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Cómo organizar una reunión - Coggle Diagram
Cómo organizar una reunión
Funciones de una reunión : :pen:
Ayuda a entender tanto el objetivo colectivo del grupo como la forma en que su trabajo y el de los demás puede contribuir al éxito del grupo. :star:
Crea un compromiso con las decisiones que toma y los objetivos que persigue. :lock:
El grupo revisa, actualiza y añade cosas :check: :check: :check:
Crea su propia fuente de conocimientos, experiencias, juicios y folclore compartidos.
Aumenta la velocidad y la eficiencia de las comunicaciones entre los miembros del grupo.
Intercambiar información e ideas que los miembros han adquirido es una contribución importante a la fortaleza del grupo.
Suele ser la única ocasión en la que el equipo o el grupo realmente existe y trabaja como grupo.
Define el equipo, el grupo o la unidad. :silhouettes: :
Los presentes le pertenecen; los ausentes no.
Todo el mundo es capaz de mirar a su alrededor y percibir a todo el grupo y sentir la identidad colectiva de la que forma parte.
Es un escenario de estado.
Suele ser la única vez que los miembros tienen la oportunidad de averiguar su posición relativa en la organización.
¿Qué tipo de reunión? :!?:
Talla/Tamaño
Consejo
40 o 50 personas que básicamente están ahí para escuchar al orador o a los oradores principales, pero que pueden venir con preguntas o comentarios y a las que se les puede pedir que contribuyan con algo por su cuenta.
Comite
Hasta 10 (o como máximo 12) personas, todas las cuales hablan más o menos en pie de igualdad bajo la guía y el control de un presidente.
Asamblea
100 o más personas que se espera que hagan poco más que escuchar al orador o a los oradores principales.
Tipos de reuniones
Semanalmente o reunión mensual
Los miembros trabajan en proyectos diferentes pero paralelos y donde hay cierto elemento competitivo y una mayor probabilidad de que el presidente tome la decisión final él mismo.
Irregular, ocasional, o reunión de "proyecto especial"
Compuesto por personas cuyo trabajo normal no las pone en contacto y cuyo trabajo tiene poca o ninguna relación con el de los demás. Solo les une el proyecto que la reunión existe para promover y los motiva el deseo de que el proyecto tenga éxito.
Reunión diaria
Las personas trabajan juntas en el mismo proyecto con un objetivo común y toman decisiones de manera informal mediante un acuerdo general.
Antes de la reunión :checkered_flag:
Haciendo los preparativos
Revisar el orden del día y escribir al lado de cada punto la función que pretende cumplir, ayuda a aclarar lo que se espera del debate y a centrarse en qué personas atraer y qué preguntas hacerles.
La gente
El valor y éxito de una reunión de comité se ven amenazados si hay demasiadas personas.
Para reducir la reunión a un tamaño manejable, puede probar los siguientes medios:
b) Preguntarse si realmente no necesita dos reuniones más pequeñas y separadas en lugar de una grande
c) Determinar si puede pedir a dos grupos que analicen algunos de los temas con antelación para que solo uno de ellos tenga que presentar sus propuestas.
a) Analizar el orden del día para ver si todos tienen que estar presentes para cada punto
Papeles
La agenda/orden del día.
Incluir, muy brevemente, alguna indicación del motivo por el que se va a discutir cada tema.
Titular cada punto «Para información», «Para debate» o «Para tomar una decisión» para que los asistentes a la reunión sepan adónde quieren llegar.
Se puede tener una agenda larga, siempre que la longitud sea el resultado de analizar y definir cada punto con más detalle
Otras consideraciones
La primera parte de una reunión suele ser más animada y creativa, así que si un tema necesita energía mental, sería mejor ponerlo en lo más alto de la lista.
Algunos temas unen la reunión en un frente común, mientras que otros dividen a un miembro de otro. Seleccionar un orden adecuado para guiar la reunión.
Si los documentos se presentan en la reunión para su debate, deben ser breves y sencillos.
Una hora y media es tiempo suficiente para dedicarlo a la mayoría de los propósitos.
Definir el objetivo
Todos los puntos del orden del día pueden incluirse en una de cuatro categorías.
Marco legislativo
Hay un marco a través del cual se lleva a cabo toda la actividad. Cambiar este marco puede resultar muy inquietante para los miembros del comité. Este cambio, debe contar con el apoyo de todos los presuntos líderes cuyos grupos se ven afectados por él.
Informativo-digestivo
La función "resumen informativo" incluye informes de progreso y revisar los proyectos finalizados.
Responsabilidades ejecutivas
"¿Cómo lo haremos?" en este momento, las responsabilidades ejecutivas de los diferentes componentes de la tarea tienen que distribuirse entre sí.
Constructivo y originario
"¿Qué debemos hacer?" la función abarca todos los elementos que requieren la creación de algo nuevo, como una nueva política, una nueva estrategia, etc.
El trabajo del presidente :silhouette:
¿Amo o sirviente?
Será más eficaz verse a sí mismo como el sirviente del grupo que como su amo.
Su función pasa entonces a ser la de ayudar al grupo a llegar a la mejor conclusión o decisión de la manera más eficiente posible.
La autocomplacencia del presidente es el mayor obstáculo para el éxito de una reunión.
La señal de peligro más clara es oírse hablar mucho durante una discusión
El sentido de la urgencia y un deseo claro de llegar a la mejor conclusión lo antes posible son un instrumento disciplinario eficaz.
El presidente efectivo puede entonces llevar la discusión al grano indicando que ahora no hay tiempo para dedicarse a una idea en particular
Estructura de la discusión
¿Cual parece ser el problema?
¿Cuanto tiempo lleva sucediendo esto?
¿Cómo están las cosas en este momento?
Diagnóstico
Ponerse de acuerdo sobre un único curso de acción
Dirigir la reunión :red_flag: :
Fomente el choque de ideas
Se trata de un flujo cruzado de discusión y debate, en el que el presidente de vez en cuando guía, medita, sondea, estimula y resume
Romper el silencio
Silencio de la hostilidad
Esto es hostilidad hacia el presidente, hacia la reunión y hacia el proceso mediante el cual se toman las decisiones.
Silencio de la desconfianza
Puede que alguien tenga una valiosa contribución que hacer, pero estar nervioso como para guardárselo para sí mismo
Controle la palabrería
Si alguien tarda mucho en decir muy poco, como presidente, su sentido de la urgencia debería ayudar a indicarle la necesidad de brevedad.
Tratando el tema
Dejar claro a dónde debe llegar la reunión al final
Evitar la discusión sobre áreas estériles o irrelevantes
Evitar malentendidos y confusiones
Al final debe hacerse un resumen breve y claro de lo que se ha acordado
Tras la reunión
Tomar el acta
La fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión del comité
La hora a la que terminó la reunión
Se discutieron todos los puntos del orden del día (y otros puntos) y se tomaron todas las decisiones.
Nombres de todos los presentes y disculpas por la ausencia
La hora, la fecha y el lugar de la reunión y quién la presidió
Tratar con la gente
Tener a los miembros sentados cara a cara facilita la oposición
Sentarse uno al lado del otro dificulta la confrontación
Hay un "rincón del muerto" a la derecha del presidente
La proximidad al presidente es una señal de honor y favor