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Elementos generales de la planificación y gestión de proyectos
Para garantizar el ciclo de vida de un proyecto, se requieren los siguientes elementos:
Un marco de referencia que defina el propósito, los objetivos, los requisitos, las restricciones, los riesgos y las expectativas de los interesados del proyecto
Un plan de dirección del proyecto que integre y consolide todos los planes secundarios y otros documentos de planificación, y que describa cómo se va a ejecutar, monitorear, controlar y cerrar el proyecto
Un equipo de dirección del proyecto que lidere y facilite los procesos y actividades de las diferentes áreas de conocimiento y grupos de procesos del proyecto
Un sistema de gestión de cambios que permita identificar, evaluar, aprobar o rechazar y documentar los cambios que se produzcan en el proyecto
Un sistema de gestión de la configuración que establezca y mantenga la integridad de los entregables y otros elementos de configuración del proyecto.
Un sistema de gestión de la calidad que asegure que el proyecto cumpla con los requisitos y las expectativas de los interesados, y que aplique las políticas, los procesos, las herramientas y las técnicas de calidad adecuados
Un sistema de gestión de las comunicaciones que facilite el flujo de información oportuna y adecuada entre los miembros del equipo y los interesados del proyecto
Un sistema de gestión de los riesgos que identifique, analice, planifique y controle los riesgos que puedan afectar al proyecto, y que implemente las estrategias de respuesta apropiadas
Un sistema de gestión de las adquisiciones que gestione los contratos y las compras necesarias para el proyecto, y que asegure que se cumplan los términos y condiciones acordados
Un sistema de gestión de los interesados que identifique, analice, planifique y gestione las comunicaciones y las relaciones con las personas o grupos que puedan influir o verse afectados por el proyecto
Según la guía PMI 6ta edición, las áreas de conocimiento son las diez categorías que agrupan los procesos de dirección de proyectos según sus requisitos de conocimientos. Las áreas de conocimiento son las siguientes:
Gestión de la integración del proyecto
Gestión del alcance del proyecto
Gestión del cronograma del proyecto
Gestión de los costos del proyecto
Gestión de la calidad del proyecto
Gestión de los recursos del proyecto
Gestión de las comunicaciones del proyecto
Gestión de los riesgos del proyecto
Gestión de las adquisiciones del proyecto
Gestión de los interesados del proyecto
Los grupos de procesos son las cinco categorías que agrupan los procesos de dirección de proyectos según su función y momento de ejecución. Los grupos de procesos son los siguientes:
1- Grupo de procesos de inicio
2- Grupo de procesos de planificación
3- Grupo de procesos de ejecución
4- Grupo de procesos de monitoreo y control
5- Grupo de procesos de cierre
Según la guía PMI 6ta edición, el rol principal de un profesional que gestiona proyectos es el de director de proyectos, que es la persona asignada por la organización que está dedicada a liderar el equipo responsable de lograr los objetivos del proyecto. El director de proyectos tiene las siguientes funciones principales:
1- Aplicar los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de la dirección de proyectos a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.
2- Integrar y coordinar todos los aspectos del proyecto, desde su inicio hasta su cierre, asegurando que se cumplan los objetivos y se satisfagan las expectativas de los interesados.
3- Desarrollar el plan de dirección del proyecto y sus planes secundarios, y gestionar los cambios que se produzcan en el mismo.
4- Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto, asignando y supervisando los recursos y las tareas necesarias para su ejecución.
5- Monitorear y controlar el trabajo del proyecto, midiendo el desempeño y el progreso, y tomando las acciones correctivas cuando sea necesario.
6- Comunicar la información relevante del proyecto a los miembros del equipo y a los interesados, y gestionar sus expectativas y su compromiso.
7- Identificar, analizar y gestionar los riesgos que puedan afectar al proyecto, y aplicar las estrategias de respuesta adecuadas.
8- Gestionar las adquisiciones y los contratos relacionados con el proyecto, y asegurar que se cumplan los términos y condiciones acordados.
9- Gestionar la calidad del proyecto, asegurando que se cumplan los estándares y las políticas de calidad establecidos, y que se realicen las actividades de control y mejora de la calidad.
10- Gestionar los interesados del proyecto, identificando, analizando, planificando y gestionando las comunicaciones y las relaciones con las personas o grupos que puedan influir o verse afectados por el proyecto.