L'indirizzo del destinatario è tabulato a sinistra a circa 2/3 del foglio orizzontalmente
é presente l'oggetto è presente il rientro prima riga e la firma è allineata a desta e tabulata al centro
Formattare una lettera commerciale nel migliore dei modi
-Formato pagina
Il formato è A4 allineato verticale
Margini alto 1,5 basso 2 sinistro 2,5 destro 2
-Formato Paragrafo
Il paragrafo solo il corpo del testo deve avere Rientro prima riga a 0,8cm spaziatura sopra 0,2cm Interlinea 1,5cm allineamento giustificato. quando è richiesto si applicano le tabulazioni
-Formato Carattere
Famiglia di font leggibile sia da monitor che da smartphone che su carta stampante dimensione tra 9 e 14
Di Roberto Juryandrea