Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
หน่วยการเรียนรู้ที่ 1 การจัดการข้อมูลและสารสนเทศ - Coggle Diagram
หน่วยการเรียนรู้ที่ 1 การจัดการข้อมูลและสารสนเทศ
1.การรวบรวมข้อมูล
ข้อมูล (Data) คือข้อเท็จจริงของเหตุการณ์ต่างๆที่เกิดขึ้นทั้งในอดีตและในปัจจุบัน ซึ่งอาจจะเป็นข้อมูลตัวเลข ข้อมูลตัวอักษร ข้อมูลรูปภาพ ข้อมูลเสียง ผู้ใช้งานข้อมูลจึงควรมีความเข้าใจเกี่ยวกับลักษณะและประเภทของข้อมูล สามารถแบ่งได้เป็น 2 กลุ่มได้แก่ข้อมูลปฐมภูมิและข้อมูลทุติยภูมิ
1.1ข้อมูลปฐมภูมิ เป็นข้อมูลที่ผู้ใช้เก็บรวบรวมด้วยตนเองทำให้ได้ข้อมูลที่ตรงตามความต้องการมากที่สุดเพราะสามารถควบคุมลักษณะการเก็บข้อมูลและรายละเอียดอื่นๆได้ตามที่ต้องการ
1.การสัมภาษณ์ส่วนบุคคล เป็นการสื่อสารต่อหน้าและเป็นการสื่อสารแบบสอบถาม หากรู้สึกว่าตนเองไม่ได้ประโยชน์อะไรจากการให้ความร่วมมือในการสัมภาษณ์นั้น ดังนั้น จึงเป็นหน้าที่ของผู้สัมภาษณ์ที่ต้องสร้างบรรยากาศและกระตุ้นให้เกิดความรู้สึกที่ดีในระหว่างการสัมภาษณ์ถ้อยคำที่ใช้พูดวิธีการพูดบุคลิกการแตกตัว และมารยาทที่แสดงออกของผู้สัมภาษณ์ วิธีการนี้ถือเป็นวิธีการที่ดีที่สุดสำหรับการรวบรวมข้อมูลปฐมภูมิ
2.การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ เป็นการรวบรวมข้อมูลที่มีความสะดวกและง่ายต่อการเข้าถึงผู้ให้ข้อมูล ด้วยเหตุที่ผู้คนในสังคมปัจจุบันมีโทรศัพท์มือถือติดตัวอยู่ตลอดเวลาถึงแม้ในบางครั้งอาจเกิดปัญหาการติดต่อกับผู้ให้ข้อมูลไม่ได้ หรือได้รับการปฏิเสธจากผู้ให้ข้อมูลเนื่องจากไม่แน่ใจหรือไม่ล็อกไว้วางใจต่อผู้ที่โทรศัพท์เข้ามา จำเป็นที่จะต้องสร้างความไว้วางใจและความเชื่อถือการเสียก่อนจึงซึ่งสามารถกระทำได้หลายวิธี เช่น การส่งอีเมลหรือโทรศัพท์ขอความร่วมมือไปล่วงหน้า การประชาสัมพันธ์ผ่านสื่อต่างๆ ทั้งนี้ การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์มีข้อดีในเรื่องความสะดวกและรวดเร็ว แต่ก็มีข้อเสีย คือ ระยะเวลาในการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ ถ้าใช้เวลาในการสัมภาษณ์นานเกินไป ผู้ให้ข้อมูลอาจจะตัดสายหรือวางสายเมื่อใดก็ได้ ซึ่งล้วนเป็นเหตุให้การสัมภาษณ์นั้นไม่สมบูรณ์
3.สอบถามเป็นการรวบรวมข้อมูลที่ผู้ตอบกรอกข้อมูลด้วยตนเองโดยถือเป็นการรวบรวมข้อมูลที่มีความนิยมเป็นที่แพร่หลายในปัจจุบันส่วนใหญ่การตอบแบบสอบถามแบบนี้จะประกอบไปด้วยคำถามจำนวนไม่มากหรือไม่ยาวเกินไป การใช้แบบสอบถามและการรวบรวมข้อมูล สามารถแบ่งรูปแบบของแบบสอบถามได้ 2 รูปแบบ ดังนี้
1.แบบสอบถามแบบปลายเปิด แบบสอบถามแบบนี้เป็นแบบสอบถามที่ไม่ได้กำหนดคำตอบไว้ พูดตอบแบบสอบถามสามารถเขียนคำตอบหรือแสดงความคิดเห็นได้อย่างอิสระด้วยคำพูดของตนเอง
2.แบบสอบถามแบบปลายปิดแบบสอบถามแบบนี้ประกอบด้วยข้อคำตอบและตัวเลือกให้ผู้ตอบแบบสอบถามเลือกตอบ สามารถเลือกตอบให้ได้ตามความต้องการอย่างพอเพียงเหมาะสม
4.การสังเกต เป็นวิธีการรวบรวมข้อมูลที่ผิดทั้งเรื่องสุดท้ายในกรณีที่ไม่สามารถรวบรวมข้อมูลด้วยวิธีอื่น เช่น ข้อมูลตัวทั้งการสังเกตพฤติกรรมลักษณะต่างๆ ซึ่งจะเป็นการศึกษาสถิติหรือประวัติต่างๆที่ผ่านมาในอดีต โดยวิธีการสังเกตสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 วิธี ดังนี้
1.การสังเกตโดยตรง เรื่องผู้สังเกตจะเป็นส่วนหนึ่งของเหตุการณ์ แต่จะไม่มีการควบคุมหรือจัดการใดๆ รับสถานการณ์ที่ต้องการสังเกต เพียงแต่สังเกตแล้วบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นจริง เช่น การสังเกตคุณภาพชีวิตของคนในสังคม
2.การสังเกตแบบอ้อม ปิดการสังเกตแบบที่ผู้ถูกสังเกตจะไม่รู้ตัว แม้ว่าจะได้ข้อมูลที่ถูกต้อง ต้องคำนึงถึงเรื่องจริยธรรมด้วย
1.2 ข้อมูลทุติยภูมิ
ข้อมูลทุติยภูมิ เป็นข้อมูลที่มีการรวบรวมไว้แล้วโดยผู้อื่นการนำข้อมูลทุติยภูมิมาใช้จะต้องตรวจสอบคุณภาพของข้อมูลก่อน โดยดูว่าใครเป็นผู้รวบรวมไว้ เจอข้อมูลทุติยภูมิมีข้อดีและข้อเสียดังนี้
ข้อดี
สามารถนำข้อมูลไปใช้งานได้ง่าย โดยไม่ต้องเสียเวลาในการรวบรวมข้อมูลด้วยตนเอง
ข้อเสีย
ข้อมูลที่มีการรวบรวมไว้แล้ว อาจไม่ตรงตามเป้าหมายที่ต้องการ อาจจะทำให้เสียเวลา
1.ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายใน เป็นข้อมูลที่เกิดขึ้นภายในหน่วยงานหรือภายในองค์กรของผู้ใช้งาน เช่น ข้อมูลพนักงาน ข้อมูลทางการเงิน ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายใน และอยู่ในรูปแบบใด ทั้งนี้ ผู้รวบรวมข้อมูลต้องสอบถามบุคคลที่เกี่ยวข้อง เพื่อจะได้รวบรวมข้อมูลได้ถูกแหล่ง
2.ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายใน ข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมของบุคคล หน่วยงานหรือองค์กรภายใน เช่น ข้อมูลทางด้านสถิติต่างๆ ควรมีการตรวจสอบความสอดคล้องของข้อมูลโดยการเปรียบเทียบข้อมูลที่ได้กับข้อมูลขององค์กรอื่นๆด้วย
2.การประมวลผลข้อมูล
การประมวลผลข้อมูล (Data Processing) หมายถึงวิธีการจัดการกับข้อมูล ซึ่งอาจเป็นการคำนวณหรือการเปรียบเทียบลักษณะต่างๆ เพื่อให้ข้อมูลนั้นอยู่ในรูปแบบที่เป็นประโยชน์
2.1การประมวลผลข้อมูลด้วยมือ การประมวลผลข้อมูลด้วยมือ เป็นวิธีการประมวลผลในยุคเริ่มต้นที่ใช้มาตั้งแต่ในอดีต อุปกรณ์ที่ใช้ในการประมวลผล ได้แก่ กระดาษ ลูกคิด และเครื่องคิดเลข เหมาะกับข้อมูลที่มีจำนวนน้อย และไม่ต้องการความเร่งด่วนในการประมวลผล
2.2 การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องจักรกลประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องจักรกล เป็นวิธีการประมวลผลข้อมูลที่อาศัยแรงงานมาร่วมกับเครื่องจักรกล เช่น การคำนวณด้านบัญชีด้วยเครื่องทำบัญชี นิยมใช้กับข้อมูลที่มีจำนวนใหม่มาก โดยการประมวลผลประเภทนี้จะประมวลผลได้รวดเร็วและถูกต้อง
2.3 การประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ เป็นวิธีการประมวลผลข้อมูลที่นิยมใช้ในปัจจุบัน เนื่องจากมีความถูกต้องและรวดเร็วกว่าการประมวลผลข้อมูลด้วยมือ และเครื่องจักรกล เป็นอุปกรณ์หลัก ซึ่งสามารถรองรับข้อมูลที่มีปริมาณมากและมีความซับซ้อน
1.ลำดับการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์มี 3 ขั้นตอนดังนี้
1.การนำข้อมูลเข้า (Input) เป็นขั้นตอนการรับข้อมูลเข้าสู่คอมพิวเตอร์ โดยผ่านทางหน่วยรับข้อมูล (Input Unit) เช่น งานป้อนข้อมูลตัวเลขหรือตัวอักษรทางแป้นพิมพ์ การรับข้อมูลเสียงจากไมโครโฟน
2.การประมวลผล (Process) เป็นขั้นตอนการนำข้อมูลที่ได้จากขั้นตอนการนำเข้ามาจัดการโดยผ่านกระบวนการต่างๆ เช่น การคำนวณ การเรียงลำดับข้อมูล การแยกประเภทข้อมูล
3.การแสดงผล (Output) เช่น การเเสดงผลทางจอภาพ การเเสดงผมทางการดาษพิมพ์
2.วิธีการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ โดยทั่วไปการนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์นั้นจำเป็นต้องผ่านการประมวลผลให้เป็นสารสนเทศก่อน จึงสามารถนำสารสนเทศเหล่านั้นไปใช้ได้ การประมวลผลข้อูลในระบบคอมพิวเตอร์ เเบ่งเป็น 2 วิธี ดังนี้
1.การประมวลผลแบบแบตซ์ เป็นการประมวลผลโดยมีการรวบรวมข้อมูลไว้ช่วงเวลาหนึ่งหรือหลายช่วงเวลา ก่อนนำข้อมูลเหล่านั้นมาประมวลผล โดยการประมวลผลจะดำเนินการตามช่วงเวลาที่กำหนด โดยการประมวลผลแบบเเบตซ์มีข้อดีและข้อเสีย ดังนี้
ข้อดี
1.เหมาะสำหรับองค์กรที่มีขนาดใหญ่มีปริมาณข้อมูลมาก ยังไม่จำเป็นต้องใช้ประโยชน์จากข้อมูลทันที
2.ง่ายต่อการตรวจสอบเมื่อเกิดข้อผิดพลาดทำให้สามารถตรวจสอบข้อมูลได้ง่าย
ข้อเสีย
1.ข้อมูลที่ได้ไม่ทันสมัย เนื่องจากมีกำหนดระยะเวลาในการประมวลผล 2.จำเป็นต้องใช้เวลาในการรวบรวมข้อมูล
2การประมวลผลแบบอินเทอร์แอ็กทิฟเป็นการประมวลผลที่ไม่ต้องรอเวลาในการรวบรวมข้อมูล โดยคอมพิวเตอร์จะทำการประมวลผลและไห้ผลลัพธ์ทันทีหนังจากได้ข้อมูลนำเข้า ด้วยการประมวลผลแบบอินเทอร์แอ็กทืฟที่พบเห็นได้ในปัจจุบันนี้มี2ประเภท ดังนี้
1.การประมวลผลแบบออนไลน์เป็นวิธีนำข้อมูลที่รับเข้ามาประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์โดงตรงโดยข้อมูลที่นำเข้่ไม่จำเป็นต้องอยู่ที่เดียวกับคอมพิวเตร์ที่ทำการประมวลผล
2การประมวลผลแบบทันทีเป็นการประมวลผลที่มีวัตถุประสงค์ในการไห้ผลลัพธ์ในลักษณะทันทีทันใด นิยมใช่ร่วมกับประมวลผลแบบออนไลน์ เช่น เว็บไซต์ที่ไห้ผู้ใช้งานแสดงความคิดเห็นได้การนำคอมพิวเตอร์มาเชื่อมต่อกับเครื่องตรวจจับควันเพื่อป้องกันไฟไหม้ หรือว่าซื้อคอมพิวเตอร์จะต้องทำการประมวลผลอย่างต่อเนื่องตลอดเวลา
ข้อดี
1.สามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่นำเข้าไปได้ทันที
2.ข้อมูลที่นำเข้าจากเป็นข้อมูลที่ทันสมัย
ข้อเสีย
1.โอกาสเกิดความผิดพลาดได้
2.การแก้ไขข้อผิดพลาดทำได้ยากกว่าการประมวลผลแบบเเบตซ์
3.กรรมวิธีในการประมวลผลข้อมูลเรื่องคอมพิวเตอร์
1.การคำนวณ
2.การจัดเรียงข้อมูล
3.การจัดกลุ่มข้อมูล
4.การสืบค้นข้อมูล
5.การรวมข้อมูล
6.การสรุปผล
7.การทำรายงาน
8.การบันทึก
9.การปรับปรุงข้อมูล
10.สำเนาข้อมูล
11.สำรองข้อมูล
12.การกู้ข้อมูล
13.การสื่อสารข้อมูล
14.การบีบอัดข้อมูล
4.ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูลด้วยมือ แบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอนดังนี้
1.ขั้นตอนการเตรียมเพื่อนำเข้าข้อมูล เป็นการจัดเตรียมข้อมูลที่รวบรวม ซึ่งมี 4 ขั้นตอน ดังนี้
1.การลงรหัส เป็นการใช้รหัสแทนข้อมูลจริง ให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่สะดวก รวดเร็วต่อการประมวลผล
2.การตรวจสอบแก้ไขข้อมูล เป็นกระบวนการที่ทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องและเหมาะสมที่สุดก่อนนำไปประมวลผล เช่น การตรวจสอบความถูกต้องของคะแนนสอบ
3.การแยกประเภทข้อมูล เป็นการแยกประเภทข้อมูลออกตามลักษณะข้อมูลหรือตามลักษณะงานที่จะนำข้อมูลไปใช้
4.บันทึกข้อมูลลงสื่อ เป็นการจัดเตรียมข้อมูลให้อยู่ในรูปของสื่อหรืออุปกรณ์ที่อยู่ในรูปแบบคอมพิวเตอร์ ไม่เข้าใจและนำไปประมวลผลได้
2.ขั้นตอนการประมวลผล เป็นกระบวนการจัดการกับข้อมูลเพื่อให้ได้เป็นสารสนเทศ โดยนำข้อมูลที่จัดเตรียมไว้เข้าสู่คอมพิวเตอร์ เพื่อทำการประมวลผลผ่านซอฟต์แวร์สำหรับประมวลผลต่างๆ
3.ขั้นตอนการนำไปใช้ประโยชน์และแสดงผลลัพธ์ เป็นการนำไปใช้ประโยชน์และการแสดงผลลัพธ์เป็นขั้นตอนหลังจากผ่านกระบวนการประมวลผลแล้วซึ่งเป็นขั้นตอนในการแปลผลลัพธ์ให้ออกมาอยู่ในรูปที่สามารถเข้าใจง่าย
3.การใช้ซอฟต์แวร์ในการจัดการข้อมูล และสารสนเทศ
การจัดการข้อมูลและสารสนเทศในปัจจุบันมีการนำซอฟต์แวร์ต่างๆมาช่วยในการจัดการข้อมูล
3.1ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูลอาการรวบรวมข้อมูลถือเป็นต้นทางและเป็นส่วนสำคัญของการได้มาซึ่งผลลัพธ์ที่ถูกต้องตามวัตถุประสงค์ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูลที่น่าสนใจมีดังนี้
1.ซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งอยู่บนคอมติวเตอร์ เช่น Microsoft Word
2.ซอฟต์แวร์ที่ใช้งานผ่านอินเตอร์เน็ตเช่น Docs Google Sheets Google Forms
3.2ซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับประมวลผลข้อมูลการประมวลผลข้อมูลเป็นอีกขั้นตอนหนึ่งที่ต้องเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมกับประเภทข้อมูล โดนน้องเมย์ที่ใช้สำหรับการประมวลผลข้อมูลนั้น มี 2 ประเภท ดังนี้
1.ซอฟต์แวร์สำเร็จรูป
2.ซอฟต์แวร์ที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อประมวลผลข้อมูลโดยเฉพาะ
3.3ซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับสร้างและนำเสนอข้อมูลการนำเสนอข้อมูลเป็นส่วนที่เข้ามามีบทบาทสำคัญในทุกหน่วยงานหรือองค์กรเพราะหากเรามีข้อมูลที่ดีเพียงใดแต่ขาดการนำเสนอข้อมูลที่ดีไม่สามารถทำให้ผู้ที่นำข้อมูลไปใช้งานเข้าใจหรือเห็นภาพการนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์โดยต้องเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมหาข้อมูลมีให้เลือกใช้จำนวนมาก แต่ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการสร้างและนำเสนอข้อมูลในปัจจุบันนี้มีหลายประเภท ดังนี้
1.ซอฟต์แวร์เพื่อใช้ในการสร้างและนำเสนอข้อมูลเเบบ Slide Presentation
2.ซอฟต์แวร์เพื่อใช้ในการสร้างภาพการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบกราฟ
4.ซอฟต์แวร์เพื่อการสร้างและนำเสนอข้อมูลด้วยเทคโนโลยีความเป็นจริงเสริม (AR)
6.ซอฟต์แวร์เพื่อใช้ในการสร้างภาพ 3 มิติ
5.ซอฟต์แวร์เพื่อการสร้างและนำเสนอข้อมูลด้วยเทคโนโลยีความจริงเสมือน (VR)
3.ซอฟต์แวร์เพื่อการสร้างภาพกราฟฟิก