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ELEMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO - Coggle Diagram
ELEMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN
EVENTO
PLANIFICARLO CON ANTELACION
determina el objeto del evento
tener en mente dos frases
para
determinar la direccion correcta
limita tu objetivo
para
educar
persuadir
homenajear
para que lo haces
como principal mision
establece metas
que quieres lograr
reune voluntarios
necesario
contar con un equipo
que presenten
habilidades
capacidad
continuidad
ayudan a hacer
programaciones
presupuestos
tarjetas
prepara un presupuesto
todos los gatos
ingresos
encontrar la manera de reducir costos
como
personal gratis
lugar economico
casa de un amigo
decide el lugar y la hora para tu evento
lugar y fecha adecuada
segun el publico
en contacto
con los dueños del lugar
puensa en la logistica
necesrio para todo
como
establecimiento
vias de acceso
para
dicapacitados
que equipos necesitas
cuantas personas necesitas
piensa en el marketing y publicidad
incluir al afiche
fecha tentativa
invitado de honor
lugar y fecha
organizate
lista de actividades
organiza tus pensamientos
prepara cronograma
24 HORAS ANTES DEL EVENTO
mantén la calma
Revisa todas la invitaciones y respuestas
crea una lista de invitados
recuérdales la fecha a los invitados
llamada telefónica o un mensaje de texto
ve al lugar del evento comprueba que todo este listo
El salón este limpio
equipos electrónicos instalados
revisa si hay personal suficiente
encargarse del evento
atender un recado
atención de emergencia
encargado de cuidar a invitado
solucionar problemas no previstos
se haga cargo de buscar el café
para que se ha cargo
prepara kits para los participante
botella de agua
bocadillos
pequeño cuaderno
bolígrafo
folleto
incluir pequeños recuerdo
has una hoja de actividades
prepara una agenda
detalle minuto a minuto
actividades importantes
cantidad mínima de información
lista de equipos técnicos
horarios
protocolo de limpieza
has una lista de verificación para las cosas
que se llevaran al lugar del evento
revisar 2 veces
asignar colaboradores
labor especifico
Realiza una ultima revisión con tu equipo
asegúrate de haberlos comunicado
lugar y la hora de llegada
A DOS SEMANAS DEL EVENTO
Asegurarse de todo marche bien
Invitados
Nombre del evento
Fijar fecha
Reunete con tu equipo
Crear plan.
Aprobación
Delegar responzabilidades
Jefe delega
Haz arreglos para todo
Disposiciones necesarias
Limpieza
Fotos
Transportes(Invitado)
Videos
Preparar una lista de contactos
Correos electronicos
Telefonos
Visita el lugar con tu equipo
El local
Conseguir patrocinadores
Dinero
Aportaciones
Promocionar el evento
Folletos
Medios de comunicacion
Realizar llamadas telefonicas
Reune los elementos necesarios para el evento
Quienes hablaran
Todo listo
La comida
Realizar una ultima revisión
Revisar el plan y mejorar algunas cosas
Revisa las invitaciones y respuestas
Cuantos no asistiran
Cuantos asistiran
Comprobar que todo este listo
PASOS PARA LA PLANIFICACIÓN
Ejecución
Participantes del evento
Comparten las actividades planificadas
Desmontaje
Retiro
Materiales
Elementos
Utilizados en el evento
Montaje
Disposición del equipo
Materiales que se utilizara
Evaluación de Resultados
Parte mas importante del postevento
Conocer si se cumplieron los objetivos
Rendimiento producido con ellos
Producción
Conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión
Preparación de los recursos
Post- Evento
Recopilación de las acciones
Seguimiento que ayudara a la evaluación
Incluirá documentación grafica
Fotos
Montaje de videos