1.1 ข้อมูลปฐมภูมิ เป็นข้อมูลที่เก็บรวบรวมด้วยตนเอง ทำให้ได้ข้อมูลที่ตรงวตามความต้องการมากที่สุด โดยข้อมูลปฐมภูมิ สามารถทำได้ ดังนี้

ข้อเสีย ข้อมูลที่มีการรวบรวมไว้แล้ว อาจไม่ตรงตามเป้าหมายที่ต้องการ อาจจะทำให้เสียเวลา

2. ข้อมูลจากแหล่งภายนอก เป็นข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมของบุคคล

การประมวลผลข้อมูลด้วยมือ (Manual Data Processing) เป็นวิธีการประมวลผลในยุคเริ่มตันที่ใช้มาตั้งแต่ในอดีต อุปกรณ์ที่ใช้ในการประมวลผล ได้แก่ กระดาษ ลูกคิด และเครื่องคิดเลข การประมวลผลข้อมูลในลักษณะนี้เหมาะกับข้อมูลที่มีจำนวนน้อย การคำนวณไม่ยุ่งยาก ไม่ซับซ้อน และไม่ต้องการความเร่งด่วนในการประมวลผล

1) การนำข้อมูลเข้า (Input) เป็นขั้นตอนการรับข้อมูลเข้าสู่คอมพิวเตอร์ โดยผ่านทางหน่วยรับข้อมูล (Input Unit) เช่น การป้อนขัอมูลตัวเลขหรือตัวอักขระทางแป้นพิมพ์ การรับข้อมูลเสียงจากไมโครโฟน

2) การประมวลผล (Process) เป็นขั้นตอนการนำข้อมูลที่ได้จากขั้นตอนการนำเข้ามาจัดการโดยผ่านกระบวนการต่างๆ เช่น การคำนวณ การเรียงลำดับข้อมูล การแยกประเภทข้อมูล

3) การแสดงผล (Output) เป็นการนำสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลไปไช้ประโยชน์หรือแสดงผล โดยผ่านทางหน่วยแสดงผล (Output Unit) เช่น การแสดงผลทางจอภาพ การแสดงผลทางกระดาษพิมพ์

1. เหมาะสำหรับองค์กรที่มีขนาดใหญ่ มีปริมาณข้อมูลมาก แต่ไม่จำเป็นต้องใช้ประโยชน์จากข้อมูลทันที

2. ง่ายต่อการตรวจสอบ เมื่อเกิดข้อผิดพลาดทำให้สามารถตรวจสอบข้อมูลได้ง่าย

2. การจัดเรียงข้อมูล (Sorting) เป็นการเรียงข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น การจัดเรียงข้อมูลตัวเลข 1 ถึง 100 การเรียงจากน้อยไปมาก หรือการจัดเรียงตัวอักษรจากตัวแรกถึงตัวสุดท้าย ซึ่งการจัดเรียงข้อมูลจะทำให้ข้อมูลเหล่านั้นสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ง่ายขึ้น เช่น การเรียงคะแนนสอบจากมากไปน้อย การเรียงชื่อของนักเรียนตามตัวอักษรภาษาไทยจาก ก ถึง ฮ

3. การจัดกลุ่มข้อมูล (Classifying) เป็นการจัดข้อมูลโดยการแยกออกเป็นกลุ่ม ประเภทหรือตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น การจัดกลุ่มนักเรียนตามเพศ การจัดกลุ่มข้อมูลภาพถ่ายตามวันที่ถ่ายภาพ ซึ่งการจัดกลุ่มข้อมูลจะทำให้คันหาข้อมูลได้ง่ายขึ้น

4. การสืบค้นข้อมูล (Retrieving) เป็นการค้นหาและนำข้อมูลที่ต้องการจากแหล่งเก็บข้อมูล เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ เช่น การสืบค้นข้อมูลนักเรียนจากรหัสประจำตัว การคันหาหนังสือในห้องสมุดจากชื่อผู้แต่ง

5. การรวมข้อมูล (Merging) เป็นการนำข้อมูลตั้งแต่ 2 ชุดขึ้นไป มารวมกันให้เป็นชุดเดียว เช่น การนำข้อมูลประวัติส่วนตัวของนักเรียน มารวมกับประวัติการศึกษาเป็นข้อมูลของนักเรียน 1 คน

6. การสรุปผล (Summarizing) เป็นการสรุปส่วนต่าง ๆ ของข้อมูล เพื่อแสดงเฉพาะส่วนที่เป็นสระสำคัญ เช่น การสรุปผลการเรียนของนักเรียน การสรุปยอดรายรับ-รายจ่ายของครัวเรือนในแต่ละเดือน

7. การทำรายงาน (Reporting) เป็นการนำข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลมาจัดพิมพ์ในรูปแบบรายงานต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบกระดาษ เว็บไซต์ หรือสื่อต่าง ๆ เช่น รายงานผลการตรวจสุขภาพ สมุดรายงานผลการเรียนของนักเรียน หรือรายงานผลการเรียนของนักเรียนผ่านเว็บไซต์ของโรงเรียน

8. การบันทึก (Recording) เป็นการจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ลงสื่อหรืออุปกรณ์สำหรับจัดเก็บข้อมูล เช่น การบันทึกประวัติส่วนตัวของนักเรียนแต่ละคนจากการป้อนข้อมูลผ่านทางแป้นพิมพ์ เพื่อบันทึกลงฐานข้อมูล

9. การปรับปรุงข้อมูล (Update) เป็นกระบวนการที่ทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องและมีความทันสมัยอยู่เสมอ โดยสามารถทำการเพิ่ม ลบ และแก้ไข เพื่อให้ข้อมูลถูกต้องมากที่สุดซึ่งความถูกต้องและทันสมัยนั้นจะขึ้นอยู่กับความถี่ในการปรับปรุง เช่น การปรับปรุงยอดขายของร้านค้าออนไลน์ทุกสิ้นเดือน เพื่อทำให้ยอดขายมีความถูกต้อง หรือการปรับปรุงยอดเงินฝากทันทีหลังจากการทำธุรกรรมทางการเงิน

10. การสำเนาข้อมูล (Duplication) เป็นการคัดลอกข้อมูลจากข้อมูลนฉบับ เพื่อไปบันทึกเป็นข้อมูลอีกชุดหนึ่งที่เหมือนกัน โดยการสำเนาข้อมูลนั้น ต้องคำนึงถึงความถูกต้องด้านการละเมิดลิขสิทธิ์และต้องได้รับอนุญาตจากผู้เป็นเจ้าของข้อมูลต้นฉบับด้วย เช่น การทำสำเนาข้อมูลประวัติการศึกษาของนักเรียน เพื่อให้นักเรียนใช้เป็นหลักฐานในการศึกษาต่อ

11. การสำรองข้อมูล (Backup) เป็นการทำสำเนาข้อมูลทั้งหมดหรือบางส่วนลงในสื่อหรืออุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล เช่น เทปแม่เหล็ก จานแม่เหล็ก ตามช่วงเวลาที่กำหนดแล้วนำไปเก็บแยกไว้ เพื่อให้สามารถนำข้อมูลเหล่นั้นกลับมาใช้ได้ ในกรณีที่ข้อมูลดันฉบับเกิดปัญหา สูญหาย หรือถูกทำลาย เช่น การสำรองข้อมูลประวัติของนักเรียนทุกสิ้นเดือน

12. การกู้ข้อมูล (Data Recovery) เป็นกระบวนการในการนำข้อมูลที่เสียหาย สูญหายหรือถูกทำลายจากสาเหตุต่างๆ ให้กลับคืนมาอยู่ในสภาพที่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ดังเดิม ซึ่งเป็นกระบวนการที่มีความละเอียดอ่อนและซับซ้อน จะต้องกระทำด้วยความระมัดระวังโดยบุคคลที่มีความชำนาญ เช่น การกู้ข้อมูลทะเบียนประวัติของนักเรียนจากปัญหาไฟฟลัดวงจร ทำให้จานแม่เหล็กสำหรับเก็บข้อมูลเกิดความเสียหาย

13. การสื่อสารข้อมูล (Data Communication) เป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการรับ-ส่งข้อมูลจากจุดหนึ่งไปยังอีกจุดหนึ่ง โดยผ่านตัวกลางกรสื่อสาร เพื่อให้ช้อมูลนั้นสามารถไปยังจุดหมายปลายทางได้ เช่น การสนทนาผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต (Chat)

14. การบีบอัดข้อมูล (Data Compression) เป็นกระบวนการในการลดขนาดข้อมูลเพื่อให้ประหยัดพื้นที่ในกาจัดเก็บ หรือเพื่อให้สามารถส่งข้อมูลต่อไปยังปลายทางได้รวดเร็วขึ้น ทำให้ประหยัดเวลาในการส่งข้อมูลหากัน ตัวอย่างการบีบอัดข้อมูล เช่น การส่งภาพผ่านระบบสนทนาบนอินเทอร์เน็ต ระบบจะทำการบีบอัดภาพก่อนส่งไปยังผู้รับ เพื่อให้ผู้รับได้รับข้อมูลภาพได้เร็วขึ้น

การลงรหัส (Coding) เป็นการใช้รหัสแทนข้อมูลจริง ทำให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่สะดวก รวดเร็วต่อการประมวลผล ช่วยให้ประหยัดเวลาและพื้นที่ โดยรหัสสามารถเป็นได้ทั้งตัวเลขและตัวอักษร เช่น ข้อมูลเพศของนักเรียน ให้รหัส M แทนเพศชาย รหัส F แทนเพศหญิง หรือการใช้รหัสแทนชื่อแผนกในการทำงาน

การนำเสนอข้อมูลที่ดี ไม่สามารถทำให้ผู้ที่นำข้อมูลไปใช้งานเข้าใจหรือเห็นภาพได้ง่าย