Please enable JavaScript.

Coggle requires JavaScript to display documents.

CHƯƠNG 3: CHỨC NĂNG TỔ CHỨC - Coggle Diagram

- - - - Tổ chức là quá trình triển khai kế hoạch
      - Tổ chức là một chức năng của quá trình quản trị bao gồm việc đảm bảo cơ cấu tổ chức và nhân sự cho hoạt động của tổ chức
      - Tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục đích chung
      - Công tác tổ chức là việc xuất định những chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi người mỗi bộ phận và mối quan hệ giữa họ trong quá trình lao động với nhau sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức
    - - Những mục tiêu cụ thể :
        
        Xây dựng một bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực
        
        Xây dựng nền nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh
        
        Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng như khó khăn ở bên trong ở bên ngoài đơn vị
        
        Tổ chức công việc khoa học
        
        Phát hiện uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức
        
        Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có
      - Là tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình đóng góp tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức
    - - Nguyên tắc một thủ trưởng
      - Nguyên tắc cân đối
      - Nguyên tắc gắn với mục tiêu
      - Nguyên tắc hiệu quả
      - Nguyên tắc linh hoạt
- - - - Nhược điểm
        
        Tình trạng quá tải quá tải ở cấp trên dễ dẫn đến quyết định sai
        
        Có nguy cơ không kiểm soát nổi
        
        Cần phải có những nhà quản trị giỏi
        
        Truyền đạt thông tin đến các thuộc cấp không nhanh chóng
      - Áp dụng
        
        Cấp dưới có trình độ làm việc khá
        
        Công việc của cấp dưới ổn định ,có kế hoạch, ít thay đổi và cấp dưới đã được người quản trị cấp trên ủy quyền hành động khá nhiều
        
        Kỹ thuật thông tin quản lý hiện đại
        
        Nhà quản trị có đầy đủ năng lực
      - Ưu điểm
        
        Có thể tiết kiệm được chi phí quản trị
        
        Cấp trên buộc phải phân chia quyền hạn
        
        Giảm số cấp quản trị
        
        Phải có chính sách rõ ràng
    - - Ưu điểm
        
        Giám sát và kiểm soát chặt chẽ
        
        Truyền đạt thông tin trên các thuộc cấp nhanh chóng
      - Nhược điểm
        
        Tăng số cấp quản trị
        
        Cấp trên dễ can thiệp sâu vào công việc của cấp dưới
        
        Tốn kém nhiều chi phí quản trị
      - Áp dụng
        
        Trình độ của cấp dưới không cao
        
        Khi công việc của cấp dưới thường xuyên thay đổ,i không có kế hoạch
        
        Năng lực của nhà quản trị hạn chế
  - - - Chỉ ủy quyền cho cấp dưới trực tiếp
      - Việc uỷ quyền không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của người được ủy quyền
      - Thiết lập hệ thống kiểm soát hợp lý
      - Quyền lợi, nghĩa vụ trách nhiệm của người ủy quyền và người được ủy quyền phải đảm bảo và gắn bó với nhạu
      - Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ được ủy quyền phải xác định rõ ràng
      - Ủy quyền phải tự giác, không áp đặt
      - :Người được ủy quyền phải có đầy đủ thông tin trước khi bắt tay vào việc
      - Luôn luôn phải có sự kiểm tra trong quá trình thực hiện sự ủy quyền
    - - Đảm b ảo các nguồn lực
      - Duy trì các thông tin mở
      - Chọn người và giao nhiệm vụ
      - Thiết lập hệ thống kiểm soát
      - Quyết định nhiệm vụ có thể ủy quyền và kết quả cần đạt được
      - Khen thưởng đối với ủy quyền có hiệu quả
    - - Phân quyền là xu hướng phân tán quyền quyết định cho những cấp quản trị thấp hơn trong hệ thống thứ bậc
      - Tập trung quyền lực là tình trạng mọc quyền lực được tập trung vào người đứng đầu tổ chức hay bộ phận
      - Ủy quyền là quá trình người Quảng Trị cấp trên trao quyền ra quyết định và quyền điều hành hoạt động cho cấp dưới trong một phạm vi nào đó
    - - Sự thống nhất về mặt chính trị
      - Co chế kiểm soát
      - Chi phí các quyết định
      - nền văn hóa của công ty
      - Sự sẵn sàng của các nhà quản trị
      - Ảnh hưởng của môi trường
  - - - Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định. Quyền hạn gắn liền với một vị trí ( hay chức vụ) quản trị nhất định trong cơ cấu tổ chức.
    - - Quyền hạn tham mưu
      - Quyền hạn chức năng
      - Quyền hạn trực tuyến
- - - - Ưu điểm
        
        Giảm chi phí và rút ngắn thời gian đào tạo
        
        Không đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức toàn diện
        
        Phát huy được sức mạnh và khả năng của đội ngũ cán bộ theo từng chức năng
        
        Dễ đào tạo và tìm nhà quản trị
        
        Tuân theo nguyên tắc chuyên môn hóa ngành nghề
        
        Tạo ra các biện pháp kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất
        
        Phản ánh logic các chức năng
      - Nhược điểm
        
        Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các phòng ban chức năng gặp nhiều khó khăn
        
        Khó xác định trách nhiệm và hay đổ trách nhiệm cho nhau
        
        Các quyết định được đưa ra đôi khi bị chậm
        
        Có thể dẫn tới tình trạng nhàm chán rồi thực hiện nhận nhiều mệnh lệnh khác nhau
        
        Dễ xảy ra tình trạng chồng chéo về chức năng nhiệm vụ giữa các cá nhân và bộ phận với nhau
    - - Ưu điểm
        
        Tận dụng được ưu điểm của 2 kiểu cơ cấu trực tuyến vào chức năng
      - Nhược điểm
        
        Người người lãnh đạo tổ chức thường xuyên phải giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến và bộ phận chức năng
        
        Nếu có nhiều bộ phận chức năng thường dẫn đến phải họp điều hành gây lãng phí thời gian cho nên cần phải tránh lập ra quá nhiều phòng ban
    - - Ưu điểm
        
        Tăng cường sự kết hợp theo vùng
        
        Cung cấp cơ sở đào tạo có giá trị cho cấp tổng quản lý
        
        Tận dụng các thị trường và những ưu điểm của địa phương
      - Nhược điểm
        
        Cần nhiều người làm công việc quản lý từng khu vực
        
        Cơ chế kiểm soát phức tạp, nhất là ở cấp cao nhất
    - - Ưu điểm
        
        Thực hiện tốt chế độ quản lý một thù trường
        
        Cơ cấu tổ chức đơn giản gọn nhẹ linh hoạt
        
        Các quy định được đưa ra và tổ chức thực hiện nhanh chóng kịp thời
      - Nhược điểm
        
        Công việc dễ bị ùn tắc
        
        Đòi hỏi người quản lý phải có khả năng toàn diện về mọi mặt
        
        Dễ dẫn đến tình trạng độc đoán quan liêu
        
        Không nhận được những ý kiến đóng góp tích cực của các bộ phận trung gian
    - - Ưu điểm
        
        Đây là hình thức tổ chức linh động đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động
        
        Cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án sản xuất nhiều sản phẩm khác nhau
        
        Việc hình thành giả giải thế dễ dàng ,nhanh chóng
        
        Ít tốn kém sử dụng nhân lực có hiệu quả
        
        Tạo ra các nhà quản trị có thể thích ứng với các lĩnh vực quản trị khác nhau
        
        Kết hợp được năng lực của nhiều cán bộ quản trị và chuyên gia
      - Nhược điểm
        
        Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn
        
        Phạm vi ứng dụng còn hạn chế vì đòi hỏi một trình độ nhất định
        
        Có sự mâu thuẫn về quyền hạn trong tổ chức dễ xảy ra người lãnh đạo và các bộ phận
    - - Ưu điểm
        
        Hướng sự chú ý và nỗ lực và tuyến sản phẩm
        
        Có thể phát triển tốt sản phẩm với tầm nhìn khá tổng quát về thị trường riêng từng sản phẩm
        
        Cho phép phát triển và đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ
      - Nhược điểm
        
        Khả năng hợp tác các bộ phận kém dễ dẫn tới tính cục bộ các bộ phận từ đó ít quan tâm đến phát triển toàn diện của tổ chức
        
        Cơ cấu này cũng đòi hỏi trình độ quản lý khác nhau đối với từng dãy sản phẩm lên chi phí quản lý cao
        
        Việc phát triển và đào tạo nhân sự trong tổ chức cũng hạn chế
    - - Nhược điểm
        
        Cần có người quản lý và chuyên gia tham mưu về các vấn đề của khách hàng
        
        Có thể khó kết hợp hoạt động giữa các nhu cầu của khách hàng trái ngược nhau
        
        Các nhóm khách hàng có thể không phải luôn xác định rõ ràng
      - Ưu điểm
        
        Tạo cho khách hàng cảm giác họ có những người cung ứng (ngân hàng) hiểu biết
        
        Phát triển chuyên sâu về khu vực khách hàng
        
        Khuyến khích sự chú ý đến đòi hỏi của khách hàng