Descentralizados: en este archivo, cada dependencia de la empresa tiene su propio centro de documentación, presentándose en ocasiones carencias en lenguajes y vocabularios comunes, normalización y sobrescostos. Por ello, es de vital importancia que se reciba una consultoría en gestión archivística, con las normas ISO pertinentes y que se cuadren los procesos documentales, a través de una empresa especializada en este tipo de tareas, si es que se quiere organizar la información con un formato similar para que sea recuperable por cualquier persona de la organización, independientemente del departamento que sea.