L'analisi della situazione e l'individuazione del problema: prevede la raccolta di materiale conoscitivo relativo alle persone in situazione, al contesto di vita, al problema e alle strategie già usate per affrontarlo, partendo dal contenuto della domanda e estendendo la raccolta d'informazioni a quanto emerge. Il materiale da conoscere si può distinguere in oggettivo e qualitativo-relazionale.
Oggettivo: riguarda notizie obiettive, composizione del nucleo famigliare, periodizzazione di eventi riferiti al motivo che ha indotto la persona a presentarsi al servizio.
Qualitativo-relazionale: informazioni riguardanti i soggetti che compongono il sistema, le caratteristiche, la biografia, il corso di vita e l'intreccio di carriere.
Fare fede all'articolo 8 del codice deontologico. Considerare anche il punto di vista culturale diventa cruciale nell'incontro interculturale per identificare e analizzare le zone d'ombra sensibili. Cohen-Emerique: assumere consapevolezza circa i filtri, gli schermi, le distorsioni e le fonti di fraintendimenti che inferfieriscono nell'incontro interculturale attraverso un'operazione di distanziamento da sé come soggetto e osservazione di sé in situazione. Problema: identificarne natura, caratteristiche e portata percepita, rischi, presenza di soggetti che non possono autotutelarsi, così come eventuali soggetti coinvolti. Va osservato in termini evolutivi: considerare periodo e modalità di insorgenza, concomitanza con altri eventi o tappe del corso di vita, modo in cui si è sviluppato. Occuparsi di problemi sociali significa saperli collocare all'interno del contesto in cui sono prodotti: porre attenzione alle condizioni sociali di quel determinato periodo e influenza di queste sulla situazione specifica, consapevole dell'influenza reciproca tra fattori individuali e fattori sociali e necessità di evitare l'esclusiva attribuzione di responsabilità della persona. La percezione del soggetto rispetto al problema va messa a confronto con quella del professionista: la persona può avere una visione che sminuisce o aggrava i termini del problema, a causa di diversi processi che mettono in moto meccanismi difensivi o che minano la fiducia nella possibilità di miglioramento.
I tentativi effettuati per soddisfare il bisogno e i risultati conseguiti devono essere esaminati con la persona. Segnalano motivazione, impegno, stile di fronteggiamento, capacità e risorse attivate, come gli eventuali errori nella valutazione del problema o delle risorse e anche gli eventuali ostacoli incontrati.
La fonte dell'informazione è l'interessato che attraverso i contenuti e le modalità delle sue narrazioni fornisce molteplici informazioni. L'opportunità di ricavare informazioni da terzi deve essere contemperata con il diritto alla riservatezza. Nel caso di un rifiuto è necessario ricercare le ragioni e analizzarle insieme alla persona. Deroghe in merito possono sussistere nei casi in cui la libertà del soggetto sia sottoposta a una compressione, come avviene all'interno del contesto coatto. Altra fonte di informazione è rappresentata dalla documentazione i cui contenuti risentono della correttezza metodologica e deontologica con la quale sono stati rilevati e documentati, del rapporto professionale instauratosi, dello sguardo e del vertice interpretativo dell'estensore.
Questa fase si qualifica professionalmente per alcune competenze dell'assistente sociale nella gestione di aspetti cruciali.
- assumere e conservare un atteggiamento di apertura nei confronti di ciò che emerge evitando di ricercare o valorizzare le informazioni che confermano i giudizi iniziali;
- saper usare chiavi di lettura scientifiche e metodologiche che consentano di contestualizzare il singolo bisogno/problema all'interno di uno scenario sociale ampio e multidimensionale e di generalizzarlo da far emergere il rapporto tra bisogni e risorse nel contesto sociale e in quello istituzionale;
- saper coinvolgere la persona/famiglia promuovendo consapevolezza circa la necessità di costruire insieme il quadro conoscitivo e gettare le basi per una reazione fiduciaria;
- saper impostare la raccolta delle informazioni in termini rispettosi e pertinenti, accompagnando la narrazione delle persone;
- saper cogliere la dimensione relazionale delle narrazioni adottando la tecnica della circolarità;
- saper rispettare la riservatezza e il segreto professionale;
- saper gestire le dinamiche che scaturiscono dalla contraddittorietà tra le informazioni provenienti dal soggetto e da altre fonti. Approfondire dubbi, aspetti incoerenti ambigui o incompleti.
- saper riconoscere, comprendere le reticenze delle persone, rispetto alla trattazione di temi rilevanti, rendendo disponibile uno spazio di penetrazione del significato e delle motivazioni delle stesse.
Loewenberg suggerisce di sottoporre il materiale che emerge a un processo di analisi che comprende alcune operazioni quali l'ordinare i dati seguendo importanza e individuare relazioni tra quelli più rilevanti e significati attribuiti. Condividendo l'analisi con l'interessato diventa possibile verificare l'assonanza/discordanza sui risultati, approfondire il livello di reciproca comprensione e riconoscere eventuali divari di prospettive.
L'esito di questo confronto produrrà elementi oggetti della successiva fase di valutazione. Importante considerare aspetti poco evidenti e non verbalizzati che se ignorati possono produrre equivoci e ostacolarne il processo di intervento.