Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
การจัดทำเอกสาร, นางสาวอรวรา อินท์จันทร์ 630911106 - Coggle Diagram
การจัดทำเอกสาร
โครงสร้างของระบบเอกสารในองค์กร
1.คู่มือคุณภาพ (Quality Manual)
ระบุรายละเอียดขององค์กร และนโยบาย วิสัยทัศน์ ภารกิจ ขององค์กร
ประกอบด้วยกระบวนการต่างๆที่อยู่ในความรับผิดชอบขององค์กร
อ้างอิงถึงระเบียบปฏิบัติที่สนับสนุนนโยบายขององค์กรและกระบวนการ
อธิบายปฏิสัมพันธ์ของแต่ละกระบวนการภายในองค์กร
2.ระเบียบปฏิบัติงาน (Procedure Manual),
คู่มือการปฏิบัติงาน (Work Manual)
ระบุถึงขั้นตอนและรายละเอียดของกระบวนการต่างๆ ของ
องค์กรและวิธีควบคุมกระบวนการนั้น
มักจัดทำขึ้นสำหรับลักษณะงานที่ซับซ้อน มีหลายขั้นตอน เกี่ยวข้องกับคนหลายคน
สามารถปรับปรุงเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงการปฏิบัติงาน
3.วิธีปฏิบัติงาน//วิธีการทำงาน (Work Instruction)
ไม่มีโครงสร้างที่ชัดเจน เขียนได้หลายลักษณะตามความเหมาะสมของงาน
ควรเขียนให้เข้าใจง่าย มีความยืดหยุ่นและรัดกุม
ใช้คำศัพท์ให้เหมาะสมกับผู้ใช้งานเอกสาร
อาจเป็นข้อความ Flow chart รูปภาพ รูปการ์ตูน หรือวีดิโอ
4.แบบฟอร์ม บันทึกและเอกสารสนับสนุน
แบบฟอร์ม (Forms)
ใช้สำหรับลงบันทึกผลการทำงานและผลลัพธ์ที่ได้จากการทำงานในระบบบริหารคุณภาพ)
บันทึก (Record)
จะถูกเก็บไว้สำหรับการเรียกออกมาใช้และควบคุมตามกระบวนการควบคุมบันทึก
เอกสารสนับสนุน (Support Document)
เช่น พระราชบัญญัติ กฎหมาย หนังสือชี้แจง มาตรฐานต่าง ๆ เป็นต้น
เอกสารที่ใช้อธิบายรายละเอียดปลีกย่อยในการทำงานในรูปแบบที่องค์กรมีใช้อยู่
เอกสารคือ
สิ่งหรือสื่อที่ใช้อธิบายถึงทิศทาง แนวทาง ขั้นตอนหรือวิธีการปฏิบัติงาน โดยอาจจะอยู่ในลักษณะต่าง ๆ
การจัดทำเอกสาร
การกำหนดแนวทาง ขั้นตอน หรือวิธีการไว้เป็นลายลักษณ์อักษร
คุณสมบัติและทักษะของผู้จัดทำเอกสารการปฏิบัติงาน
คุณสมบัติ
•มีความรู้ความเชี่ยวชาญในการปฏิบัติงานเรื่องนั้น ๆ
•เป็นคนช่างสังเกต
•เอาใจใส่ในรายละเอียดของการปฏิบัติงาน
•รู้ทฤษฎีและความรู้พื้นฐานของการวิเคราะห์ระบบงาน
•รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่าง ๆ
•รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่
ทักษะ
•ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
•ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
•ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
•ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)
12 ขั้นตอนการจัดทำเอกสารการปฏิบัติงาน
1.ศึกษารายละเอียดของงานจากเอกสาร
2.สังเกตการปฏิบัติงานจริง
3.จัดทำ Work Flow อย่างง่าย
4.จัดทำรายละเอียดในแต่ละขั้นตอน
5.มีการทดสอบโดยให้ผู้ปฏิบัติงานอ่าน และผู้ที่ไม่ได้ปฏิบัติงานอ่าน
6.ตรวจสอบกับนิติกร ว่ามีประเด็นใดขัดต่อกฎหมาย หรือกฎระเบียบของทางหน่วยงานหรือไม่ หากมีให้แก้ไขปรับปรุง
7.ขออนุมัติ
8.บันทึกเข้าระบบการควบคุมและแจกจ่ายเอกสาร
9.ดำเนินการแจกจ่ายหรือเผยแพร่
10.ดำเนินการฝึกอบรมหรือชี้แจงวิธีการใช้
11.มีการทดสอบความเข้าใจของผู้ใช้งาน
12.รวบรวมข้อเสนอแนะเพื่อปรับปรุงคู่มือให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
ลักษณะของเอกสารการปฏิบัติงานที่ดี
กระชับ ชัดเจน เข้าใจได้ง่าย
เป็นประโยชน์สำหรับการทำงานและฝึกอบรม
เหมาะสมกับองค์กรและผู้ใช้งานแต่ละกลุ่ม
มีความน่าสนใจ น่าติดตาม
มีความเป็นปัจจุบัน (Update)ไม่ล้าสมัย
แสดงหน่วยงานที่จัดทำ วันที่บังคับใช้
มีตัวอย่างประกอบ
นางสาวอรวรา อินท์จันทร์ 630911106