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Fundamentos de Project Management - Coggle Diagram
Fundamentos de
Project Management
¿Qué es un proyecto?
Esfuerzo temporal con objetivos específicos
Tiene
Alcance definido
Objetivos claros
Fecha de inicio y fin
Alineación con objetivos de la empresa
Son
Proyecto lucrativo
o económico
Proyecto social
Elementos de
un proyecto
Beneficiario
para quienes se realiza el proyecto
Producto /
servicio
resultado de la ejecución
no confundir con resultado final
Actividades
tareas o etapas
debe tener orden lógico
Se debe priorizar
Calendario
fechas y plazos para el desarrollo de cada tarea o etapa
Puede ser flexible
Recursos
Son humanos y materiales
Presupuesto
financiación del proyecto
especificar costos y gastos por tarea y actividad
Resultado
culminación del proyecto
Finalidad
¿qué quiero lograr?
Razón de la creación del proyecto
Rangos
Programa
son la sumatoria de proyectos de una misma temática
Portafolio
sumatoria de todos los programas
no es necesario que tengan relación
Proyecto
esfuerzos temporales con resultados específicos
Ciclos de
un proyecto
Inicio
Estudio de factibilidad
se determina si es viable la ejecución del proyecto
Caso de negocio
se especifica la necesidad de realizar este proyecto
Planificación
se crea plan
sólido
Se platica
se crea claridad
se traza un camino a seguir
Ejecución
Se pone en práctica la planificación
Se debe asignar los recursos
Velar por qué cada parte realice lo que le toca
Supervición y
control
Contar con plan de supervición de cada proceso o entregable
Anticipar cualquier riesgo o crisis
Cierre
Comunicar el cierre
Hacer retrospectiva
Documento donde se plazmar lecciones aprendidas
Integrantes de
un proyecto
Comité de dirección
Proporciona orientación y dirección
Director de proyecto, principales partes interesadas
Director del proyecto
Encargado de que todo se cumpla según lo planeado
Equipo del proyecto
grupo de personas encargadas de ejecutar proyecto
Las partes interesadas
personas que pueden verse afectadas positiva o negativamente por el proyecto
Los usuarios
personas que se benefician del resultado
beneficiarios directos o indirectos
Patrocinador
quien financia el proyecto
Alcance
¿Qué es?
Límites de lo que se hará
Lo que no se hará
Descripción detallada y exacta del producto a obtener
Preguntas
¿Qué es el proyecto?
¿Por qué está sucediendo?
¿Qué logrará?
¿Quién lo aprueba?
¿Cómo se completará el proyecto?
enfoque + fases + tareas
¿Cómo se producirá? (resultado)
¿Cómo se entregará?
¿Cuánto costará el proyecto?
¿Qué incluirá y no incluye en el proyecto?
Importancia del
tiempo
Definir actividades
cuáles son y determinar si tienen tareas
Secuenciar actividades
ver si tienen dependencias
Definir los recursos
con qué contamos
personas, materia prima, financiación
Duración
cuándo inician y cuándo terminan
Frecuencia de
las actividades
repetitivas
únicas
Responsables
a quién preguntar por resultados
Control
cómo se solicitará el avance
cómo se medirá
Desarrollo de
cronograma
se elabora con la información anterior
Controlar el tiempo
¿qué es?
proceso de registrar cuánto tiempo ha pasado una persona realizando una actividad
¿Qué puede afectar
en el control?
Comunicación entre equipo
Mala o escasa planificación
Interrupciones inesperadas
Insuficiente delegación de tareas o actividades
Herramientas
Diagrama de Gant
Cronograma de hitos
Diagrama de Pert
Cronograma de trabajo
Factores
Factores preliminares
Factores clave
de planificiación
Selección del equipo de trabajo adecuado
Control y adaptación del tiempo
Evaluación de dificultad y selección previa de la ruta
Observación y previsión de riesgos
Factores clave durante
la ejecución
Ajustes de la planificación según los retos presentados
Gestión adecuada de los recursos
Factores de fracaso
Falta de conocimiento previo
Poca preparación
Equipo no apto para el entorno
Sin adaptabilidad a los cambios
Gestión ineficiente de recursos
Exceso de confianza
Tipos de recurso
Humanos
personal con el que contamos
Propiedad
intelectual
Información confidencial
metodología
patente registradas
Relación y
contactos
Vinculos y contactos
Financieros
dinero con el que se cuenta
Físicos
instalaciones, oficinas, máquinas
Riesgos
¿Qué es?
Eventos o condiciones inciertas con efecto negativo sobre el proyecto
Proceso de
gestión
Identificar los riesgos
Determinar probabilidad de impacto
Encontrar soluciones para cada riesgo
Evaluar de forma periódica
5 errores
comunes
Escases de recursos
Bajo desempeño
Falta de claridad
Costos elevados
Factor de tiempo
Crisis
¿qué es?
interrupción en la normalidad
¿Qué lo puede
provocar?
Ataques al proyecto interna o externamente
Accidentes
Daños premeditados
¿Cómo afrontar?
Detección de señales
Sondear
escuchar a colaboradores
Preparación y
prevención
preparar un plan para mitigar
Gestión o
comunicación
forma en cómo se va a actuar
Contención
o control
intentar que la crisis no afecte a la mayor cantidad de partes
Recuperación
cómo nos vamos a recuperar de la crisis
Aprendizaje
cuál es el aprendizaje que nos dejó esta crisis
¿cómo anticipar?
Matices de riesgo
herramientas para evaluar y medir riesgo
Evaluación de los
detalles del evento
estrategias para reducir o evitar el impacto
Componente social
Componente social, gubernamental y no gubernamental
prepara a todos para que sepan lo que tienen que hacer
Mitigación
acción que se toma cuando surge el evento para minimizar sus consecuencias
Cierre
Administrativo
Proceso de cerrar las actividades internas
Confirmar que todo el trabajo se haya cumplido
Realizar el cierre financiero, que no quede cuentas pendientes
Transferir el producto final al interesado principal
Obtener un feedback del trabajo y de ejecución del proyecto
Realizar el informe final resúmen de aspectos importantes
Alcance
cronograma
presupuesto
calidad
riesgo
lecciones
aprendidas
Contractual
Verificar que las compras se hayan hecho de manera exitosa
Entrega de activos que se utilizaron. En un documento poner estado de recepción y entrega
Liberar al equipo humano, agradeciendo y reconociendo
Proceso de finalizar las relaciones con los proveedores y personal técnico