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PROCESO DE COMPRA - Coggle Diagram
PROCESO DE COMPRA
Seguimiento de las compras
Vigilacia de entregas
Se debe efectuar un seguimiento del pedido hasta su recepción
Por otro lado, se debe llevar un listado de pedidos pendientes y recordatorios automáticos al proveedor en caso de vencimiento de la fecha acordada
Control cuantitativo y cualitativo de los productos recibidos
Los suministros se recibirán en el almacén y se comprobará previamente la existencia del pedido
Cada entrada del producto en almacén se introducirá en el ordenador generándose un albarán de entrada
En la recepción se comprobara si coincide el material entregado con el albarán del proveedor
Conformación de las facturas
Una vez el pedido recibido y confirmado, el proveedor emitirá la factura
Eventual devolución de productos no conformes
En caso de no conformidad, se devolverá al proveedor con una especificación de los motivos correspondientes.
Preparación (RFI, RFP, RFQ)
Investigación del mercado
Los proveedores intentan dar respuestas según las necesidades de organización sanitaria
Preselección de proveedores. RFI
Una vez realizada la investigación del mercado tendremos una amplia relación de potenciales proveedores, en el que proporcionamos información a empresas que cumplan los requisitos que deseamos
Petición de ofertas (RFP/RFQ)
1.Proporcionamos información desde la organización sanitaria a los proveedores preseleccionados
2.Elaboramos una lista de criterios para que los proveedores preparen su oferta económica. Además, de proporcionar al centro sanitario otro tipo de datos
3.Una vez recibida la información, el departamento de compras valorará los precios ofertados
Dependiendo del alcance de la compra los centros se limitan a solicitar un precio para una cantidad de productos a comprar y no realizan los pasos anteriores (RFQ o solicitud de presupuesto)
Operaciones previas
Determinación de las condiciones en que esas necesidades deben ser satisfechas
Debemos conocer y programar las necesidades de los productos a adquirir en el tiempo y compartir este plan con nuestro proveedor
Además debemos establecer previamente condiciones de entrega
Conocimiento detallado de las necesidades
Nos referimos a las
especificaciones técnicas
de los productos a comprar por los centros sanitarios
Es un documento en el que se describe detalladamente las características o condiciones mínimas que debe cumplir un producto
Realización
Análisis y comparación de ofertas
Una vez recibida las ofertas serán valoras en función de los criterios establecidos
Negociación con los proveedores finalistas
El comprador establece el calendario de negociación con los proveedores seleccionados
El objetivo es aclarar cualquier duda del comprador durante la etapa de análisis del RFP y negociar los precios y condiciones económicas