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ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS, Características de los análisis de organización y…

- - - - Producir información, reportes y otras salidas
  - - - Son sistemas abiertos
  - - - Proceso
        
        Almacenamiento
        
        Salidas
- - - - Generar información, dirigir subsistemas y la empresa
  - - - Objetivo de la planeación SIA
        
        Buscar y seleccionar, entre diversas alternativas, los cursos de acciones necesarios
        
        Reducir sistemas pequeños y aislados
        
        Asegurar la adaptabilidad de los sistemas
        
        Ayudar a asegurar una base uniforme
        
        Poner las bases para el desarrollo coordinado
        
        Lograr un buen desarrollo de los principales elementos
        
        Dar pautas y dirección de estudio
        
        Que la asignación de recursos de sistema figure en el plan estratégico
        
        Que el SIA forme parte del plan estratégico
      - Razones para planear los S.I.A
        
        Garantizar un desarrollo eficiente y sistemático
        
        Sentar las bases para controlar los proyectos de la S.I.A
        
        Planear la asignación de recursos
        
        Equilibrar los costos y beneficios del S.I.A
        
        Concentrarse en los objetivos del S.I.A
        
        Aumentar la participación en el diseño de los sistemas
        
        Integrar los objetivos de los S.I.A en planes estratégicos a corto plazo
  - - - sistema experto
      - Inteligencia artificial
- - - - eficacia
      - eficiencia
- - - - Suministran información detallada
    - - Muestran una unidad de la estructura en forma
        analítica o más detallada
    - - Se limita a las unidades de mayor
        importancia
  - - - Una modalidad del organigrama vertical con distribución de izquierda a derecha
      - Desventajas
        
        Son pocos usados en prácticas resultan los nombres demasiado pegados por lo tanto poco claros.
      - Ventajas
        
        Su dirección esta como acostumbramos a leer, Disminuyen el efecto de triangulación, Indican mejor la longitud de los niveles
    - - Ventajas
        
        Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras
      - Desventajas
        
        Son poco usados todavía y carecen de la fuerza objetiva de los demas
      - No utiliza recuadros para los nombres de las
        unidades, sino líneas encima de los cuales se colocan los nombres
    - - Ventajas
        
        Las más usadas Fácilmente comprendidas Indican en forma objetiva las jerarquías del personal
      - Desventajas
        
        Efecto de triangulación, después de dos niveles, es muy difícil
        indicar los puestos inferiores y los hace muy alargados.
        
        Con departamentalización y organigrama suplementario
      - Esta es de arriba abajo en una graduación jerárquica descendente
    - - Ventajas
        
        Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status más alto o bajo. Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel
      - Desventajas
        
        Resultan confusos y difíciles de leer no permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario.
      - Los niveles jerárquicos se muestran mediante círculos
        en una distribución de adentro hacia a afuera para disipar la imagen de subordinación
- - - - Empresa grande
        
        Dentro de este tamaño de empresas, las funciones y actividades, deben ser llevadas por una unidad designada para eso.
      - Empresa pequeña
        
        Pueden ser realizadas por la misma gerencia, ya que como maneja poco personal puede llevar a cabo las actividades y funciones del análisis
      - Empresa mediana
        
        En este tipo de empresa que maneja mas unidades y niveles jerárquicos la gerencia administrativa puede desarrollar estas actividades
    - - Éste se encarga de
        recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas,
        
        Conocimientos teóricos
        
        Conocimientos técnicos
      - Obstáculos y limitaciones de organización y métodos
        
        La escacez de personal calificado
        
        La resistencia de cambio
        
        La carencia de un programa general de Organización y métodos en las dependencias públicas
    - - Respecto a la estructura de la organización
        
        Reordenar los niveles jerárquicos
        
        Crear o suprimir órganos
        
        Estudiar estructura jerárquica
        
        Modificar la estructura de dependencia
        
        Fijar red de interrelación
        
        Analizar las funciones
      - La asignación de funciones comprende
        
        El análisis y determinación de las funciones
        
        La descripción de la red de interrelaciones del cargo
        
        Fijación de tareas para cada función asignada
        
        La autoridad y responsabilidad requerida para la función, cuales son sus limites
        
        La descripción del cargos
        
        El perfil de requerimientos personales o técnicos para desempeñar la función
      - Para asignar las funciones en cada caso es necesario
        
        Los procesos administrativos estén normalizados
        
        Esten asignados las áreas de responsabilidad
        
        La estructura jerárquica este definida
      - Respecto a los procedimientos (Análisis de los procedimientos )
        
        Detección de errores
        
        Reiteración de tramites
        
        Archivos repetitivos
        
        Control interno
        
        Pasos innecesarios
        
        Superposición de funciones
    - - Aplicación de normas
      - Aspectos legales, tipo de información a archivar, periodo de retención
      - Diseño adecuado para sistematizar la información que contenga
    - - Circulación de personas
      - Accesibilidad de equipos
      - Recorrido físico de la información
      - Espacios de espera
      - Distribución físicas de oficinas
    - - Las demoras de las tareas disparan alertas o avisos automáticos
      - Los tiempos de procesos disminuyen sustancialmente
      - Las tareas se redireccionan automáticamente en forma inteligente
      - Los procesos se pueden monitorear en cualquier momento
      - Los documentos viajan por la red
- - - - Por su contenido
        
        Manual de organización.
        
        Componentes de un manual
        
        Formato
        
        Redaccion
        
        Bibliografia
        
        Elaboracion de diagramas
        
        Pie de pagina
        
        Estructura
        
         Manual de políticas.
        
         Manual de procedimientos.
        
        Manual de contenido multiple
        
         Manual de adiestramiento o instructivo.
        
         Manual técnico.
      - Por función especifica
        
        Manual de producción.
        
         Manual de compras.
        
         Manual de ventas.
        
         Manual de finanzas.
        
         Manual de contabilidad.
        
         Manual de crédito y cobranza.
        
         Manual de personal.
        
         Manuales generales
- - - - 4
        
        Procedimiento para la elaboracion de la propuesta
        
        Tipos de recomendación
        
        De mantenimiento
        
        De eliminacion
        
        De intercambio
        
        De simplificación
        
        De modificación
        
        De fusion
        
        De combinacion
        
        De adición
        
        Presentación de resultados
        
        Al titular de la organización
      - 5
        
        Implantacion
      - 3
        
        Formulación de diagnostico
        
        Analisis de lo datos
        
        Procedimiento de análisis
    - - Importancia y necesidad del relevamiento de información
      - Errores comunes al relevar la informacion
      - Relacionamiento con el personal
      - Métodos para el relevamiento de la información
        
        Investigación documental
        
        Utilización de cuestionarios
        
        Observacion directa
        
        Consulta a sistemas de la información
        
        Realización de la entrevista
    - - Efectuar la busqueda de antecedentes
      - Examen preliminar o pre-diagnostico
      - Definicion de los objetos
      - Preparación del estudio
      - Preparar el lugar de trabajo
- - - - Toda organización deberá establecerse con un objetivo previamente definido y entendido, incluyendo las divisiones o funciones que sean básicas al mismo tiempo
      - La delegación de la autoridad deberá ser descendiente para su actuación
      - Las responsabilidades siempre deberán ir acompañadas por la autoridad correspondiente
      - La división del trabajo adecuado evitará duplicidad de funciones
      - Cada empleado debe ser responsable ante una sola persona
      - Debe estructurarse una organización lo más sencilla posible