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Gestão de Documentos - Implementação de Programas de Gestão de Documentos …
Gestão de Documentos - Implementação de Programas de Gestão de Documentos
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos
instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação
o conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento
em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente
ETAPAS (FASES)
• Destinação
avaliação
tabela de temporalidade
seleção dos documentos
rotinas de
eliminação.
Utilização
normas de acesso/consulta,
registro de protocolo (e suas rotinas)
arquivamento (plano de classificação, método de arquivamento)
Produção
criação do documento de forma racionalizada
evitando, assim,
a reprodução desnecessária.
a gestão de formulário
OBJETIVOS:
Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de
documentos;
Melhorar a eficiência
Garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária
Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos
• Assegurar a eliminação dos documentos desprovidos de valor
Assegurar o uso adequado das técnicas de alteração do suporte da informação(digitalização/microfilmagem)
As fases do ciclo de vida de documentos
Fase intermediária
Continua sendo muito importante e consultado com certa frequência.. Porém, ela cai bastante
O documento que está aqui pode nem vir a chegar à terceira fase; indo direto para o descarte.
Fase permanente
não são mais consultados pelos colaboradores
eles devem ser mantidos mesmo assim, tendo um valor estritamente histórico.
Fase corrente
o documento tem a sua maior importância
ele costuma ser consultado diariamente