Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
CHƯƠNG 8: KIỂM SOÁT (CONTROLLING) - Coggle Diagram
CHƯƠNG 8: KIỂM SOÁT (CONTROLLING)
KIỂM SOÁT VÀ NHỮNG CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ KHÁC (CONTROLLING AND OTHER MANAGEMENT FUNCTIONS)
1.1. Khái niệm kiểm soát (concept of controlling)
quá trình theo dõi, so sánh, và điều chỉnh thành quả công việc
Tất cả các nhà quản lý phải kiểm soát ngay cả khi đơn vị mình đang thực hiện theo đúng kế hoạch.
1.2. Tầm quan trọng của kiểm soát (importance of controlling)
1.2.1. Hoạch định và kiểm soát
Không thể hành động hợp lý khi tạo sự thay đổi mà không có ý kiến phản hồi đầy đủ từ các bên liên quan
cần rà soát, xem xét
lại tất cả các hoạt động đầu vào, quá trình và đầu ra
phải thiết kế các quy trình kiểm soát để chắc chắn rằng tất cả các thay đổi diễn ra tích cực và hiệu quả.
1.2.2. Tổ chức và kiểm soát
Thường xuyên đánh giá cơ cấu tổ chức hiện tại
tái cơ cấu và đánh giá lại tất cả các hoạt động của doanh nghiệp
cần thiết lập một hệ thống báo cáo & giám sát chặt chẽ
1.2.3. Lãnh đạo và kiểm soát
tập trung vào việc đo lường và đánh giá kết quả cũng như hiệu suất công việc
có những cải tiến phù hợp để nâng cao quy trình làm việc
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT (CONTROL PROCESS)
2.1. Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá (establishing performance standards)
một công cụ đo lường định lượng hay định
tính được thiết lập để theo dõi con người,, tiền bạc, sản phẩm hoặc quy trình.
thường là một phần tập trung
vào đo lường và giám sát năng suất và chất lượng
Tất cả tiêu chuẩn và sự kiểm soát phải được liên tục xem xét để
đảm bảo chúng được vận hành hiệu quả
a. Năng suất
b. Chất lượng
2.2. Đo lường kết quả (measure results)
Sau khi tiêu chuẩn được thiết lập, những nhà quản trị phải đo lường kết quả thực tế để nhận định ra sự khác nhau so với chuẩn mực đã đặt ra
có thể bị ảnh hưởng
bởi môi trường, đặc biệt là trong môi trường công nghệ cao.
Máy tính là công cụ quan trọng để đo lường kết quả.
2.3. So sánh kết quả đo lường với tiêu chuẩn đã thiết lập (comparing measured to establishes standards)
người đánh giá phải xác định những gì đang gây ra sự khác biệt.
2.4. Đưa ra hành động khắc phục (appropriate taken)
Khi một nhân viên xác định ra nguyên nhân tạo ra sự khác biệt so với tiêu chuẩnn, người đó phải đưa ra hành động khắc phục để tránh lặp lại nguyên nhân gây ra sự khác biệt.
CÁC LOẠI KIỂM SOÁT VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT (TYPE OF CONTROLS AND
CONTROL SYSTEMS)
3.1. Kiểm soát lường trước (feedforward controls)
Kiểm soát tập trung vào những hoạt động trước khi bắt đầu
Kiểm soát lường trước nhằm mục đích ngăn ngừa sai sót và sự sai lệch so với tiêu chuẩn
Ưu điểm:
có thể dự tính được những rủi ro, sai sót có thể xảy ra ở tương lai
khuyết điểm
mất nhiều thời gian dự tính, đôi khi suy tính nhiều quá sẽ dẫn đến mất đi cảm nhận của sự an toàn
thiếu chính xác, các vấn đề có thể không xảy ra như dự tính
3.2. Kiểm soát đồng thời (kiểm soát trong lúc thực hiện - concurrent controls)
Kiểm soát áp dụng đối với các quy trình khi chúng đang vận hành
ưu điểm
giúp khắc phục ngay được những điểm sai, thiếu xót
suốt thời gian thực hiện kịp thời đưa ra những cách thức hiệu chỉnh khắc phục và đảm bảo kế hoạch đúng tiến độ
nhược điểm
không thể khắc phục triệt để toàn diện vấn đề vì
vấn đề đang được thực thi, tiêu hao thời gian và chi phí nhiều.
3.3. Kiểm soát phản hồi (feedback controls)
Kiểm soát tập trung vào kết quả cuối cùng
được tiến hành sau khi thực hiện
kế hoạch, hoặc kết quả kế hoạch đã có rồi
ưu điểm
nhận được những thông tin hữu ích về vấn đề đã thực hiện xong và có hướng khắc phục, phản ánh kết quả kế hoạch một cách chính xác
quản trị có kế
hoạch khắc phục phù hợp.
nhược điểm
không thể thấy được tính chất khắc phục mà chỉ để cải thiện cho những lần thực hiện tiếp theo
Có độ trễ về mặt thời gian,
3.4. Hệ thống kiểm soát (control systems)
Kiểm soát lường trước, kiểm soát đồng thời và kiểm soát phản hồi nên được xem là một phần của hệ thống kiểm soát
ép buộc tuân thủ tiêu chuẩn, để chắc chắn những chức năng luôn
kết hợp hài hòa với nhau, và đảm bảo việc sử dụng nguồn lực hiệu quả
NHỮNG NÉT ĐẶC TRƯNG CỦA KIỂM SOÁT HIỆU QUẢ (CHARACTERISTICS OF EFFECTIVE CONTROLS)
4.1. Tập trung vào những điểm then chốt (focus on critical points)
là tất cả những hoạt động
có tác động trực tiếp vào sự tồn tại của một tổ chức và sự thành công của tổ chức
Mục tiêu áp dụng kiểm soát vào những khía cạnh cần thiết của một công ty, không phải là yếu tố bên ngoài
4.2. Sự hòa hợp (integration)
Kiểm soát thể hiện sự hòa hợp (integration) khi văn hóa doanh nghiệp hỗ trợ và ép buộc thực thi việc kiểm soát cho đến khi chúng hòa hợp
4.3. Sự đúng lúc (timeliness)
phải đảm bảo rằng thông tin được đưa đến những ai cần nó và khi mọi người cần nó
thiết lập thời hạn nhằm đảm
bảo rằng thông tin được truyền đạt nhanh chóng
4.4. Tính khả thi về phương diện kinh tế (economic feasibility)
Chi phí trong hệ thống kiểm soát phải được cân nhắc so với lợi ích đạt được
4.5. Sự chính xác (accuracy)
Thông tin là hữu ích nếu nó chính xác
sự chính xác liên quan đến kiểm soát, đồng thời được sử dụng để dự đoán những sai lệch so với tiêu chuẩn đề ra
SỰ GIÁM SÁT KIỂM SOÁT (CONTROL MONITORING)
5.1. Giám sát tác động của tổ chức (monitoring organizational impacts)
So sánh trước và sau khi thực hiện (before and after comparisons)
Khảo sát nhân viên bị tác động bởi kiểm soát (surveys of employees affected by the controls)
Kiểm soát thực nghiệm (controlled experiments)
5.2. Cập nhật kiểm soát (updating controls)
• Thay đổi sứ mệnh (changes to mission)
• Thay đổi trong quan hệ nhân sự (changes in human relation)
KIỂM SOÁT HỆ THỐNG PHỤ (SUBSYSTEM CONTROLS)
6.1. Kiểm soát tài chính (financial control)
Những nhà quản trị tài chính cần tập hợp hoặc thu thập thông tin về các khía cạnh hoạt động của tổ chức để xác định khả năng hiện tại và tương lai phù hợp với nghĩa vụ tài chính (financial obligation)
Nguồn lực tài chính có vai trò chính yếu đối với việc quản trị
6.2. Kiểm soát Marketing (marketing controls)
6.2.1. Nghiên cứu Marketing (marketing research)
là kỹ thuật kiểm soát lường trước
bao gồm các hoạt động tập hợp và phân tích dữ liệu về địa lý, nhân khẩu học và tâm lý tiêu dùnG.S.
lập kế hoạch quyết định xem khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng muốn gì và cần gì
6.2.2. Marketing thực nghiệm (test-Marketing)
giới thiệu sản phẩm mới trong một thị trường có giới hạn để xem nó được đánh giá như thế nào
6.3. Kiểm soát nguồn nhân lực (human resource management controls)
6.3.1. Phân tích thống kê (statistical analysis)
Những công ty cần dữ liệu về thành quả
quản trị và cá nhân
Những thông tin như vậy giúp cho nhà quản trị trong công tác tuyển dụng, thăng
cấp và những quyết định bổ nhiệm khác.
6.3.2. Biến động nhân viên (turnover)
Số lượng nhân viên rời bỏ tổ chức trong suốt một thời gian cụ thể
do những nguyên nhân sau: sự nghỉ hưu, sự từ chức, bệnh
tật và do qua đời
Một số sự biến động xuất phát từ điều kiện kinh tế và những hành động của đối thủ cạnh tranh làm giảm đi doanh thu và khả năng hỗ trợ lực lượng lao độnG.S.
biến động lớn do quản trị kém
kết quả kinh doanh cao nhất của tổ chức đạt được do sử dụng lực lượng lao động có năng lực
6.3.3. Tình trạng vắng mặt của lao động (absenteeism)
Việc vắng mặt không mong đợi sẽ ảnh hưởng đến năng suất và lợi nhuận
Mọi tổ chức phải quy định tỉ lệ vắng mặt sao cho
hợp lý
6.3.4. Đánh giá tài sản nhân lực (human asset valuation)
bằng cách theo dõi những chi phí dùng để
tuyển dụng, thuê mướn, huấn luyện và phát triển nhân viên
Con người được xem là một tài sản, không phải là chi phí
6.3.5. Huấn luyện và phát triển (training and development)
là sự truyền đạt kiến thức, kỹ năng và thái độ cần thiết cho sự thành công trong công việc.
là một kỹ thuật kiểm soát giúp ngăn ngừa vấn đề phát sinh
tạo cho mọi người sự sẵn sàng thay đổi trước khi những thay đổi đó đến
6.3.6. Đánh giá thành tích (performance appraisal)
Có lẽ công cụ kiểm soát quan trọng nhất để những nhà quản trị nhân lực sử dụng đó là hệ thống hệ thống đánh giá công bằng, khách quan và hợp pháp
. Tiêu chuẩn đánh giá thành
tích là sử dụng các thiết bị kiểm soát phản hồi hoặc tự mình đánh giá.
6.3.7. Khảo sát thái độ (attitude surveys)
cho biết những nhân viên cảm nhận
như thế nào về người sử dụng lao động
nêu bật lên được những gì là tốt tại nơi làm việc và do đâu còn tồn tại vấn đề
6.4. Kiểm tra ngân sách (budget controls)
6.4.1. Ngân sách hoạt động (operating budgets)
là những kế hoạch và sự kiểm soát tài chính đối với từng hoạt động về thu nhập, chi phí và lợi nhuận.
6.4.2. Ngân sách thu nhập (revenue budget)
sử dụng thu nhập để tiên đoán tổng thu nhập từ tất cả các
nguồn lực cho trước qua từng điểm thời gian
6.4.3. Ngân sách chi phí (expenses budgets)
Chi phí cố định (fixed costs)
; là những chi phí liên quan đến những tiện nghi mà một tổ chức phải gánh chịu
Chi phí biến đổi (variable costs)
liên quan trực tiếp đến hoạt động và biến đổi theo mức thu nhập và sản xuất
Chi phí hỗn hợp (mixed costs)
là những chi phí gồm chi phí cố định và chi phí biến đổi.
.6.4.4. Ngân sách lợi nhuận (profit budgets)
hình thành từ ngân sách thu
nhập và chi phí
là công cụ để đánh giá thành
quả của các nhà quản trị.