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Áreas de Conhecimento PMBOK - Coggle Diagram

- - - - Ações necessárias para definir, preparar, integrar e coordenar planos auxiliares. Segundo o Guia PMBOK, desenvolver o plano de gerenciamento de projeto é o processo de documentação das ações necessárias para definir, preparar, integrar e coordenar todos os planos auxiliares. Desta forma, deve-se determinar como o projeto será executado, controlado, monitorado e encerrado levando em consideração todas as áreas de conhecimento do projeto e como elas serão integradas e consolidadas através do Plano de Gerenciamento do Projeto.
      - É o principal processo de planejamento pois integra os demais planos complementando-os. Através do planejamento, seremos capazes de:
        determinar os objetivos e como atingi-los;
        eliminar ou reduzir incertezas;
        aperfeiçoar os processos;
        obter um melhor entendimento dos objetivos;
        antecipar-se aos problemas futuros.
    - - O Termo de Abertura é o documento que formaliza o início do projeto e dá a autoridade necessária ao gerente de projetos. Ele deve ser desenvolvido preferencialmente pelo próprio gerente do projeto.
      - O termo de abertura contém:
        Gerente de Projeto e sua equipe;
        Data de início do projeto e suas dependências;
        Requisitos que satisfazem as necessidades do cliente;
        Justificativa do projeto;
        WBS;
        Cronograma e Orçamento resumido.
    - - Realiza trabalho definido no plano de projeto para atingir os objetivos do projeto. Segundo o Guia PMBOK®, orientar e gerenciar o trabalho do projeto é realizar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para atingir os objetivos.
        Na execução do projeto, é quando a pressão e o pânico começa a surgir com maior frequência, e o gerente de projetos deve usar suas ferramentas e habilidades de modo a conectar as partes interessadas para atingir o objetivo do projeto.
      - Dessa forma, é essencial que o gerente de projeto seja extremamente eficiente em:
        Manter a equipe motivada;
        Lidar com os conflitos;
        Agilizar tomada de decisão;
        Identificar causas de desvios e problemas;
        Garantir SLAs contratados tanto da equipe interna quanto dos fornecedores;
        e principalmente, saber a dose certa de pressão.
    - - Segundo o Guia PMBOK, p. 98, Gerenciar o Conhecimento do Projeto é o processo de utilizar conhecimentos existentes e criar novos conhecimentos para alcançar os objetivos do projeto e contribuir para a aprendizagem organizacional. Esse é um dos novos processos da 6a edição que tem como principal objetivo a melhoria contínua da organização através do registro das lições aprendidas.
    - - Acompanhamento, revisão e regulação do progresso para atender aos objetivos de desempenho definidos no plano do projeto. Segundo o Guia PMBOK®, monitorar e controlar o trabalho do projeto é o processo de acompanhamento, revisão e ajuste do progresso para atender aos objetivos de desempenho definidos no plano de gerenciamento.
      - Ele é composto de:
        Coleta, medição e disseminação de informações sobre desempenho;
        Avaliação de medições e tendências para efetuar melhorias no processo.
      - É muito importante monitorar e controlar o trabalho do projeto, principalmente, para:
        Avaliar a saúde do seu projeto durante todo o projeto; Identificar áreas que exigem atenção especial;
        Recomendar ações para corrigir ou evitar os desvios;
        Garantir a qualidade (saúde) do projeto através do monitoramento, check-list e contingência prevista.
    - - Revisão das solicitações de mudança, aprovação e gerenciamento de mudanças. Realizar o controle integrado de mudanças é um dos processos mais importantes para garantir o sucesso do projeto e envolve as seguintes etapas:
        Solicitação de mudança;
        Revisão do impacto dos custos e benefícios gerados pela mudança;
        Aprovação;
        Replanejamento contemplando a mudança;
        Execução, controle e monitoramento da mudança;
        Encerramento da entrega ou resultado contemplando a mudança.
    - - Finaliza todas atividades de gerenciamento do projeto para terminar o projeto ou a fase. Segundo o Guia PMBOK®, encerrar um projeto ou uma fase é o processo de finalização de todas as atividades, de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto, para encerrar formalmente o projeto ou a fase.
      - O gerente de projeto e sua equipe deve ter um cuidado especial quando encerrar o projeto ou uma fase de modo a garantir que:
        Os critérios de sucesso do projeto sejam satisfeitos;
        As entregas sejam verificadas e documentadas;
        A aceitação das entregas seja formalizada;
        Os produtos e serviços do projeto sejam transferidos para próxima fase ou produção;
        O sucesso ou fracasso do projeto seja auditado;
        As lições aprendidas e informações do projeto sejam registradas para o uso futuro da organização;
        Arquivar toda a documentação coletada ao longo do projeto para futura referência;
        E quando ocorrer o cancelamento do projeto, suas razões sejam investigadas e documentadas.
- - - - Justificativa – Passado: Qual problema eu quero solucionar?
        Benefícios – Futuro: Quais os benefícios eu quero obter
        Objetivos SMART – Metas objetivas e claras: Quais metas devo atender para obter os benefícios esperados
    - - O escopo é o que será feito no projeto, descrição detalhada de cada produto e/ou serviço com as características e funcionalidades necessárias para atender os objetivos do projeto.
    - - A EAP fornece uma visão estruturada das entregas do projeto e é um ótimo instrumento para alinhar o entendimento do projeto e integrar todas as áreas. Sempre que possível, todos os documentos gerados no projeto devem referenciar o Código da EAP. A EAP normalmente é representada de forma gráfica para facilitar o entendimento e a visualização, mas, quando não existem softwares para gerá-la, ela pode ser representada de forma identada.
  - - - Planejar o gerenciamento do escopo define e documenta como a equipe do projeto irá definir, validar e controlar o escopo.
    - - Coletar os requisitos é o processo de definir e documentar as necessidades das partes interessadas para atingir os objetivos dos projetos. Os requisitos devem ser obtidos, analisados e registrados em detalhes suficientes para serem medidos durante a execução do projeto. Os requisitos serão a base para construção da EAP. O planejamento de custos, tempo e qualidade será construído com base nos requisitos.
    - - Definir o Escopo é desenvolver uma descrição detalhada do projeto e do produto.
    - - Criar a EAP é o processo de subdividir os produtos do projeto e o trabalho do projeto em componentes menores e mais gerenciáveis. A EAP é fundamental para o projeto, pois, fornece uma visão estruturada do que será entregue facilitando o entendimento das partes interessadas em relação ao que deve ser feito (escopo) no projeto, além, de servir de base para o planejamento das outras áreas de conhecimento.
    - - Validar o escopo (ou Verificar o Escopo como era chamado na quarta edição do Guia PMBOK é o processo de formalizar a aceitação das entregas do projeto. Ele ocorre sempre que uma entrega for concluída de modo a verificar e documentar o nível e grau de conclusão da entrega em relação aos seus requisitos.
    - - Controlar o Escopo é o processo de monitorar o status do escopo do projeto e do produto e gerenciar as alterações na linha de base de escopo.
- - - - Planejar o gerenciamento dos custos estabelece as políticas, procedimentos e documentação para planejar, gerenciar, executar e controlar os custos do projeto.
    - - Estimar os Custos tem como objetivo desenvolver uma estimativa dos custos dos recursos necessários para executar as atividades do projeto. Custo é a remuneração dos fatores de produção (mão-de-obra, capital, máquinas, instalações, materiais e serviços) utilizados na preparação e execução de um processo produtivo.
      - Custo é o valor expresso em moeda corrente correspondente à realização de atividades, serviços ou mercadorias consumidas. Estimativa de custo da atividade = aproximação dos custos dos recursos necessários para terminar a atividade.
        Inclui os custos de:
        Mão de obra, Materiais e Equipamentos;
        Serviços e instalações;
        Gerenciamento do projeto;
        Categorias especiais;
        Provisão para inflação;
        Custo de contingência.
    - - Determinar o orçamento agrega os custos estimados das atividades para estabelecer uma linha de base.
- - - - Planejar o gerenciamento dos recursos ou desenvolver o plano dos recursos tem como objetivo definir todas as atividades relacionadas ao ciclo de vida dos recursos no projeto, iniciando pela estimativa dos recursos necessários, sua aquisição, como serão gerenciados e usados, além do seu descarte quando for necessário ou realocação. Em relação aos recursos humanos, envolve identificar e documentar as funções, responsabilidades, competências necessárias e relações hierárquicas.
    - - Estimar os recursos da atividade é estimar todos os recursos necessários para a execução de cada atividade determinando o tipo e a quantidade de material, pessoas, equipamentos ou suprimentos.
    - - Com a mudança e a abrangência da área de conhecimento de Recursos Humanos para Recursos na 6a edição do Guia PMBOK, Mobilizar a equipe do projeto muda de nome e passa a chamar Adquirir recursos. Desta forma, Adquirir recursos tem como objetivo obter além dos recursos humanos, toda a infraestrutura necessária para o projeto (instalações, equipamentos, materiais etc.).
    - - Desenvolver a equipe do projeto tem como objetivo melhorar as competências e interação dos membros da equipe para aprimorar o desempenho do projeto. Desenvolver a equipe do projeto tem como objetivo melhorar as competências e interação dos membros da equipe para aprimorar o desempenho do projeto.
    - - Gerenciar a equipe tem como objetivo acompanhar o desempenho da equipe, fornecer feedback, resolver problemas e coordenar mudanças para melhorar o desempenho do projeto. A estrutura organizacional projetizada dá mais autonomia para o gerente de projeto gerenciar sua equipe, em estruturas matriciais e principalmente, em uma estrutura funcional o gerente de projeto tem pouca autonomia.
    - - Segundo o Guia PMBOK®, p.352, controlar os recursos é o processo de garantir que os recursos atribuídos e alocados ao projeto estão disponíveis conforme planejado, bem como monitorar o uso planejado versus o uso real de recursos e ação corretiva conforme necessário. O principal benefício deste processo é garantir que os recursos estejam disponíveis para o projeto na hora certa e no lugar certo, e sejam liberados quando não forem mais necessários. Controlar os recursos é um dos novos processos da Sexta Edição do Guia PMBOK®.
- - - - Planejar o gerenciamento dos riscos tem como objetivo definir como conduzir as atividades de gerenciamento de riscos para o projeto.
    - - Identificar os riscos tem como objetivo determinar quais risco podem afetar o projeto e documentar suas características. É um processo iterativo que deve ocorrer durante todo o projeto.
    - - Realizar a análise qualitativa de riscos tem como objetivo avaliar a exposição ao risco para priorizar os riscos que serão objeto de análise ou ação adicional. Os riscos com maior probabilidade e impacto são priorizados para posterior criação de um plano de respostas. Os riscos com menor probabilidade e impacto são mantidos nos registros dos riscos dentro de uma lista de observação para monitoramento futuro.
    - - Realizar a análise quantitativa dos riscos tem como objetivo efetuar a análise numérica do efeito dos riscos identificados nos objetivos gerais do projeto. Por envolver alta complexidade, é realizada somente nos riscos priorizados pela análise qualitativa.
    - - Planejar as respostas aos riscos tem como objetivo desenvolver opções e ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto.
        Trata as respostas aos riscos conforme sua prioridade e define um “proprietário” para cada risco. As respostas tratadas devem implicar em mais recursos e atividades no orçamento, cronograma e plano de gerenciamento do projeto.
    - - Implementar respostas aos riscos é um dos novos processos da Sexta Edição do Guia PMBOK. As atividades de implementar respostas aos riscos sempre existiram, porém, eram executadas nas edições anteriores dentro do processo Orientar e gerenciar o trabalho do projeto. O processo tem como objetivo implementar as respostas planejadas em Planejar as respostas aos riscos.
    - - O processo Monitorar os riscos mudou de nome (Controlar os riscos na quinta edição) e tem como objetivo, controlar e monitorar os riscos de modo a:
        Acompanhar os riscos identificados;
        Monitorar a implementação dos planos de respostas aos riscos;
        Monitorar os riscos residuais;
        Identificar novos riscos;
        Avaliar a eficácia do processo de riscos durante o ciclo de vida do projeto.
- - - - Planejar o gerenciamento das aquisições é o primeiro processo das aquisições e descreverá como os demais processos irão ocorrer através do Plano de Gerenciamento das Aquisições.
      - É composto pelas seguintes etapas:
        Definir o que fazer ou adquirir e gerar lista das aquisições do projeto
        Especificar o produto/serviço
        Estabelecer critérios de avaliação
        Elaborar minuta do contrato
        Preparar pedido (RFP, RFQ, RFI)
        Solicitar Propostas
        Definir como os processos de aquisições serão executados, monitorados e encerrados e quem serão os responsáveis.
    - - Conduzir as aquisições dá continuidade ao processo planejar as aquisições. Resumidamente, as principais etapas do processo planejar aquisições:
        Decide-se quais pacotes de trabalho serão adquiridos externamente;
        Especifica o item a ser adquirido através da declaração de trabalho;
        Estabelece critérios de avaliação, requisitos contratuais e cria-se a solicitação da proposta (RFP);
        Envia a RFP para os fornecedores qualificados.
      - Conduzir as aquisições inicia após o envio da RFP e tem como principais etapas:
        
        Obter respostas das solicitações (RFP, RFQ, RFI)
        Use as Reuniões com licitantes para garantir que o fornecedor entenda corretamente sua necessidade
        Use a Publicidade para ampliar sua lista de fornecedores em potencial.
        Use a Pesquisa na internet principalmente para aquisição de produtos. Sites de comparação de preços ajudam a comprar pelo melhor preço com menor esforço.
        Saída: Propostas/Cotações Recebidas
        
        Classificar as propostas / Selecionar fornecedores
        Use os Critérios para seleção de fontes para classificar as propostas
        Para aquisições mais complexas, Técnicas de avaliação de propostas, como a criação de um comitê de avaliação pode evitar uma seleção indevida.
        Para validar os valores das propostas, use estimativas independentes. Caso exista grandes diferenças, pode ter sido gerado por uma declaração de trabalho mal redigida e com ambiguidades.
        A Opinião especializada é muito usada para validar o conteúdo das propostas recebidas, principalmente, nas áreas que sua empresa conhece mesmo.
        Saída: Proposta Classificada / Fornecedor selecionado
        
        Negociar e Redigir contrato:
        Negociações das aquisições
        Opinião especializada
        
        Assinar contrato/acordo:
        Saída: Assinatura do contrato de aquisição
    - - Controlar as Aquisições (chamado de Administrar as Aquisições no Guia PMBOK quarta edição) poderia também ser chamado de “Administrar ou Controlar os contratos”, já que o principal objetivo desse processo é assegurar que as partes atendam aos requisitos estabelecidos no contrato.
      - Nesse processo, o gerente de projeto é responsável por:
        Gerenciar as relações de aquisição
        Monitorar o desempenho do contrato
        Fazer mudanças e correções conforme necessário.
      - Esse processo pode ser dividido em três grandes etapas conforme demonstrado na figura ao lado:
        Preparar para controlar as aquisições
        Kickoff Meeting pós assinatura do contrato
        Pós Kickoff Meeting:
        Execução
        Monitoramento
- - - - Planejar o gerenciamento do cronograma estabelece as políticas, procedimentos e documentação para planejar, desenvolver, gerenciar, executar e controlar o cronograma do projeto.
    - - Segundo o Guia PMBOK®, Definir as atividades é o processo de identificação das ações específicas a serem realizadas para produzir as entregas do projeto. Para isso, a entrada principal a ser considerada são os pacotes de trabalho, nível mais baixo da EAP (Estrutura analítica do projeto). Cada pacote de trabalho é decomposto nas atividades necessárias para concluí-lo. Para definir a EAP com seus pacotes de trabalho é necessário executar pelo menos três processos de outras áreas de conhecimento, porém, pré-requisitos na geração do cronograma:
    - - Sequenciar as Atividades tem como objetivo, identificar e documentar as relações de dependência entre as atividades. Recomenda-se o uso de um software de gerenciamento de cronogramas para sequenciar as atividades.
    - - Estimar a duração da atividade é estimar a quantidade de períodos de trabalho necessários para completar cada atividade considerando os recursos estimados no processo Estimar os Recursos das Atividades.
    - - Desenvolver o Cronograma envolve analisar a sequência das atividades, sua duração, seus requerimentos de recursos e suas restrições para criar o cronograma do projeto e determinar as datas de início e término de cada atividade. É um processo interativo que consolida os processos:
        
        Definir as atividades
        
        Sequenciar as atividades
        
        Estimar os recursos das atividades
        
        Estimar as durações das atividades
    - - Controlar o cronograma é atualizar o progresso do projeto, monitorar as variações entre o real com o planejado (linha de base) e gerenciar as mudanças ocorridas. Quando o gerente do projeto verificar desvios entre o real e o planejado, ele deve procurar identificar a causa do desvio e tomar as ações corretivas e preventivas necessárias.
- - - - Conectar as diversas partes interessadas apesar de seus diferentes interesses e culturas para atender os objetivos do projeto;
      - Fornecer as ligações críticas entre pessoas e informações necessárias para comunicações bem-sucedidas;
      - Garantir a geração, disseminação, armazenamento, recuperação e descarte de informações do projeto;
      - Manter as partes interessadas “alinhadas”.
  - - - Segundo o Guia PMBOK, planejar o gerenciamento das comunicações é o processo de determinar as necessidades de informação das partes interessadas no projeto e definir uma abordagem de comunicação.
      - Com esse intuito, o GP deve:
        Conectar as partes interessadas respondendo suas necessidades de informação, gerando confiança e entusiasmo pelo projeto e estimulando trabalho em equipe e cooperação;
        Agilizar a tomada de decisão disponibilizando a informação certa na hora certa para as pessoas certas;
        Garantir o alinhamento entre as pessoas disponibilizando uma documentação resumida e eficiente, o que implicará em menos discussões e conflitos.
    - - Gerenciar as comunicações, chamado de distribuir as informações na quarta edição do Guia PMBOK, é o processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto conforme planejado. Envolve todo o ciclo de vida da informação descrito no plano de gerenciamento da comunicação iniciando pela geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação, até o descarte final da informação.
      - O GP deve:
        Manter todos na mesma página motivando a equipe, agilizando as decisões e minimizando os conflitos;
        Preocupar-se em responder as solicitações de informações não previstas;
        Garantir que ninguém alegue falta de conhecimento.
    - - O processo Monitorar as comunicações mudou de nome (Controlar as comunicações na quinta edição), mas, com mesmo objetivo, controlar e monitorar as comunicações de modo a garantir que as necessidades de informação das partes interessadas sejam atendidas.
      - Solicite feedback em relação a qualidade das informações disponibilizadas (exatidão e tempo) e adapte as novas demandas de informação. As formas de feedback podem ser:
        Formais: Reuniões periódicas, Pesquisa de satisfação, …; ou
        Informais: Happy hour, café, almoço, …
- - - - Segundo o Guia PMBOK, Identificar as partes interessadas é o processo de identificação de todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto e documentação das informações relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto.
    - - Planejar o engajamento das partes interessadas tem como objetivo desenvolver estratégias para quebrar as resistências das partes interessadas e garantir seu engajamento no projeto.
    - - Segundo o Guia PMBOK®, Gerenciar o engajamento das partes interessadas é o processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrerem.
    - - Monitorar o engajamento das partes interessadas visa monitorar os relacionamentos entre as partes interessadas e ajustar as estratégias para engajar as partes interessadas reduzindo resistências e aumentando o suporte ao projeto.