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kanban - Coggle Diagram
kanban
5 Práticas
1. PREPARE A EQUIPE Deixe bem claro como funciona o método Kanban para sua equipe e explique o motivo dele ser utilizado. Mostre os benefícios que serão alcançados com o Kanban. Fazendo isso, todos os envolvidos conseguirão produzir ainda mais, já que saberão exatamente o que se espera dele.
2. ORGANIZE AS ETAPAS DE TRABALHO Agora, organize as colunas do seu Kanban, que são “Tarefas a serem feitas”, “Tarefas sendo Executadas” e “Tarefas Concluídas”. Aqui, entenda quais tarefas precisam ser realizadas e organize os responsáveis por elas, bem como os prazos a serem cumpridos.
3. DEFINA AS TAREFAS PRIORITÁRIAS Analise e aponte quais são as tarefas mais importantes e urgentes do processo. Isso ajudará a manter o foco de toda a equipe onde realmente interessa. Fazendo isso, você conseguirá atingir as metas de modo eficaz e organizar a equipe de acordo com as entregas a serem feitas.
4. COMECE O PROCESSO Agora, é hora de por a mão na massa e começar a trabalhar cada tarefa, de fato. Organize as equipes e mantenha o controle de cada passo e de cada trabalho que está sendo realizado. Bem como aqueles que serão feitos posteriormente.
5. ACOMPANHE O PROCESSO DE PERTO E, por fim, acompanhe tudo de perto. Monitore sempre o que está sendo feito, como está o andamento de cada ação e como está a performance em geral. Dessa maneira, você conseguirá garantir a qualidade esperada e que os prazos sejam cumpridos. E ainda, realizar possíveis ajustes ou mudanças de percurso no meio do caminho.
Kanban é uma abordagem de gerenciamento visual que se originou no Japão, focada em melhorar a eficiência e produtividade em processos de produção e gestão de projetos. Baseado nos princípios do controle de estoque just-in-time (JIT), foi desenvolvido pela Toyota na década de 1950 como parte do Sistema Toyota de Produção (TPS). O sistema utiliza cartões visuais para representar tarefas e limitar o trabalho em progresso, promovendo um fluxo de trabalho eficiente.
PRINCIPAIS TIPOS
Produção : Usado em ambientes de produção. Divida o quadro Kanban em 3 colunas: "to do" (o que precisa ser feito), "doing" (o que está sendo feito) e "done" (o que foi feito).
Cartões (ou post-its) representam tarefas com personalidades, prazos e responsáveis.
À medida que as tarefas avançam, os cartões são movidos para as colunas seguintes, até a conclusão.
Movimentação :Amplamente usado em linhas de produção.
Limite a quantidade de tarefas que podem ser realizadas ao mesmo tempo.
Exemplo: um produtor de café pode produzir 20 pacotes de cada vez.
O processo é dividido em etapas, e cada etapa funciona em lotes de 20 pacotes.
Evita sobrecarregar etapas e ajuda a evitar gargalos.
Os ajustes são feitos se alguma etapa fica ociosa ou sobrecarregada.
E-Kanban : É o Kanban eletrônico, usando ferramentas digitais. Exemplos incluem Trello, Jira e Kanban Tool. Agiliza os processos e automatiza o gerenciamento das tarefas. Permite atualizações em tempo real e acesso online às informações. Contribui para eficiência e agilidade, especialmente em ambientes que dependem de tecnologia e colaboração online.
Elementos
Quadro Kanban : O quadro Kanban é o componente central do sistema. Ele fornece uma representação visual do fluxo de trabalho e geralmente é dividido em colunas que representam as etapas do processo, como "A fazer", "Em andamento" e "Concluído".
Cartões Kanban : Cada tarefa, item ou trabalho a ser realizado é representado por um cartão Kanban. Esses cartões contêm informações relevantes, como descrição da tarefa, prioridade, prazo e outras informações necessárias para a decisão da tarefa.
Limites de Trabalho em Progresso (WIP) : Para evitar sobrecarga e manter um fluxo constante, o Kanban define limites para a quantidade de trabalho que pode estar em andamento em cada etapa do processo. Esses limites ajudam a controlar o fluxo de trabalho e identificar gargalos.
Sistema Pull : O Kanban opera com um sistema "pull", onde as tarefas são retiradas do estágio anterior do processo e movidas para o próximo estágio à medida que a capacidade e as condições permitirem. Isso garante que o trabalho seja puxado apenas quando houver disponibilidade para encontrá-lo.
Revisões Regulares e Melhoria Contínua : A prática de realizar revisões regulares do quadro Kanban é fundamental para identificar problemas, discutir melhorias e ajustar o processo. Isso promove a melhoria contínua e ajuda a adaptar o sistema às mudanças nas necessidades.
PRINCIPAIS BENEFÍCIOS
OTIMIZA OS PROCESSOS: Outro ponto importante é que o Kanban ajuda a reduzir o tempo necessário para finalizar cada tarefa. Literalmente, encurta caminhos.Desse modo, conseguem produzir mais com a qualidade esperada.
EQUIPE FOCADA: E, consequentemente, sua equipe terá mais foco, evitando que membros das equipes envolvidas fiquem ociosos. Todos os responsáveis saberão o que precisa ser trabalhado com as suas respectivas datas de entregas.
REDUÇÃO DE CUSTOS E DESPERDÍCIOS: E, claro, no final, os custos da empresa são reduzidos e desperdícios são evitados. E esse é um dos principais objetivos do método Kanban
PRIORIZA O QUE IMPORTA: Além disso, por limitar a quantidade de atividades e gerenciá-las de maneira prática, as equipes envolvidas focam naquilo que realmente importa e traz resultados.
PRIORIZA O QUE IMPORTA: Além disso, por limitar a quantidade de atividades e gerenciá-las de maneira prática, as equipes envolvidas focam naquilo que realmente importa e traz resultados.
SIMPLES DE SER APLICADO: O Kanban é muito simples e prático de ser aplicado. E por não exigir investimentos altos (basta ter post-its e um quadro), ele pode ser utilizado por qualquer tipo de negócio.
COMO FUNCIONA
(DOING): as tarefas atualmente em execução são visualizadas. As atividades desenvolvidas nesta coluna representam o trabalho em andamento e fornecem informações sobre o que está sendo trabalhado e quando será entregue.ajuda a equipe a manter o foco e a gerenciar o trabalho em andamento de forma eficiente.
(TO DO):É a primeira etapa em que as tarefas a serem realizadas são específicas.É onde as atividades importantes e estratégicas são priorizadas. auxilia na organização, priorização e clareza das tarefas a serem realizadas.
(DONE): é onde as tarefas que foram concluídas são visualizadas. Manter um registro claro das tarefas concluídas ajuda a acompanhar o progresso e a entrega eficiente do trabalho. indica que o trabalho foi realizado e está pronto para ser arquivado ou para liberar espaço para novas tarefas.
LIMITE DO TRABALHO EM PROGRESSO: É um ponto importante é que visualizando todo o processo do Kanban, é possível enxergar o fluxo de trabalho no geral. E assim, garantir a qualidade esperada dentro dos prazos estipulados. Ou seja, ter tangibilidade e coerência.