O Kanban utiliza cartões, placas, ou outros dispositivos visuais para representar itens de trabalho, como tarefas, partes, ou projetos, e os move através de diferentes estágios do processo. Cada estágio tem uma capacidade máxima definida, e os cartões são movidos de um estágio para o próximo à medida que o trabalho é realizado e a capacidade está disponível. Isso cria uma representação visual do fluxo de trabalho, permitindo que as equipes vejam o que está em andamento, o que está concluído e o que ainda precisa ser feito.