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PRESUPUESTOS - Coggle Diagram
PRESUPUESTOS
Generalidades del presupuesto
La administración busca el óptimo aprovechamiento de los recursos con que cuenta la entidad para lograr sus objetivos.
Etapa estática (Teórica)
• Previsión
• Planeación
• Organización
Etapa dinámica (Práctica)
• Coordinación o Integración
• Dirección
• Control
Concepto de presupuesto
Es la estimación programada, en forma sistemática, de las operaciones y de los resultados a obtener por un organismo, en un período determinado.
Historia del presupuesto
• Los Egipcios (cosechas)
• Los Romanos (impuestos)
• Fines de Siglo XVIII en Inglaterra, el ministro de finanzas realiza la apertura del presupuesto, en el que se basa sus planes, los gastos posibles, y su control.
• Después de la Primera Guerra Mundial, toda la industria aplica el presupuesto
• En 1931 en México, las empresas de origen norteamericano establecieron la técnica presupuestal.
• En 1946 en EUA, el departamento de Marina presentó el presupuesto por Programas y Actividades.
• En 1970 en EUA, surge el presupuesto base cero.
Objetivos del presupuesto
De previsión
Se requiere tener anticipadamente los aspectos convenientes para la elaboración y ejecución del presupuesto.
De planeación
¿Qué y cómo se va a hacer?
Es necesario una planificación unificada y sistematizada de los posibles accesos, en concordancia con los objetivos
De organización
¿Quién lo hará? Observar una adecuada, precisa y funcional estructura y desarrollo de la entidad.
De coordinación o integración
Que se haga y se forme en orden, en lo particular y en lo general.
De dirección
Guiar para que se haga. Políticas a seguir, tomas de decisiones y visión de conjunto.
De control
Ver que se realice. Comparación entre lo presupuestado y los resultados
Requisitos para un buen presupuesto
Conocimiento de la empresa
Exposición del plan o política
Coordinación para la ejecución del plan o política
Fijación del período presupuestal
Dirección y vigilancia
Apoyo directivo
Principales principios aplicables
Principio de predictibilidad
De determinación cuantitativa
De objetivo
De precisión
De costeabilidad
De flexibilidad
De unidad
De confianza
De participación
De oportunidad
De contabilidad por áreas de responsabilidad
De comunicación
De orden
De autoridad
De coordinación
De reconocimiento
De excepciones
De normas
De conciencia de costos
Ventajas
Cada miembro de la empresa pensará en la consecución de metas específicas mediante la ejecución responsable de las diferentes actividades que el fueron asignadas.
La dirección de la firma realiza un estudio temprano de sus riesgos y oportunidades y crea entre sus miembros el hábito de analizarlos y discutirlos cuidadosamente antes de tomar una decisión.
De manera periódica se replantean las políticas si después de revisarlas y evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos.
Ayuda a la planeación adecuada de los costos de producción.
Se procura optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos.
Se crea la necesidad de idear medida para utilizar con eficiencia los limitados recursos de la empresa, dado el costo de los mismos.
Es el sistema más adecuado para establecer costos promedio y permite su comparación con los costos reales, mide la eficiencia de la administración en el análisis de las variaciones y sirve de incentivo para actuar con efectividad.
Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa.
Desventajas
Sus datos al ser estimados estarán sujetos al juicio o la experiencia de quienes los determinaron.
Es sólo una herramienta de la gerencia, es decir, es un plan presupuestario que se diseña para que sirva de guía a la administración y no para que la suplante.
Su implantación y funcionamiento necesita tiempo, por lo que sus beneficios se tendrán después del segundo o tercer periodo cuando se haya ganado experiencia y el personal que participa en su ejecución esté plenamente convencido de las necesidades del mismo.
Clasificación del presupuesto
Según la flexibilidad
Rígidos, estáticos, fijos o asignados
Flexibles o variables
Según el periodo que cubra
A corto plazo
A largo plazo
Según el campo de aplicabilidad en la empresa
De operación o económicos
Financieros
Según el sector en el cual se utilicen
Públicos
Privado
Tercer sector (sin fines de lucro)
Metodología a seguir en la preparación del presupuesto
Labor de concientización
Los objetivos trazos por la dirección sean cuantificables, claros y
alcanzables.
Quienes planean deben proponer un conjunto de alternativas, estudiarlas y seleccionar las más favorables, evaluar sus efectos sobre el valor de la empresa en el mercado y el grado de aceptación por parte de quienes ejecutarán los planes
La planeación y los presupuestos no pueden ser inflexibles.
Los planes deben generar el compromiso de los planificadores y ejecutores, propiciar la participación activa en su diseño de todos los integrantes de la organización
Determinación de las características empresariales
El diagnóstico interno representa un planteamiento, el cual adquiere una expresión monetaria mediante el presupuesto
Situación financiera
El endeudamiento, liquidez, valorización de propiedades e índices de lucratividad impactan la capacidad de obtener capital, acceder a créditos y negociar plazos con proveedores
Los inversionistas y proveedores son cruciales para asegurar fondos que influyen en decisiones relacionadas con la investigación, ejecución de proyectos y exploración de crecimiento
Eficiencia y productividad
La eficiencia se refiere a las acciones implementadas de reducir el tiempo de adquisición de insumos y comercialización de productos.
El rendimiento se vincula a factores tecnológicos, de distribución de la planta y la mano de obra
Los índices de eficiencia con un sistema logístico, procedimientos administrativos y coeficientes de productividad ejercen una influencia en los costos y preciso
Actualización Tecnológica
Políticas generales
En el financiamiento la variedad de fuentes de financiación afecta la amortización de capitales, la distribución de dividendos y el pago de intereses.
Las políticas relacionadas con inventarios se evidenciarán en los presupuestos de compas y producción
En las políticas salariales y de crédito se manifestarán los valores de nómina, comercialización y flujos monetarios
Evaluación de entorno
Hay diversos aspectos en un entorno empresarial
Políticas comerciales de los proovedores
Condiciones de crédito
Inflación
Devaluación
Tasas de interés
Regulaciones gubernamentales, tributarias, salariales, de seguridad social y comercio exterior
Materia mercantil
Estudio de fortalezas y debilidades de la empresa
Imagen de la marca
Gustos y preferencias de consumidores
Habilidades de la fuerza de ventas
Calidad y precio
Prestigio de la empresa
Tendencias de participación
Clase de variables
Variables controlables
Variables no controlables
Gustos del consumidor
Disposiciones gubernamentales
Inflación y devaluación
Tasas de interés
Estabilidad política
Acciones de la competencia
Tendencias demográficas
Objetivos
Estrategias competitivas
Políticas gerenciales
Proyectos de inversión
Calidad del producto
Canales de distribución
Campañas promociónales
Sistemas de producción
Organización del trabajo presupuestal
En empresas pequeñas y medianas
Es responsabilidad del departamento de contabilidad y asume las funciones siguientes:
Sostener reuniones con la dirección general y con la
jefatura de cada departamento
Revisar el sistema de contabilidad de costos, fijar criterios
en torno a la intervención de los diferentes departamentos
Difundir la presupuestación en niveles operativos y administrativos
Preparar informes a la dirección sobre las tendencias de
ventas y costos, inventarios, tesorería, etc.
Presentar informes de resultados, desviaciones y sugerir correctivos
Empresas grandes
Recibir los presupuestos parciales
Aprobar el presupuesto general
Considerar y aprobar los cambios al presupuesto
Recibir y estudiar los informes sobre los presupuestos
previstos y ejecutados, esto recae en un director de
presupuestos, a quien se responsabiliza de:
Preparar el manual de presupuestos
Recopilar la información de las diferentes gerencias,
divisiones o departamentos
Informar oportunamente a cada nivel organizacional sobre los cambios
Conseguir datos financieros que faciliten el análisis
del comportamiento presupuestal
Recibir los datos estimados de las jefaturas y
transcribirlos a los niveles organizacionales
Recopilar los presupuestos funcionales y, con base
en la actual información financiera.
Preparar análisis especiales de la ejecución
presupuestal que requieran la gerencia general,
Etapas de la preparación del presupuesto
Preiniciación
• Se evalúan los resultados obtenidos
• Se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gestión gerencial.
• Se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la dirección.
• Se estudia el comportamiento de la empresa.
Este diagnóstico ayuda a determinar los fundamentos del planteamiento estratégico y táctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones en los campos siguientes:
Seleccionar las estrategias competitivas: liderazgo en costo.
Selección de las opciones de crecimiento: intensivo, integrado o diversificado
La elección de las estrategias competitivas o las opciones de crecimiento, es la interpretación de los objetivos generales y específicos determinados por la dirección.
Elaboración del
presupuesto
De acuerdo a los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de las gerencias se ingresa en la etapa durante la cual lo mismos adquieren dimensión monetaria en términos presupuestales, se procede según corresponda:
1.En el campo de las ventas su valor dependerá de las perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos y los precios. Para garantizar que se logren los objetivos se toman decisiones respecto a los medios de distribución, los canales promociónales y la política crediticia.
2.En el área productiva se programará las cantidades a fabricar o ensamblar, según los estimativos de ventas y las políticas de inventario.
3.Y de acuerdo al punto anterior se determinará las compras de materias primas, insumos o componentes, de forma cuantitativa y monetaria.
4.Con base a los requerimientos del personal planteados por cada jefatura, según los criterios de remuneración, por los cual la jefatura de recursos humanos deberán preparar el presupuesto de nómina en las áreas administrativas y operativas.
5.Es competencia de los encargados de la función presupuestal recopilar la información de las operaciones normal y los programas que ameriten inversiones adicionales. El presupuesto consolidado se remitirá a la gerencia con los comentarios y las recomendaciones pertinentes. Analizado el presupuesto y discutidas sus inconveniencias financieras, se procede a ajustarlo, publicarlo y difundirlo.
Ejecución
En esta etapa el director de presupuestos tiene la responsabilidad de prestar colaboración a las jefaturas con el fin de asegurar el logro de los objetivos. Presentará informes de ejecución periódicos, de acuerdo con las necesidades de cada área y con sus metas propuestas.
Control, monitoreo, seguimiento y acompañamiento en tiempo real
Las actividades más importantes a realizar son:
Preparar informes de ejecución parcial y acumulativa que incorporen comparaciones numéricas y porcentuales de lo real y lo presupuestado.
Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas.
Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario.
Evaluación
Al terminar el periodo para el cual se elaboró el presupuesto, se prepara un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá no solo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones y actividades empresariales.
Áreas de conocimiento empleadas al presupuestar
Economía
Estadística
Administración
Contabilidad
Finanzas
Manual de presupuesto
Guía escrita que indica cómo confeccionar los presupuestos y contiene los siguientes requisitos:
1.Objetivos, finalidades y funcionalidad de todo el plan presupuestal, la responsabilidad de cada uno de los ejecutivos o miembros del personal que tiene asignada un área de responsabilidad presupuestal.
2.Periodo del presupuesto y periodicidad para generar los informes de actuación
3.Toda la organización se podrá en funcionamiento para el perfecto desarrollo y administración.
4.Instrucciones para el diligenciamiento de los formatos diseñados con el fin de elaborar el presupuesto.
Presupuesto de ingresos
Presupuesto de ventas
Factores
Factores específicos de ventas
Factores de ajuste
Sucesos accidentales no recurrentes
Perjudicial (huelga, incendio)
Saludable (contratos especiales, relaciones políticas)
Factores de cambio
Ofrece un medio para estimar las ventas si se estudiaron sus posibilidades.
Cambio de producto, material o rediseño
Cambio de producción, instalaciones
Cambio de mercados, de moda
Cambio de métodos de ventas, publicidad y propaganda, comisiones y compensaciones
Fuerzas económicas generales (factores externos)
Precios, producción, ocupación, poder adquisitivo de la moneda, finanzas, informes sobre la banca, ingreso y producción nacional.
Factores de influencias administrativas (carácter interno)
Decisiones que toman los directivos después de conocer los factores específicos de ventas y las fuerzas económicas generales.
Presupuesto de otros ingresos
Ingresos propios y ajenos que no son normales
Préstamos y operaciones financieras
Aumentos de capital, por entregas en efectivo
Ventas de inversiones a más de un año
Venta de desperdicios o desechos
Plantación de producción y costos operacionales
La toma de decisiones en la fabricación requiere un sistema de producción bien diseñado que considere aspectos clave, como el estudio del mercado de consumidores, el mercado de insumos y la ingeniería de proyectos de inversión.
Investigación y desarrollo de productos
Selección y diseño de productos. La selección es crucial para concretar los insumos que intervienen en los procesos de transformación o ensamble y para indagar sobre los asuntos técnicos a considerarse en la fabricación.
Selección de los procesos y equipos. La selección de los procesos determina como debe realizarse el trabajo productivo, en tanto que la determinación de los equipos define con cuales recursos tecnológicos se ejecutará la producción.
Diseño de tareas. Corresponde a la organización básica del trabajo, mediante la cual se fijarán criterios sobre la intensidad del mismo, el número de operarios y las destrezas que deben poseer y la coordinación de actividades.
Distribución interna de tareas. Los equipos auxiliares, los depósitos y los laboratorios y almacenes deben ubicarse según postulados de funcionalidad que propicien el menor espacio recorrido, la menor manipulación de materiales y la menor inversión posible en instalaciones.
Las decisiones cotidianas contempladas en el sistema de producción son:
Instaurar las políticas de inventarios: La gestión de productos terminados, en proceso e insumos demanda atención especial debido a los costos asociados a su retención, que a menudo constituyen una parte significativa de la inversión.
Planteamiento de la producción: Las políticas fabriles son fundamentales, ya que de ellas se derivan estimativos clave relacionados con la plantilla laboral, la demanda de supervisión, la intensidad del control de calidad, el mantenimiento de los medios tecnológicos y la gestión de compras.
Distribución de la producción en el tiempo: Los negocios suelen verse afectados por fluctuaciones en la demanda debido a eventos especiales como festividades, temporadas vacacionales, etc. La naturaleza cíclica o estacional de las ventas hace necesario el uso de modelos matemáticos para evaluar la viabilidad financiera de políticas que afectan el mantenimiento o la variación periódica de inventarios, contraviniendo la idea de mantener inventarios estables.
Planificación del abastecimiento y de los consumos: La periodicidad ayuda a calcular la producción según las expectativas comerciales y las políticas de inventario. La información sobre programas de producción y coeficientes técnicos de consumo de materias primas contribuye al cálculo de consumos por producto.
Programación de existencias laborales: La programación de mano de obra requiere evaluar alternativas que vinculen producción y tamaño de la plantilla laboral para ajustar la producción mediante cambios en el número de operarios. La opción seleccionada proporcionará información cuantitativa, combinada con coeficientes de mano de obra, para determinar el requerimiento total de recursos humanos comprometidos en la producción.
Definición del apoyo logístico a la producción: Se evalúan los recursos destinados al control de calidad, mantenimiento, seguridad industrial y remuneración del personal asignado a áreas específicas y labores administrativas. También se contempla el alcance de las tareas dentro del sistema logístico diseñado para respaldar la producción.
Presupuesto de inventarios
La eficiencia del inventario se mide mediante la Rotación de Inventarios, que indica cuántas veces los inventarios han dado vuelta en relación con las ventas.