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MES COMPETENCES, FORMATION - avec qui ? : responsables de service…

- - - - Gestion des contrats
        
        (#)Assurer la gestion administrative du recrutement des agents : prise de contact auprès de l'agent pour récolter les documents nécessaires, saisie de la Déclaration Unique d'Embauche, redaction des contrats, création des dossiers individuels
      - Paye
        
        (-)Réaliser les déclarations règlementaires mensuelles et annuelles : DSN (salaires et charges sociales), déclaration et versements de cotisations mensuels et annuelles (fonpel, carel, fond élus, FNSFT etc).
        
        (#)Identifier et collecter les données mensuels nécessaires à la paye des agents/salariés : absences, carence, HC/HS, primes, avancements (grade, échelon, reclassement, promotion interne)
        
        (-)Saisir les données dans le logiciel SIRH (Emagnus, JVS)
        
        (-) Procéder au calcul des salaires et au contrôle
        
        (-) Réaliser des états post-paie pour la déclaration et paiement des charges et transfert en comptabilité
        
        (-) Procéder au mandatement de la paye et transfert des flux au Trésor Public
      - Carrière
        
        (#)Gérer les dossiers individuels des agents (alimentation de documents, tri, archivage, envoi des dossiers en cas de mutation)
        
        (#)Scanner, photocopier et classer les arrêtés
        
        (-) Saisir les données sur un formulaire de demandes de projets d'arrêtés auprès du Centre de Gestion
        
        (-)Saisir les données des agents recrutés dans le logiciel
        
        (-) Créer et rédiger les arrêtés de carrière des agents
        
        (#)Expliquer les données contenues sur les arrêtés avant signature des agents
        
        (-)Saisir, vérifier et alimenter les éléments de carrières sur la plateforme PEPS de la Caisse des dépots
      - Formation
        
        (+)Analyser et définir les besoins en compétences via la formation: via les entretiens professionnels (analyse des voeux), entretiens avec les responsables de service (échanges) et les agents (entretiens individuels et recherche de formations possibles)
        
        (#)Collecter et saisie des besoins en formation : saisie des données dans un tableur, exploitation en tableau croisés dynamique
        
        (#)Inscription individuelle aux formations : saisie des demandes auprès des organismes (plateforme dématérialisée)
        
        (#)Organisation de formations collectives : prise de contact auprès de plusieurs organismes avec explication du besoin, rédaction et envoie des convocations aux agents, gestion de la logistique (demande de réservation des salles, mise en place de la salle et de l'équipement nécessaire). Rédaction et envoi des attestations.
        
        (+)Elaboration du plan de formation : Mise en forme des besoins individuels et collectifs, participation aux arbitrages, mise en forme et paramétrage des tableurs en plan de formation, présentation synthétique du plan de formation aux représentants du personnel
        
        (+)Etablissement du bilan des formations : analyse et évaluation des formations suivies sur la base des tableaux de bord de suivi. Réalisation d'un synthèse auprès des représentants du personnel
      - Participation prévoyance/santé
        
        (#)Communiquer aux agents des informations relative à la participation
        
        (-)Inscrire/souscrire les agents à des contrats labellisés
        
        (-)Saisir la participation des agents et les cotisations (en cas de prélèvement sur salaire) sur le logiciel SIRH
        
        (-)Controle annuel du versement des participations (vérification des justificatifs transmis)
      - Retraite
        
        (+)Conseil les agents si la procédure de demande de retraite et point carrière
        
        (-) Saisie des dossiers des éléments de carrières pour mise à jour auprès des caisses de carrière = plateforme PEPS (avancements, absences (maladie, maternité/paternité etc.°°
        
        (-)Saisie des dossiers de demande de retraite auprès de la plateforme PEPS sur la base des documents intégrés dans les dossiers individuels papier
        
        (-) Saisie de simulation retraite sur la plateforme PEPS pour les agents
        
        (#) Contact les caisses de retraites pour prise de renseignements pour les agents (RV, informations relatives à la carrière)
        
        (-) Dossiers de validation de services : saisie des informations sur les formulaires, recherche des informations dans les dossiers individuels, contact les anciens employeurs, envoi des dossiers
    - - Faire preuve d’organisation et de rigueur ;
      - Être polyvalente et flexible ;
      - Faire preuve de discrétion, réserve professionnelle ;
      - Aisance relationnelle ?
      - Être à l’écoute ;
      - Être autonome ;
      - Faire preuve de diplomatie ;
      - Savoir gérer les conflits
      - Organisation et gestion des informations complexes, comme le montre votre expérience dans la validation des dossiers de service et la gestion des éléments de carrière.
      - **Communication et efficace.
      - Attention aux détails pour garantir l’exactitude des informations.
      - Aptitude à la résolution de problèmes et à fournir des solutions pratiques.
      - Empathie : comprendre et répondre à leurs préoccupations
  - - - Communication RH
        
        (#)Rédiger dans l'objectif de créer et mettre à jour des processus RH, méthodes de gestion, supports (utilisation outil Horoquartz, règlement formation, charte de télétravail, Régime indemnitaire, livret d'accueil etc.)
        
        (+)Organiser des RV individuels et entretiens collectifs pour renseigner les agents et managers sur leurs droits et situations individuelles
      - Recrutement
        
        (#) Organiser la logistique des recrutements : plannification des RV, appel des candidats, communication des informations aux jury, réponse aux question
        
        (+) Assistance lors des entretiens de recrutement
        
        (+)Participation à la définition du besoin en recrutement en collaboration avec les élus, responsables et rédaction de la fiche de poste
        
        (#)Publier les annonces de recrutement et déclarer les vacances d'emploi sur le site emploi territorial : saisie de données
        
        (+) Gestion des candidatures : regroupement des candidatures reçues, envoi au jury, Création d'un tableau de bord d'études des candidatures, analyse des candidatures.
      - Elections professionnelles (exceptionnelle tous les 4 ans) *
        
        (#)Etablir et mettre à jour la liste des électeurs : saisir les données dans un tableur et controle
        
        (#)Communiquer les informations liées aux élections, la liste des liste des électeurs (affichage + mail), résultats des élections
        
        (#)Organiser la logistique des élections : réservation de la salle, planification des permanences, mise en place et rangement du matériel nécessaire auprès des services concernés (ST)
        
        (#)Planifier la mission : détermination des échéances de chaque étape et actions à prévoir
        
        (#)Collaborer et accompagner les représentants du personnel/syndicat dans le cadre de leur depot de candidature
        
        (#)Accompagner les élus et autorité territoriale concernant leur role : réponse questions sur la procédure, plannification permanence, signature documents
        
        (#)Assurer l'assistance administrative durant la journée des élections : vérifier l'identité des électeurs, répondre aux questions des électeurs et personnes assurant les permanences, assister durant le dépouillement, rédaction et envoi du procés verbal
        
        (#) Mettre en place les instances après les élections : rédiger/créer un règlement intérieur
      - Dialogue social
        
        (#)Organisation et pilotage de groupes de travail sur plusieurs thématiques RH / Protocole grève, absentéisme, télétravail, critère promotion interne + CST
      - Disciplinaire
        
        (-)Lancement des procédures disciplinaires : rédaction des courriers, organisation des RV
        
        (-)Assistanat lors des entretiens disciplinaires : prise de notes, écoute, conseil et expertise
        
        (-)Suivi du traitement de la procédure : rédaction du compte rendu, envoi du courrier de la suite donnée, rédaction de l'arrêté, transmission des données au collègue gestionnaire de paye et carrières
      - Rapport social unique (RSU) (Mission ponctionnelle 1 fois par an)
        
        (+) Attribuer les taches à réaliser aux agents selon leurs domaines de mission
        
        (+) Mettre en place la base de données à remplir sur le site données sociales
        
        (+) Rassembler et intégrer les premières données RH dans la base de données issues du logiciel RH
        
        (#) Rassembler et calculer les données nécessaires dans un tableur (temps de travail, ETP, absences grade)
        
        (-) Vérifier que l'ensemble des données nécessaires soient intégrés dans la base de données
        
        (#) Controler et réparer les anomalies détéctées par l'outil avant envoi au CDG
        
        ((#) Saisie des données dans l'outil permettant de créer le RSU
        
        (#) Envoi de la base de données au CDG
        
        (#) Extraire les données et mettre en forme le RSU suite retour du CDG
        
        (+) Rédiger une synthèse d'analyse du RSU pour le CST et Conseil municipal
        
        (#) Présenter la synthèse en séance du Comité Social Territorial
      - Manager / encadrer
        
        (#)Management des agents de mon service au quotidien (2 agents) : réponses aux questions (plannings, droits à congés, carrière, retraite), organiser des points réguliers/feed back
        
        (#)Vérifier les parapheurs (4 en moyenne par semaine) des agents de mon service avant mise à la signature de l'autorité territoriale
        
        (#)Organiser et mener les entretiens professionnels : planifier en collaboration avec les agents, envoi de la convocation, réserver la salle de l'entretien, préparer les entretiens, remplir le support d'entretien, suivre les voeux des agents
        
        (-)Encadrement des agents des écoles et agents polyvalents (entretien/restauration) 17 agents car pas de supérieur hiérarchique = réalisation des planning, gestion des congés, réponse aux questions RH
      - Gestion administrative
        
        (#)Gestion des mails : lire les mails, analyse de la priorité, rédiger une réponse, classement et archivage, paramétrage d'une réponse automatique, créer des dossiers de classement
        
        (#)Classer les documents RH dans les dossiers individuels des agents ou dans des dossiers thématiques
        
        (#)Rédiger des courriers de réponse
        
        (-) Sélectionner les documents à archiver et insérer des documents dans une boite d'archivage
        
        (#)Accueillir physiquement et téléphoniquement les agents pour les orienter
        
        (#) Utiliser et paramêtrer un photocopieur/scanner pour photocopier ou scanner des documents
        
        (-)Archivage des documents rh : sélection des documents à archiver, rangement dans boite d'archivage, mise à la destruction de documents.
      - PREVENTION
        
        (#) Mise en place du document unique :
        
        via prestataire : consultation de prestataires, participation au choix, Rv de suivi et d'actualisation
        
        via interne : participation à la création de fiches de risques par métier, pilotage du projet (réunion, rédaction CR, suivi).
        
        (#) Mise en place d'un diagnostic des RPS :
        
        via un prestataire interne : consultation + participation au choix
        participation à la communication du questionnaire et aux résultats / présentation en CT-CST
        
        (-) Pilotage d'un groupe de travail sur l'absentéisme : étude de l'absentéisme, proposition d'un plan d'action, présentation des chiffres de l'absentéisme, rédaction des comptes rendus
        
        (+) Benchmarking presataires pour organisation des visites médicales : contact,/entretien téléphonique, présentation des propositions auprès du CST, mise en place convention de partenariat après validation en conseil municipal
      - PROJETS RH DIVERS
        
        (#) Mise en place du CIA : pilotage groupe de travail responsable pour réflexion critères, création d'une délibération, présentation en CST, modification du support d'entretien, création d'un tableau de bord de saisie pour le calcul, saisie des données, mise en place d'un publipostage.
        
        (#) Création d'un groupe de travail sur l'absentéisme en collaboration avec les membres du CS
        
        (#) Mise en place d'un séminaire pour mettre à jour et créer un nouveau support d'entretien et particiaption et mise en formation, présentation au CST
        
        (#)Pilotage de la mise à jour du document unique
        
        (+)Pilotage de la mise en place d'un nouvel outil de gestion du temps : détermination du besoin du cahier des charges, participation au choix (visio), mise en place de la formation sur le service RH et les responsables, particiaption au paramétrage, présentation de l'utilisation aux agents et responsables de service, Création d'un livret d'acceuil
        
        (+) Mise en place d'une psychologue sous la responsabilité de la DRH : détermination du besoin avec les services dans le cadre de la rédaction d'une FDP.
        
        (+) Mise en place de réunion de pilotage du budget RH : installation et organisation des réunions du groupe, participation aux analyses et décisions. Rédaction des comptes rendus. Suivi des tableaux de pilotage.
      - FINANCES RH
        
        (+)Préparation Budget RH : recueil des données sur un tableau calcl ou via un outil dédié (Adelyce), Rv pour travailler sur les données avec le prestataire. Estimation des dépenses en personnels et formations
        
        (+)Participation à l'arbitrage du budget : conseil les élus et la Direction sur les dépenses en personnels à prévoir et les décisions à prendre + le plan de formation
        
        (+)Pilotage du budget RH : organisation des RV de pilotage, saisie des données liées à la paye et/ou aux dépenses RH (formations, remplacement, prestataires). Suivi des flux de payes (envoi au prestataire Adelyce). Redaction et envoi des compte-rendu
        
        (+)Bilan des dépenses RH : présentation aux élus, direction et responsables, membres du CST (formation).
    - - Savoir prendre des décisions
      - Faire preuve de capacités relationnelles et de communication
      - Faire preuve de responsabilité
      - Savoir planifier et organiser sa charge de travail
      - Savoir travailler en équipe
      - Leadership : Vous avez démontré la capacité à diriger et à encadrer une équipe, comme le montre votre expérience dans le management des agents de votre service au quotidien et l’encadrement des agents des écoles et agents polyvalents
      - pilotage de projets
- - - - PAYES : Satisfaction? : pendant 10 ans = gestion en toute autonomie, gestion du stress avec planiffication, transmission connaissances et tutorat d'une collègue qui avait envie d'exercer cette activité.
- - - - **CONTRATS : satisfaction? : satisfaite de la mise en forme des contrats? Taches très adminstratives donc facile
- - - - PARTICIPATION : satisfaction ? : conseil et developpement du relationnel auprès des agents, a permis de mieux les connaitre dans le cadre de ma prise de poste
- - - - GESTION ADMINISTRATIVE : satisfaction ? essaie de trouver des outils et process pour gagner du temps dans le temps dédié (chat GPT). Ce n'est pas la plus intéressante des missions mais il y a des marges de manoeuvre pour faciliter le quotidien.
- - - - MANAGEMENT - satisfaction ? : J'ai pu cadrer mon accompagnement en tant que manager de manière régulière et développer ma disponibilité pour accompagner et conseiller les agents pour leur mieux être au travail.
- - - - EP - Satisfaction ? : mener un projet en autonomie en collaboration avec plusieurs acteurs.
- - - - COM'RH - Satisfaction : parvenir à produire des process et document
- - - - Recrutement satisfaction ? : a pu professionaliser la gestion des recrutements par des recherches, formation et conseil des élus
- - - - DIALOGUE SOCIAL - satisfaction ? : mode de dialogue a évolué positivement
- - - - DISCIPLINAIRE - satisfaction ? : accompagnement de l'autorité territoriale / expertise
- - - - RETRAITE - Satisfaction ? : aide les agents dans leur départ et conseils en amont. Evolution vers la dématérialisation et la DSN a facilité la transmission d'informations vers les caisses de retraite
- - - - PREVENTION - satisfaction? : Avancée dans ce domaine petit à petit même le temps consacré n'est pas à la hauteur du besoin. Travail collectif avec les assistants de prévention et représentants du personnel, élus et hiérarchie.
- - - - RSU - satisfaction ? : Développement d'un esprit d'équipe pour la saisie du RSU. Amélioration du système de saisie des données du RSU, Utilisation des données pour développer ou améliorer la politique RH de la collectivité et plus particulièrement le suivi de l'absentéisme
- - - - FINANCES RH - satisfaction ? : oui car collaboration avec d'autres services pour pilotage. Travail en équipe intéressant. Fonctionnement par objectif et transmission des chifrfres permet une meilleure transparence du pilotage
- - - - PROJETS RH DIVERS - satisfaction ? : Des projets energivore en temps mais permet de développer une politique RH non seulement orientée que sur la gestion administrative quotidienne