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¿Cómo debe ser las relaciones entre auditor y auditado?
Principales características de la relación entre el auditor y el auditado
Principios que se debe cumplir entre el auditor y el auditado
Escucha Activa
Auditor debe escuchar las explicaciones y argumentos del auditado.
Establecer un clima de confianza.
Determina buena relación entre auditor y auditado.
Capacidad de Resolución de Conflictos
Mantenerse sereno y evita conflictos.
No perder la confianza ni el respeto.
Siempre escuchar al auditado.
Sinceridad Objetiva
Basarse en datos objetivos
Expresarse bien con evidencias
Utilizar adecuadamente argumentos
Respeto y Educación
Reflejar total tranquilidad.
No perder la cordura en ningún momento.
Estar siempre presto a escuchar y evitar conflictos.
Confianza Mutua
Exponer y defender opiniones que sean objetivas.
No perder la objetividad ni la independencia en el proceso.
Siempre debe ser empático.
Objetivos Comunes
Si los objetivos son incorrectos, el conflicto esta asegurado.
Para tener una relación adecuada entre auditor-auditado, las bases se sientan en la reunión inicial.
Tipos de auditor
El auditor extremista o "talibán"
Se caracteriza por realizar una interpretación taxitiva.
Ya sea una norma o ley.
Se da en ocasiones por un mal aprendizaje o conocimiento del criterio.
Este perfil se da sobre todo en los auditores muy noveles.
Este perfil de auditor no ayuda a la organización.
El trabajo del buen auditor es desterrar estas opiniones a través
De su buen trabajo ayudando a la organización auditada a mejorar poco a poco.
El auditor normal
Así de sencillo y así de complicado.
Encontrar el equilibrio es, en ocasiones, lo más complejo.
Capacidad de asertividad
Siempre debe tener presente que es una “herramienta de mejora”.
Ejemplo
Conduce al auditado a través de su informe de auditoría a mejorar aquellos procesos que considera “claves” o críticos.
El buen auditor es el que sabe qué debe mejorar en cada momento.
Requisitos legales
Políticas
Objetivos de mejora
Funciones
Responsabilidades y autoridad establecidas en el sistema de gestión.
Comunicación
Participación y consulta
El auditor debe tener presente que es en sus notas de auditoría donde debe ir anotando todas las evidencias.
El auditor pasota
Percibe como buen auditor porque lo "vale todo"
Encuentra todo adecuado y no ve necesidad de mejorar las cosas si al auditado le valen.
Minimiza los hallazgos negativos y los justifica ante el auditado.
No se quiere complicar ni tener desencuentros con el auditado.
Con que se cumplan los mínimos del criterio de auditoría, lo encuentra adecuado.
Es que no ayuda a la organización a mejorar.
El auditor no es un consultor.
Estrategias del auditor
AUDITOR INTERNO
Pertenece a la propia organización auditada es más complicado que el rol de un auditor externo a la organización
Es considerado un compañero
por los que participan directa e
indirectamente en la auditoría provocando situaciones incómodas
EJEMPLO:
Pedir al auditor que no señale en el informe de auditoría algunas desviaciones encontradas
El auditor conoce los procesos
puede caer en la autocomplacencia y el sesgo
EJEMPLO:
Es difícil que el auditor vea las posibilidades de mejorarlo o puntos de fallo.
AUDITOR EXTERNO
EFECTO HALO
Este efecto implica que la percepción del auditado es casi de confianza ciega
Influye en todo lo que hace o dice.
Cuando suscita dudas en el auditado y este las puede fundamentar con datos, debe contra argumentar y no quedarse impasible con el fin de “no complicar la auditoría”.
Incorporar el prestigio a la opinión del auditor le añade un plus de persuasión que en muchas ocasiones acaba provocando que nadie la ponga en duda.
UN BUEN AUDITOR
Preguntas
¿Dónde me apoyo para argumentar de manera objetiva que esto debe realizarse de esta manera concreta?
¿En qué ayuda esto a mejorar este
proceso, procedimiento, O sistema?
Caracteristicas
Evitar la búsqueda sistemática del fallo.
Fundamentar siempre sus opiniones con evidencias.
Encontrar puntos fuertes como débiles del sistema y los procesos.
No tratar la auditoría como un “yo gano y tu pierdes”.
No sacar conclusiones precipitadas que condicionen el desarrollo de la auditoría.
Mantener informado al auditado en todo momento para evitar sorpresas al final de la auditoría
Rectificar cuando es necesario
No discutir con su equipo auditor delante del auditado
Cuando no está seguro de algo, no lo dice, ya que no supone ninguna ganancia
Se debe recordar siempre que incorporar el prestigio a la opinión del auditor
le añade un plus de persuasión que en muchas ocasiones acaba provocando que nadie la ponga en duda.
El papel del auditado
Facilitador del proceso de auditoría y crear un clima adecuado entre las partes.
Comunicar el plan de auditoria al personal.
Elegir personal para que acompañe a los auditores
Facilitar recursos necesarios.
Evitar pérdidas de tiempo
Responder preguntas del auditor
Ayudar en la resolución de conflictos
Iniciar las acciones correctivas tras la finalización de la auditoría.
Resolución de conflictos durante la auditoría
:
momentos conflictivos
:check: Interrupciones constantes durante la auditoría
Llamadas, contestación de correos urgentes o salidas frecuentes del lugar de reunión para buscar documentos.
INFORME: no se ha podido auditar por falta de disponibilidad del auditado.
:check: El auditor sigue un checklist
Pero en ningún caso la auditoría debe consistir en rellenar estos listados.
No deja espacio al auditado para argumentar o comentar las evidencias. Inspección
:check: Auditado que se muestra como confidente
Documentos que no forman parte del alcance de auditoría. Quedar bien
Solo se pueden evidenciar los documentos controlados por el sistema de gestión.
:check: El auditor o auditado da continuamente su opinión
De temas auditados sin evidencias objetivas y concretas.
Una opinión no es una evidencia si no se resuelve como hallazgo frente al criterio correspondiente.
:check: Pérdidas de tiempo
Impiden auditar todo el alcance previsto.
Temas personales, organización no motivo de auditoría.
Auditar significa escuchar, observar y preguntar, por ese orden.
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