PROCESO DE COMPRA

¿QUÉ ES?

  • La función de compras se inicia en el momento en el que una unidad detecta la necesidad de que un bien o servicio debe ser adquirido en el exterior y finaliza cuando cesan los derechos y obligaciones establecidos con los proveedores.

PRIMERA FASE (OPERACIONES PREVIAS)

Conocimiento detallado de las necesidades.

Determinación de las condiciones en que esas necesidades deben ser satisfechas.

  • Cuando hablamos de necesidades, nos referimos a las especificaciones técnicas de los productos a comprar por los centros sanitarios.
  • Una especificación técnica es un documento en el cual se describen de forma detallada las características o condiciones mínimas con las que debe cumplir un producto.
  • Entre las herramientas básicas con las que podemos contar para reducir el coste de las compras sanitarias está la integración de nuestro plan de compras en el plan de ventas del proveedor.
  • Debemos conocer y programar las necesidades de los productos a adquirir en el tiempo y compartir este plan con nuestro proveedor, es decir, proporcionar a nuestros proveedores un plan en el que indiquemos qué necesitamos, cuánto necesitamos y cuándo lo necesitamos.
  • Además de todo lo indicado anteriormente, debemos establecer previamente las condiciones de entrega: unidad de entrega, envase, embalaje, etc.

SEGUNDA FASE (PREPARACIÓN RFI, RFP, RFQ, ETC.)

Preselección de proveedores. RFI (Request for Information)

Petición de ofertas (RFP/RFQ)

  • Una vez realizada la investigación del mercado tendremos una amplia relación de potenciales proveedores, pero debemos focalizar aún más este proceso de preselección y proporcionar nuestra información solo a aquellas empresas que realmente puedan cumplir los requisitos que deseamos. Es por ello, por lo que se considera imprescindible realizar este proceso RFI.
  • Es en esta fase en la que proporcionamos la información de detalle de la organización sanitaria a los proveedores preseleccionados. Para ello, elaboramos una lista de criterios necesarios para que los proveedores puedan preparar su oferta económica.
  • Los proveedores, además de la oferta económica, deberán proporcionar al centro sanitario otro tipo de datos necesarios para la toma de decisiones por parte del comprador, entre los que podamos destacar: plazo de entrega, ¿cómo va a absorber los picos de demanda que tengamos?.
  • Una vez recibida toda la información, el departamento de compras valorará los precios ofertados, así como cada uno de los conceptos definidos en las unidades requeridas.
  • En ocasiones, y dependiendo del alcance y magnitud de la compra, los centros sanitarios se limitan a solicitar un precio para una cantidad de producto a comprar y no realizan todos los pasos anteriores. Este tipo de proceso, denominado RFQ o solicitud de presupuesto, se realiza también para compras repetitivas a proveedores ya homologados y tiene como único objetivo conocer la actualización de precios del mercado.

TERCERA FASE (REALIZACIÓN)

Negociación

Análisis y comparación de ofertas

  • La última fase del proceso de selección es la negociación con los proveedores finalistas. Para ello, el comprador establece el calendario de negociación con los proveedores.
  • El objetivo es aclarar cualquier tipo de duda que haya podido tener el comprador del centro sanitario durante la etapa de análisis del RFP. También se negociarán los precios y otras condiciones económicas.
  • Cada vez es más habitual realizar visitas a las instalaciones de los proveedores, previamente a la adjudicación del suministro.
  • Una vez recibidas las ofertas de varios proveedores, serán valoradas de acuerdo con los criterios establecidos: precio, calidad, garantías, forma de pago, etc.

CUARTA FASE (SEGUIMIENTO DE LAS COMPRAS)

Control cuantitativo y cualitativo de los productos recibidos

Conformación de las facturas

Vigilancia de las entregas

Eventual devolución de productos no conformes

  • Debido a que existe un desfase temporal entre la realización del pedido y su recepción, según el plazo establecido entre el comprador y vendedor, deberá efectuarse un seguimiento del pedido hasta su recepción.
  • Deberá llevarse un listado de pedidos pendientes, y recordatorios automáticos al proveedor en caso de vencimiento de la fecha acordada de entrega.
  • Todos los suministros del centro, se recibirán en el almacén y deberá comprobarse que existe el pedido previo. Se registrará su entrada en el almacén y su salida a los servicios/unidades.
  • La entrada de cualquier producto en el almacén debe traspasarse a la aplicación de contabilidad de forma que queden registradas las obligaciones contraídas por el centro sanitario en tiempo real.
  • Cada entrada de productos en almacén se introducirá en el ordenador, generándose un albarán de entrada, dando copia al proveedor y pegando la copia al material recibido.
  • En la recepción se comprobará que coincide el material entregado con el albarán del proveedor (producto y número de unidades).
  • Una vez que el pedido ha sido recibido y confirmado (firma del albarán), el proveedor emitirá la correspondiente factura.
  • Dicha factura será remitida al centro por el proveedor para su abono de acuerdo a las condiciones negociadas.
  • En caso de no conformidad de algún producto, o de la totalidad de la mercancía recibida, se devolverá al proveedor, especificando los motivos.