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DOCUMENTOS MANEJADOS EN UN ALMACÉN - Coggle Diagram
DOCUMENTOS MANEJADOS EN UN ALMACÉN
ORDEN DE COMPRA, ENTRADA Y SALIDA
ORDEN DE ENTRADA
Paso 1: Recepción del producto
Inspección visual del embalaje
Verificación de la cantidad entregada
Paso 2: Verificación de la calidad
Inspección de la condición del producto
Comprobación de posibles defectos
Paso 3: Comparación con la orden de compra
Verificar que los productos coincidan con la orden
Confirmar precios y cantidades
Paso 4: Registro en el sistema
Ingresar los detalles de la entrada en el sistema
Asignar números de seguimiento si es necesario
Paso 5: Almacenamiento del producto
Encontrar un lugar adecuado en el almacén
Etiquetar el producto si es requerido
Paso 6: Comunicación interna
Notificar a los departamentos relevantes sobre la llegada
Informar sobre cualquier problema o discrepancia
Paso 7: Inspección final
Realizar una última revisión de calidad si es necesario
Confirmar que todo está en orden
Paso 8: Actualización de inventario
Registrar la nueva cantidad en el sistema de inventario
Actualizar registros de existencias
Paso 9: Procesamiento de facturas
Verificar la factura del proveedor
Asegurarse de que coincida con la orden y la entrega
Paso 10: Archivo y documentación
Archivar la orden de entrada y documentos relacionados
Mantener registros actualizados y organizados
Paso 11: Evaluación de proveedores
Evaluar la puntualidad y calidad de la entrega
Proporcionar retroalimentación a los proveedores si es necesario
ORDEN DE SALIDA
Paso 1: Solicitud de Salida
Recibir solicitud del departamento o cliente
Detalles de los productos o servicios requeridos
Paso 2: Verificación de Inventario
Revisar el inventario para confirmar disponibilidad
Actualizar registros de existencias
Paso 3: Preparación de Productos/Servicios
Reunir los productos o preparar los servicios
Etiquetar y empacar adecuadamente
Paso 4: Documentación
Generar documento de orden de salida
Incluir detalles de productos, cantidades y destino
Paso 5: Aprobación y Autorización
Obtener aprobación interna si es necesario
Asignar firma autorizada
Paso 6: Asignación de Transporte
Elegir método de transporte (envío, entrega local, etc.)
Coordinar con el transportista si es aplicable
Paso 7: Embarque y Entrega
Entregar productos al transportista
Proporcionar instrucciones de entrega y documentos
Paso 8: Seguimiento y Notificación
Rastrear el envío si es posible
Notificar al destinatario sobre el envío
Paso 9: Recepción y Confirmación
Confirmar la recepción con el destinatario
Registrar cualquier problema o discrepancia
Paso 10: Facturación y Registro
Generar factura correspondiente
Registrar la salida en los sistemas internos
Paso 11: Evaluación de Proceso
Evaluar la eficiencia del proceso de salida
Identificar áreas de mejora
Paso 12: Cumplimiento Legal y Fiscal
Asegurarse de cumplir con requisitos legales y fiscales
Archivar documentos y registros para auditorías futuras
ORDEN DE COMPRA
Paso 1: Identificar la necesidad de compra
Evaluar inventario actual
Determinar las cantidades requeridas
Paso 2: Investigar proveedores
Buscar proveedores confiables
Comparar precios y términos
Leer reseñas y referencias
Paso 3: Solicitar cotizaciones
Enviar detalles del producto y cantidad
Esperar respuestas de los proveedores
Recopilar cotizaciones
Paso 4: Evaluar cotizaciones
Comparar precios, plazos de entrega y calidad
Seleccionar la mejor opción
Paso 5: Crear la orden de compra
Incluir detalles del proveedor y productos
Agregar términos y condiciones
Obtener aprobaciones internas si es necesario
Paso 6: Enviar la orden de compra
Enviar la orden al proveedor seleccionado
Confirmar la recepción por parte del proveedor
Paso 7: Seguimiento y recepción
Rastrear el envío y la entrega
Verificar que los productos sean correctos y estén en buen estado
Paso 8: Procesamiento de facturas y pago
Recibir la factura del proveedor
Comparar con la orden de compra
Procesar el pago según los términos acordados
Paso 9: Registro y archivo
Archivar la orden de compra y documentos relacionados
Actualizar registros internos
Paso 10: Evaluación post-compra
Evaluar la satisfacción con los productos y el proveedor
Identificar áreas de mejora para futuras compras
ENTRADA Y SALIDA DE TRASLADO
ENTRADA POR TRASLADO
Solicitud de Traslado
Recepción de solicitud de traslado
Detalles de productos y cantidades a trasladar
Preparación del Traslado
Preparar los productos para el traslado
Etiquetar y empacar adecuadamente
Documentación de Origen
Documento de Solicitud de Traslado
Órdenes Internas
Detalles de la ubicación de origen
Registro de Salida
Registrar la salida en el sistema
Actualizar registros de inventario
Transporte y Seguimiento
Coordinar con el transportista o equipo interno
Rastrear el traslado si es posible
Documentación de Llegada
Documento de Recepción por Traslado
Confirmación de la ubicación de destino
Registro en el sistema de llegada
Verificación de Inventario
Comparar productos recibidos con la documentación
Actualizar registros de existencias
Inspección de Calidad
Evaluar la condición de los productos trasladados
Registrar cualquier problema o daño
Aprobación y Registro Interno
Obtener aprobación interna si es necesario
Actualizar registros internos y sistemas
Cumplimiento Legal y Fiscal
Asegurarse de cumplir con requisitos legales y fiscales
Archivar documentos relacionados
Evaluación de Proceso
Evaluar la eficiencia del proceso de traslado
Identificar áreas de mejora y optimización
SALIDA POR TRASLADO
Solicitud de Traslado
Recepción de solicitud de traslado
Detalles de productos y cantidades a trasladar
Preparación del Traslado
Revisar el inventario para confirmar disponibilidad
Preparar los productos para el traslado
Documentación de Salida
Documento de Solicitud de Traslado
Órdenes Internas
Detalles de la ubicación de destino
Registro de Salida
Registrar la salida en el sistema
Actualizar registros de inventario
Transporte y Seguimiento
Coordinar con el transportista o equipo interno
Rastrear el traslado si es posible
Documentación de Llegada
Documento de Recepción por Traslado
Confirmación de la ubicación de destino
Registro en el sistema de llegada
Verificación de Inventario
Comparar productos trasladados con la documentación
Actualizar registros de existencias
Inspección de Calidad
Evaluar la condición de los productos trasladados
Registrar cualquier problema o daño
Aprobación y Registro Interno
Obtener aprobación interna si es necesario
Actualizar registros internos y sistemas
Cumplimiento Legal y Fiscal
Asegurarse de cumplir con requisitos legales y fiscales
Archivar documentos relacionados
Evaluación de Proceso
Evaluar la eficiencia del proceso de traslado
Identificar áreas de mejora y optimización
REMISIÓN Y DEVOLUCIÓN
REMISIÓN
Definición de Remisión
Explicación de su propósito y función
Relación con otros documentos comerciales
Información del Remitente
Nombre de la empresa remitente
Información de contacto (dirección, teléfono, correo)
Información del Destinatario
Nombre de la empresa destinataria
Información de contacto (dirección, teléfono, correo)
Detalles del Producto o Servicio
Descripción de los productos o servicios
Cantidad enviada o proporcionada
Números de referencia (códigos, SKU, etc.)
Fecha y Número de Remisión
Fecha de emisión de la remisión
Número único para identificación
Transportista y Método de Envío
Nombre de la compañía de transporte
Detalles del método de envío y número de seguimiento
Firma del Responsable
Firma autorizada del remitente
Fecha de la firma
Documentos Adjuntos
Adjuntar documentos relacionados (facturas, órdenes de compra, etc.)
Mantener un registro de los documentos adjuntos
Confirmación de Recepción
Espacio para que el destinatario confirme la recepción
Fecha de la confirmación
Procesamiento Interno
Registro de la remisión en el sistema interno
Notificación a los departamentos pertinentes
Cumplimiento Legal y Fiscal
Asegurarse de cumplir con requisitos legales y fiscales
Archivar copias para futuras auditorías
Archivo y Almacenamiento
Almacenar copias físicas y digitales de las remisiones
Organizar registros para un acceso rápido y eficiente
DEVOLUCIÓN
Solicitud de Devolución
Recepción de solicitud de devolución
Detalles de productos y motivo de devolución
Evaluación de la Solicitud
Verificar si cumple con políticas de devolución
Aprobación interna si es necesario
Documentación de Devolución
Formulario de Solicitud de Devolución
Detalles de Productos y Cantidades
Motivo y Justificación de la Devolución
Generación de Autorización
Crear autorización de devolución
Incluir detalles de aprobación y referencia
Preparación para Devolución
Empacar los productos devueltos adecuadamente
Incluir documentación de autorización en el paquete
Recepción de Devolución
Inspeccionar los productos devueltos
Verificar que coincida con la documentación
Procesamiento Interno
Actualizar registros de inventario
Registrar la devolución en el sistema
Documentación Post-Devolución
Registro de Devolución
Actualización en el Sistema de Inventario
Archivo de la Justificación y Autorización
Comunicación con el Cliente
Notificar al cliente sobre la recepción y procesamiento
Resolver cualquier problema o duda
Cumplimiento Legal y Fiscal
Asegurarse de cumplir con requisitos legales y fiscales
Archivar documentos relacionados
Análisis de Causas
Identificar razones detrás de las devoluciones
Tomar medidas para prevenir devoluciones futuras
AJUSTE DE INVENTARIO, DOCUMENTOS Y REQUISICIONES
AJUSTE DE INVENTARIO
Identificación de la Necesidad de Ajuste
Diferencias de Inventario
Productos Dañados o Desperdiciados
Cambios en los Requerimientos
Documentación de Ajuste
Formulario de Ajuste de Inventario
Detalles de Productos y Cantidades
Justificación del Ajuste
Aprobación y Autorización
Obtener aprobación interna si es necesario
Asignar firma autorizada
Ejecución del Ajuste
Actualizar los registros de inventario
Realizar cambios físicos en el almacén
Verificación y Validación
Comparar los registros ajustados con los reales
Evaluar la precisión del ajuste
Documentación Post-Ajuste
Registro de Ajuste de Inventario
Actualización en el Sistema de Inventario
Archivo de la Justificación del Ajuste
Comunicación Interna
Notificar a los departamentos relevantes
Actualizar a las partes interesadas
Cumplimiento Legal y Fiscal
Asegurarse de cumplir con requisitos legales y fiscales
Archivar documentos relacionados
Análisis de Causas
Identificar razones detrás de las diferencias de inventario
Tomar medidas para prevenir futuros ajustes
Mejora Continua
Evaluar la eficiencia del proceso de ajuste
Identificar áreas de mejora y optimización
DOCUMENTOS Y REQUISICIONES
Documentos de Entrada
Facturas de Proveedores
Órdenes de Compra
Remisiones
Documentos Aduaneros (si aplica)
Documentos de Salida
Órdenes de Salida
Facturas a Clientes
Notas de Entrega
Documentos de Transporte
Documentos Internos
Listas de Empaque
Inventario Físico
Reportes de Recepción y Despacho
Hojas de Ruta (si aplica)
Requisiciones y Requerimientos
Requisiciones de Material
Requerimientos de Personal
Requerimientos de Equipo
Solicitudes de Mantenimiento
Cumplimiento Normativo
Registros de Seguridad y Salud
Documentación Ambiental
Cumplimiento de Normas de Calidad
Gestión de Devoluciones
Documentos de Devolución a Proveedores
Documentos de Devolución de Clientes
Respaldo Legal y Fiscal
Facturas y Documentos Tributarios
Contratos con Proveedores y Clientes
Licencias y Permisos (si aplica)
Procedimientos de Manejo
Políticas de Recepción y Almacenamiento
Procedimientos de Empaque y Etiquetado
Protocolos de Seguridad y Emergencia
Registros de Calidad
Certificaciones de Producto
Reportes de Control de Calidad
Mantenimiento y Reparaciones
Historiales de Mantenimiento de Equipo
Solicitudes y Reportes de Reparación
Archivo y Organización
Sistemas de Archivo Electrónico
Organización de Documentos Físicos